Alumner – en central, lokal eller gemensam angelägenhet?

Johan Johannessonalumni, Alumni Relationer, Alumni Relations, Blog

Alumnarbete utförs ofta utifrån en central position på ett lärosäte. Men många insatser görs också längre ut i organisationen, på fakulteter och institutioner. I den här artikeln ger vi en övergripande bild av alumnarbetets olika nivåer och uppdrag.

En del lärosäten har en i huvudsak central alumnverksamhet, i vissa fall renodlat central. Andra, ofta de lite större, väljer att kombinera en central alumnfunktion med en decentraliserad strategi och lokala alumnkoordinatorer.

Enkelt uttryckt skulle man kunna säga att en central alumnkoordinator ska samordna hela lärosätets alumnverksamhet, utbilda i och förvalta det valda alumnsystemet, stå för lärosätets officiella linje och koppla an till det centrala varumärket.

Det kan också handla om att koordinera fakulteternas insatser och att vara deras röst gentemot lärosätets ledning samt att ta fram samlande och central statistik om alumnerna. Lägg till det olika utskick samt kommunikations- och eventinsatser. De flesta centrala alumnsamordnare samarbetar med ett nätverk av lokala alumnkoordinatorer, placerade runt om i organisationen

Både centralt och lokalt

Karin Lidberg arbetar som alumnkoordinator på Göteborgs universitet

Vilka är fördelarna och möjligheterna med ett sådant arbetssätt? Vi pratar med Karin Lidberg, central alumnsamordnare på Göteborgs universitet sedan ungefär 10 år tillbaka. Hon har upplevt såväl omorganisationer som systembyten samt olika sätt att bedriva verksamheten på. Och hon är övertygad om att det krävs både centralt och lokalt alumnarbete för att lyckas väl.

– Vi måste absolut arbeta både centralt och lokalt, vilket i sin tur kräver ett system som kan göra detsamma och som många i organisationen kan arbeta i. Vi som arbetar centralt kan arbeta för att få in så många alumner som möjligt, som sedan tas om hand av de lokala alumnverksamheterna. Stora delar av alumnernas återkoppling kommer bäst till nytta så nära utbildningen och studenterna som möjligt, säger hon.

Karin Lidberg ser alumnerna som en stor resurs och som en självklar spelare när det gäller samverkan och arbetet med externa relationer.

– Alumnerna har så mycket att ge. Universitetets kunskap gör skillnad och kunskapsutveckling är nödvändig i samhället och i samverkan. Här kan vi ha bra utbyte av alumnerna, från det att de är nya studenter, under deras yrkesverksamma tid och även därefter, säger hon.

Många kontakter och möten
Karin beskriver den stora mängd kontakter och möten alumner kan ha med sitt lärosäte, allt ifrån att de själva möter äldre alumner under sin egen studietid, gör praktik hos något alumnföretag eller skriver sitt examensarbete åt ett annat. Till att de senare själva kan vara mentorer, handledare eller gästföreläsare. Samt vara med på nätverksträffar, få tips om nya jobbmöjligheter med mera.

Hon berättar vidare att den centrala alumnenheten vid Göteborgs universitet har delat upp sitt uppdrag i fyra huvudområden: alumnsystem, kommunikation/information, samordning och alumnaktiviteter. Enhetens fokus ligger på att vara ett stöd och ge förutsättningar för lokal verksamhet, snarare än att genomföra så många centrala alumnaktiviteter. Här lutar de sig på ett tidigt rektorsbeslut om att alumnaktiviteterna ska ske lokalt.

– Som central alumnsamordnare brukar jag presentera mig som en ”spindel i nätet” med en stödfunktion och ett internt perspektiv. Nätet är den infrastruktur som behöver finnas centralt för att kunna stötta verksamheten och ge kollegorna förutsättningar för att kunna driva alumnverksamhet på lokal nivå; så att de kan använda alumnkontakterna för just sina ändamål, säger hon.

De möjligheter och fördelar som Karin nämner när det gäller att samarbeta med alumner är självklart applicerbara även på lokal nivå. Vissa av dem kanske i ännu högre grad. För med en större närhet till studenterna ökar möjligheterna att knyta nära och personliga kontakter. Att ta sig runt i organisationen för att involvera och informera befintliga studenter är ofta enklare ju närmare verksamheten man arbetar.

