Vilka är möjligheterna respektive utmaningarna med att hitta ett bra samarbete mellan en central alumnenhet och lokala alumnkoordinatorer? Går det rent av att arbeta enbart decentraliserat, utan central styrning och gemensamma kampanjer? Fyra alumnkoordinatorer på tre nordiska lärosäten ger sin syn på saken.
Vi börjar på Lunds universitet, Sveriges största. Både Karen Paulson och Maria Johansson arbetar som projektledare på det centrala alumnkontoret. Ute i organisationen finns ett antal personer som arbetar mellan 5 och 100 procent med lokalt alumnarbete.
– Vi försöker stötta och vara bollplank gentemot alumnkoordinatorerna. Vissa fakulteter har inte så omfattande alumnverksamhet och då kan vi gå in och täcka upp och göra vissa insatser. Vi försöker också sprida det vi gör ut till vårt nätverk. Vi arbetar brett centralt och i våra insatser försöker vi hitta sådant som kan gillas av och inspirera många, säger Karen Paulson.
– Vi försöker träffa de som arbetar med alumnfrågor ungefär två gånger per termin. Då delar vi erfarenheter och information och vi upplever att det är många som tycker att dessa nätverksträffar är värdefulla, säger Maria Johansson.
Delat ansvar
På Lunds universitet är det alltså en form av delat ansvar för alumnfrågorna. De centrala insatserna väger tungt och kan fungera som stöd lokalt, för de som behöver det. De som kan och vill får självklart agera på egen hand, som exempelvis Ekonomihögskolan gör. Att alumnverksamheten fungerar så pass olika inom universitetet kan självklart vara en utmaning, för alla.
– Vi kan ju inte peka med hela handen och säga hur det ska se ut. En utmaning kan vara att det finns stora planer och ambitioner för alumnverksamheten lokalt, men inte tillräckligt med tid eller pengar. Då får man antingen välja bort vissa idéer och satsningar eller så ser vi om vi kan gå in och stötta, säger Karen Paulson och tillägger:
– Just att det skiljer sig så mycket mellan de olika enheterna är en av våra största svårigheter. I vissa fall finns det beslut från fakultetens eller institutionens ledning om en satsning på alumnverksamhet, på andra håll är det kanske inte prioriterat. I de fallen är det svårt för oss att gå in.
Motsatt upplägg
Are Bye-Andersen arbetar som alumnkoordinator på Universitetet i Oslo
På Universitetet i Oslo (i Norge) är upplägget det motsatta; här har alumnverksamheten varit decentraliserad sedan 2005.
– Det är väldigt olika förutsättningar ute på fakulteterna, därför har vi valt att ha lokal alumnverksamhet. Jag är den enda som arbetar centralt, på 50 procent. Min roll är primärt att vara med i den lokala startfasen. Därefter är jag ett stöd under deras fortsatta resa. Jag ansvarar också för driften av vårt gemensamma IT-system, säger Are Bye Andersen.
Are berättar att de på varje lokalt startmöte försöker fastställa fakultetens eller institutets identitet och se vilka huvudmål verksamheten har, om det finns sådana. Därefter försöker de anpassa den lokala alumnverksamheten utifrån dessa förutsättningar.
– Vi har tagit fram en enkel guide om hur man startar en alumnverksamhet, med tydliga och konkreta råd. Till varje lokal alumnverksamhet finns också ett alumnråd knutet, som består av både två-tre alumner och en nuvarande student. Självklart kommer jag in och hjälper till om det är ”någon som ropar”. Jag är också ute och besöker de olika fakulteterna någon gång per år, säger Are Bye Andersen.
Lokalt och pragmatiskt
Den verksamhet och det upplägg som Are beskriver skulle kunna karaktäriseras med orden lokalt och pragmatiskt. Det som fungerar bra kör de vidare med, medan det som inte visar sig ha någon större effekt ofta läggs åt sidan. I den andan levereras inte längre någon central alumnstatistik till universitetsledningen. Viss information eller statistik samlas in lokalt och rapporteras till de lokala ledningarna; alltid relaterat till uppsatta mål.
