IT-stöd – ett centralt verktyg i alumnarbetet

Johan JohannessonAlumni Relationer, Alumni Relations, Blog, Uncategorized

För att hantera alumnverksamhet krävs IT-stöd i någon form. En del lärosäten väljer att arbeta i egna system medan andra väljer att köpa in externa eller arbeta med både och. I den här texten låter vi några alumnkoordinatorer berätta vad det tycker man ska tänka på vid en upphandling av IT-system. De berättar också vad de är nöjda med eller saknar med de lösningar de valt.  

Ett krav som många alumnkoordinatorer verkar vara eniga om är att ett digitalt alumnsystem ska ha en koppling till lärosätets studieadministrativa system, för att skapa snabb och enkel tillgång till studenternas utbildningsinformation och adressuppgifter.

Karen Paulson och Maria Johansson, som båda är projektledare vid alumnkontoret på Lunds universitet, gör en hel del utskick till sina alumner och arbetar ofta internationellt. En stor utmaning för dem är att få just studenter som bor utanför Sverige att hålla sin adress uppdaterad, eftersom Ladok (ett svenskt studieadministrativt system) inte får adressuppdateringar för personer utanför landet. 

– Det är viktigt med adresser. Om vi arrangerar ett event för våra alumner i London, gäller det ju att alumnerna verkligen har en adress i London. Annars kan vi inte veta att de är där och kan inte heller bjuda in dem, säger Karen. 

Lockat med utlottning
För att påminna alumnerna om att hålla sina adressuppgifter uppdaterade har Lunds universitet bland annat gjort ett stort mailutskick, där de lockade med utlottning av profilprodukter till dem som uppdaterade sina uppgifter inom en viss tidsram. 

– Om vi ska arrangera ett event i en viss stad eller region så har vi också gått ut via Facebook och berättat att vi snart ska göra ett ”event nära dig” och så har vi påmint om att uppdatera adressuppgifterna. För oss är det viktigt att nå ut rätt, säger Maria Johansson. 

Vilka krav är viktiga för er när det gäller IT-stöd?
– Vi vill kunna hantera events i systemet, sända ut inbjudningar och ta emot anmälningar. Vi vill också kunna göra noteringar på alla profiler, så att vi till exempel kan se vilka alumner som har varit gästföreläsare eller volontär på olika aktiviteter. Här kan vi själva bli bättre på att verkligen mata in de här uppgifterna, säger Karen. 

Maria berättar att något de skulle önska sig framåt är en interaktiv digital plattform, där även alumnerna och studenterna kan vara aktiva. 

– En sådan här plattform skulle kunna fungera som karriärinspiration och öppna upp för nya kontakter. En del alumner hör av sig till oss och säger att de saknar själva ”nätverket”. De har en förväntan om att kunna söka upp andra alumner, gamla klasskamrater till exempel. 

Johan arbetar som kund- och relationsansvarig på Mira Network

Johan Johannesson på Mira Network håller med om att det vore roligt att få till mer interaktivitet mellan alumnerna. I tidigare plattformar fanns det möjlighet att leta upp andra alumner, men det användes väldigt sällan. Den typen av nätverkande har numera flyttat till sociala medier.

– Men ny teknik skapar nya lösningar och vi på Mira tittar just nu på hur vi skulle kunna hitta sätt att få alumnerna att skapa kontakter mellan varandra, säger han. 

Allt i ett system
Vi förflyttar oss till Finland och handelshögskolan Hanken, där Mira Aarnivuo arbetar som alumnkoordinator. Så här säger hon om vad som var viktigt för dem när de upphandlade sitt alumnsystem. 

– Ett viktigt krav för oss var att kunna hantera alla våra alumnrelationer i ett system, oavsett om det handlar om persondata, utskick eller fundraising. Vi ville också ha ett pålitligt och flexibelt system som inte skulle kräva för mycket underhåll. Och jag måste också säga att det för oss här på Hanken har varit väldigt värdefullt att få svenskspråkig service här i Finland, vilket vi nu har via Mira Network. 

Hanken har varit med och skräddarsytt vissa av de lösningar som de i dag arbetar med i sitt CRM-system. 

– Om det är något vi behöver, så säger vi till och då har det alltid löst sig. Jag uppskattar den feedback och den hjälp vi får i olika situationer. Det vi hittills har saknat var en integration till vårt studentregister. Det utvecklas istället till en importfunktion, vilket också löser problemet!

Vilka råd skulle du ge till någon som ska upphandla ett IT-system för alumnrelationer?
– Utgå från de behov som finns och de resurser ni har! Personligen uppskattar jag att kunna hantera allt i ett system och därför rekommenderar jag det varmt. 

Ett annat lärosäte som också använder Mira Networks CRM-system för sina alumnrelationer är Universitetet i Oslo. Här arbetar Are Bye Andersen som senior rådgivare vid Enheten för externa relationer och samhällskontakter. Den konkreta alumnverksamheten sker lokalt på universitetets fakulteter och institut, medan Are har en rådgivande roll. Han ansvarar också för IT-systemet. 

– Det jag bland annat uppskattar med systemet är att det går att se klick-frekvens, till exempel vid utskick. Då kan vi se hur många som öppnat mailet och även vilka som klickat sig vidare om vi haft en anmälningslänk. Då får vi en aning om hur många som kan tänkas dyka upp på ett event. Normalt brukar 10 – 40 procent av de inbjudna komma, säger han.

Optimera systemet

För Are Bye-Andersen är det viktigt att arbeta brett med sitt CRM framöver.

För närvarande arbetar Are med att försöka optimera systemet.

– Vi tittar på vilka som går på olika alumnträffar och vilka event de väljer. Utifrån dessa uppgifter vill vi sedan försöka locka dem att komma på andra, liknande events. Vi vill lyfta detta, för att kunna segmentera bättre och använda alumnerna som målgrupp. Då skulle vi kunna bjuda in dem till andra typer av events, till exempel sådana som vi arrangerar i vårt arbete med externa relationer, säger Are och tillägger: 

– I dag känns det som att vi inte utnyttjar de möjligheter vi har tillräckligt bra. Vi vill arrangera fler breda träffar, som är intressestyrda istället för utbildningsstyrda. Vi vill även försöka släppa in andra än alumner i vårt CRM-system. I och med detta hoppas vi kunna bli mer relevanta och se till att alumnerna får inbjudningar till andra typer av events än i dag, så att vi kan få olika yrkesgrupper att mötas. Vi vill undvika att isolera alumnerna, utan vill istället se dem som en del i en större helhet.

Vill du veta mer om alumnarbetet på Lunds universitet, Hanken och Universitetet i Oslo kan du titta in på deras hemsidor. 

Detta är vår femte och avslutande artikel kring hur alumnarbetet bedrivs på ett par universitet och högskolor i Norden. Läs gärna våra tidigare artiklar i serien som handlar om centraliserad vs decentraliserad alumnverksamhettre olika modeller för att arbeta med alumnfrågor, hur du skapar intern förankring kring alumnfrågan  och alumnkoordinatorn som tusenkonstnär  

Nyfiken att veta mer? Hör i så fall gärna av dig så bokar vi ett 15 min avstämning kring dina utmaningar. Hör av dig till oss!