”Ansvarsfördelning är A och O”

Johan JohannessonAlumni Relationer, Alumni Relations, Blog, Uncategorized

Utöver utmaningarna med att arbeta centralt kontra lokalt kan en alumnkoordinator möta fler hinder. Ett av dem kan vara att prioritera bland arbetsuppgifterna och tydliggöra sitt uppdrag, ett annat att hantera svagt intresse för alumnfrågorna runt om i verksamheten. Vi gör ett litet frågesvep bland alumnkoordinatorer i tre nordiska länder.

Karin Lidberg på Göteborgs universitet har arbetat med alumnfrågor länge och har varit med och byggt upp lärosätets alumnverksamheten. Själv arbetar hon centralt och runt om i organisationen har hon ett nätverk av alumnkollegor. Den centrala alumnenheten har delat upp sitt uppdrag i fyra huvudområden: alumnsystem, kommunikation/information, samordning och alumnaktiviteter.

Detta gör det tydligt vilka frågor de fokuserar på och kan vara ett sätt att ”mota andra frågor i grind”. Här kan du läsa mer om hur de arbetar på Göteborgs universitet.

Vi tar oss österut och möter Mira Aarnivuo och Camilla Wardi på Hanken i Finland, en svenskspråkig, fristående handelshögskola. Här försöker man integrera alumnerna och alumnfrågorna i nästan allt arbete som rör externa relationer, som fundraising, näringslivsrelationer och karriärtjänster. 

Tydlighet i ansvarsfrågan

Camilla är chef för näringslivsrelationer och samverkan på Hanken

Camilla är chef för näringslivsrelationer och samverkan medan Mira är alumnkoordinator. De tror båda att en anledning till att de lyckats så pass väl med att integrera alumnverksamheten är tydligheten i ansvarsfrågan.

– Alla hos oss vet att det är Mira som är alumnkoordinator. De vet att det är henne de ska vända sig till i de här frågorna. Det tror jag är jätteviktigt och en av våra styrkor. Ansvarsfördelning är A och O, säger Camilla Wardi, som alltså är Miras chef.

Mira fyller på: 

– Jag vill verkligen ha koll på vilken kommunikation och vilka utskick som går ut till våra alumner och samarbetspartners. Alla utskick går numera via vårt CRM-system och jag hjälper till med koordinering.

Camilla och Mira menar också att det är viktigt att inte arbeta i silos, utan att istället vara centralt organiserade. Samtliga kollegor på avdelningen för näringsliv och samverkan försöker få alla som arbetar på Hanken att se sin målgrupp (alltså studenterna och alumnerna) som kunder.

Stöd från ledningen
Ett annat hinder för alumnarbetet kan vara att man saknar stöd uppifrån, från ledningen. Det problemet finns dock inte på Hanken.

Mira arbetar som alumnkoordinator på Hanken.

– Rektor deltar aktivt i alumnverksamheten och ser värdet i det. Vi jobbar ofta direkt med henne, även när det gäller fundraising, och det tror jag är en avgörande framgångsfaktor för oss. För att lyckas med det vi gör behövs en engagerad ledning, låga trösklar inom organisationen och att alla ser värdet av det arbete vi gör, säger Camilla Wardi. 

Från Finland tar vi oss västerut, via Sverige vidare till Sørlandet i Norge. På Universitetet i Agder möter vi Maiken Graesli McNeill, som sedan ett drygt år är ansvarig för lärosätets alumnverksamhet. Hon arbetar centralt och ägnar hela sin heltidstjänst åt lärosätets nystartade alumnverksamhet. På det dryga år som gått sedan verksamheten drogs i gång har de fått 3 000 alumner registrerade. Tanken var att allt skulle fortsätta blomma ut under 2020, men så kom Corona-pandemin. 

– Så här långt har satsningen ändå gått bättre än förväntat, även om många av våra events och satsningar har blåsts av i år. De nuvarande studenterna är kanske inte så engagerade, medan alumnerna däremot är det, säger Maiken.

Bredden en utmaning
En av de utmaningar som Maiken möter i sitt arbete är att det inom Universitetet i Agder finns en stor bredd när det gäller såväl utbildningar som ämnesområden.

 – Det är svårt att hitta erbjudanden som passar alla. Jag upplever också att det kan vara svårt att få med sig ”vetenskapen”; många har liksom ”nock med sitt”. Det kan vara svårt att få de anställda att se nyttan av alumnverksamheten. ”Varför ska vi göra detta?” säger en del. Och här är det ju så att alumnarbetet kanske inte ger så mycket pengar in på kort sikt. Vi är till och med mest en utgift i starten. Här gäller det att få fler att tänka mer långsiktigt. 

Ett sätt att möta motståndet från vissa utbildningsområden inom Universitetet i Agder är den nya universitetsstrategi som ska gälla för 2021–2025. I den understryker ledningen att alumnverksamheten ska stärkas. 

Maiken arbetar som alumnkoordinator på UiA

Varierande engagemang
Maiken berättar att intresset för alumnfrågorna varierar mellan fakulteterna. Handelshögskolan har till exempel ett stort engagemang och ser nyttan med alumnverksamheten, medan bland annat utbildningarna för lärare och sjuksköterskor har svårare att se nyttan. Dessa två tillhör yrkeskategorier som har lätt att få jobb i Norge och är därför inte lika intresserade av Agders alumnnätverk.

– Men när jag däremot möter de personer som utbildar studenter inom hälsa, som är ett lite vagare yrkesområde där det inte är lika givet vad studenterna ska bli, så möter jag ett större engagemang. De är mer intresserade av att höra om goda exempel, säger hon.

I Norge finns också ett antal nationella alumnföreningar inom vissa yrkesgrupper, som är en klar konkurrent till de norska lärosätenas egna alumnverksamheter. 

Vill du veta mer om alumnarbetet på Göteborgs universitet, Hanken och Universitetet i Agder kan du titta in på deras hemsidor

I den här texten har vi belyst ett par av de utmaningar som alumnkoordinatorer kan ställas inför. Detta är vår tredje artikel i en serie om fem kring hur alumnarbetet bedrivs på ett par universitet och högskolor i Norden. Läs gärna våra övriga artiklar i serien som handlar om centraliserad vs decentraliserad alumnverksamhet, tre olika modeller för att arbeta med alumnfrågoralumnkoordinatorn som tusenkonstnär och IT-stöd som en viktig pusselbit när man bedriver alumnverksamhet

Nyfiken att veta mer? Hör i så fall gärna av dig så bokar vi ett 15 min avstämning kring dina utmaningar. Hör av dig till oss!