– Jag har samlat in central information förut och presenterat det för ledningen, men det gör jag inte längre. Det visade sig vara ett för dåligt beslutsunderlag. I dag arbetar vi mer processorienterat. Vi håller bland annat på att ta fram en ny digital strategi där vi ställer oss frågan vilken roll alumnverksamheten ska ha framöver. Vi funderar över hur vi kan lyfta verksamheten så att den kan skapa så stor effekt som möjligt, förklarar Are Bye Andersen och fortsätter förklara:
– Vi försöker undvika att alumnverksamheten blir allt för isolerad. Istället vill vi att den ska bli en del i en större helhet, genom att se alumnerna som en av våra mest intressanta målgrupper, när vi till exempel arbetar med olika events eller externa relationer. Vi hoppas helt enkelt kunna använda målgruppen alumner bredare än vi gjort hittills.
Belle Alén är nöjd med tillströmningen av alumner så här långt.
Nystartat på Novia
Avslutningsvis gör vi ett sista nedslag i Finland, på Yrkeshögskolan Novia. Deras verksamhet är utspridd geografiskt och finns i fyra städer: Vasa, Åbo, Raseborg och Jakobstad. Alumnverksamheten är relativt nystartad och Bella Alén arbetar halvtid som alumnkoordinator under en pilotperiod på två år, för att sätta igång verksamheten. Hon arbetar centralt och lyder under kommunikationsavdelningen. En av hennes uppgifter är att bygga upp en databas med alumnkontakter.
– Antalet alumner ökar stadigt. Eftersom alla våra utbildningar är praktiska, är ett av de viktigaste syftena med alumnverksamheten att underlätta för våra utbildningar att hitta praktikplatser, föreläsare och hjälpa till vid företagsbesök, säger Bella Alén.
En av Novias utmaningar, som även är Bellas och alumnverksamhetens, är att deras utbildningar och campus är geografiskt utspridda. Bella, som arbetat 25 år i verksamheten, menar dock att så har det alltid varit och att de flesta därför är vana vid det.
– Det som kan vara svårt är däremot att göra alumnbreven intressanta för alla, för våra olika målgrupper. I framtiden vill vi kunna erbjuda branschspecifika utskick, som både skulle gynna våra utbildningar och våra alumner, säger hon.
Att Bella Alén varit med länge inom Novia ser hon som en klar fördel. Många vet vem hon är, hon har ett brett kontaktnät och hon känner verksamheten väl. Hon har också ett klart och tydligt uttryckt stöd uppifrån, vilket underlättar.
– Jag har rektor och ledningen bakom mig och ingen ifrågasätter min roll eller alumnverksamheten som sådan. All alumnverksamhet ska gå via mig vilket hittills fungerat bra. Till min hjälp har jag den databas vi håller på att bygga upp och så bygger vi upp verksamheten efter hand. Efter två år ska vi ha en avstämning och utvärdera verksamheten, avslutar hon.
Vill du veta mer om alumnarbetet på Lunds universitet, Oslo universitet och Yrkeshögskolan Novia kan du titta in på deras hemsidor.
I den här texten har vi försökt illustrera tre olika sätt att arbeta med alumnverksamhet. I andra texter har vi både breddat och fördjupat bilden. Detta är vår andra artikel i en serie om fem kring hur alumnarbetet bedrivs på ett par universitet och högskolor i Norden. Läs gärna våra övriga artiklar i serien som handlar om centraliserad vs decentraliserad alumnverksamhet, hur du skapar intern förankring kring alumnfrågan , alumnkoordinatorn som tusenkonstnär och IT-stöd som en viktig pusselbit när man bedriver alumnverksamhet
Nyfiken att veta mer? Hör i så fall gärna av dig så bokar vi ett 15 min avstämning kring dina utmaningar. Hör av dig till oss!