Vi vänder oss till Alma Bergil, som arbetar med alumnrelationer på Ekonomihögskolan i Lund, en del av Lunds universitet. Hon har haft sin tjänst i drygt ett halvår och arbetar med alumnfrågor på 100 procent, vilket får ses som ovanligt för att vara en lokal alumnsamordnare. Hon förklarar varför:

Alumnsatsning på Ekonomihögskolan

Alma Bergil arbetar vid fakulteten Ekonomihögskolan vid Lunds universitet

– Min tjänst är en uttalad satsning från Ekonomihögskolan. Man valde att inrätta en heltidstjänst för enbart alumnarbete, bland annat för att säkerställa att alumnverksamheten svarar mot de krav som kommer med vår internationella ackreditering. Det känns lyxigt att kunna vara helt fokuserad på en fråga, säger Alma Bergil.

Alma är alltså relativt ny i sin roll och arbetar inledningsvis exempelvis med att bygga upp funktionen och att involvera studenter i alumnarbetet. Hon är ute en del i organisationen och möter studenter.

– Jag tas väl emot när jag är ute. Det är dock många som inte vet vad en alumn är eller hur vi jobbar med frågorna. En sak jag gjort för att möta detta är förebyggande nätverksinformation bland studenterna. Dessutom integrerar jag alumner i vår digitala kommunikation, bland annat genom porträtt, artiklar och så kallade ”take-overs” i våra sociala kanaler. Då får man följa den personen under exempelvis en vecka och bekanta sig med alumn som begrepp och förebild, berättar Alma.

På lokal nivå väljer man troligen att följa upp och fokusera på andra aktiviteter och statistikunderlag än vad de centrala alumnsamordnarna gör. Därmed inte sagt att det som görs centralt inte kan användas lokalt och tvärtom. En lokal alumnsamordnare har troligen också ett större driv att målgruppsanpassa sina aktiviteter gentemot mer specifika studentgrupper.

Starka fakulteter – egen alumnverksamhet
Starka fakulteter eller högskolor inom ett universitet (som Ekonomihögskolan i Lund, som är en del av Lunds universitet eller Handelshögskolan i Göteborg, som hör till Göteborgs universitet) har ofta en mer utvecklad alumnverksamhet. Mindre fakulteter, eller till och med institutioner, är kanske inte lika starkt profilerade. De har med stor sannolikhet därmed också mindre tid och pengar att lägga på alumnarbetet.

Sammanfattningsvis kan sägas att de som arbetar centralt med alumnfrågor ofta vill nå ut till en stor och bred massa via sina aktiviteter och sin kommunikation. De pratar med samtliga som en gång varit studenter vid lärosätet. Medan alumnarbetet på lokal nivå ofta handlar om att bygga relationer med den ”egna” studentgruppen; att bjuda in till events och arbeta med olika typer av kommunikationsinsatser.

De flesta stora multifakultetsuniversitetet kommer förr eller senare att möta behovet av att arbeta decentraliserat med alumnverksamheten. Kanske är lärosätet inledningsvis en mindre högskola och valet att arbeta med alumner enbart centralt känns givet. Så växer verksamheten, kanske övergår man till att bli universitet och då ökar behovet och kraven på att även skapa lokala enheter för alumnarbetet.

Vägval: centralt eller decentraliserat?

Plötsligt står man inför ett vägval: ska vi fortsätta arbeta enbart centralt eller ska vi också involvera lokala alumnkollegor i vårt nätverk och hur bygger vi i så fall upp detta samarbete? Hur ska vi stötta upp lokalt, går det att se till att alla får ungefär liknande resurser och möjligheter?

Såväl de centrala som de mer lokala rollerna verkar behövas. De har sina specifika uppgifter och funktioner att fylla. Därför är det är viktigt att hitta ett samarbete mellan de olika nivåerna som fungerar i båda riktningarna och är givande för alla parter.

I den här texten har vi försökt förklara vilka olika varianter och nivåer av alumnarbete det finns. I andra texter kommer vi både bredda och fördjupa bilden.

Vi kommer bland annat att prata om vilka utmaningar en alumnsamordnare kan tänkas möta: Handlar det om samma utmaningar centralt respektive lokalt eller skiljer de sig åt på olika nivåer? Och framför allt: hur ser lösningarna ut?

Vi kommer även att beröra organisatoriska frågor som rör alumnarbetet, hur man skapar engagemang för alumnfrågorna, hur man kan arbeta med it-stöd och digitala verktyg samt hur man kan arbeta med internationella alumner.