Vi är oerhört glada över att få välkomna Högskolan Kristianstad (HKR) som ny kund hos Mira Network! Högskolan befinner sig i en spännande utvecklingsfas där behovet av att arbeta mer strukturerat, datadrivet och samordnat med sina externa relationer har blivit allt tydligare. I samband med uppstarten av projektet har vi pratat med Martin Ackefelt, avdelningschef för utbildningsstöd, och Sofie Hardö, projektadministratör, om deras utgångsläge, vad som låg bakom valet av CRM och vilka effekter de vill uppnå framåt.
Behovet av struktur och en gemensam bild
Under en längre tid har det funnits ett tydligt internt behov på högskolan av att arbeta mer enhetligt med sina relationer. Tidigare arbetssätt har tyvärr präglats av manuella processer och fragmenterad data, vilket har gjort det svårt att skapa en tydlig helhetsbild.
– Internt har det länge efterfrågats att vi vill kunna arbeta på ett mycket mer strukturerat sätt, förklarar Martin Ackefelt.
Martin beskriver vidare hur de haft utmaningar att hålla reda på alla externa relationer och samarbeten, vilket bidragit till att medarbetare på högskolan i vissa fall har kontaktat organisationer flera gånger och diskuterat möjlighet till samarbete när de redan har ett pågående samarbete med HKR som inte är känt av den som ringer upp. Denna risk minskar HKR med ett CRM system som möjliggör att vi dokumenterar våra kund- och samverkansrelationer i ett verktyg.
Därför föll valet på Mira CRM
Vid valet av ny CRM-lösning var det flera faktorer som spelade in. En avgörande aspekt var att Mira Network upplevdes ha en tydlig förståelse för verksamheten. Sofie Hardö lyfter fram en stark tillit till leverantören just för att Mira Network “pratar vårt språk och förstår mycket väl vad universitet och högskolor behöver”. Sofie poängterar också att det märks att Mira Network har den akademiska erfarenheten och vet att integrationerna fungerar.
För Martin var den färdiga integrationen med lärplattformen Canvas en viktig del av helheten, tillsammans med tryggheten i att andra lärosäten redan använder och är nöjda med systemet. Även den affärsmässiga modellen vägde tungt, där en fast kostnad per funktion gör det möjligt att växa. Detta upplevs som “mer förutsägbart vid tillväxt än system där kostnaden hela tiden ökar per användare”.
”På längre sikt skulle vi vilja ha en gemensam grund för alla externa relationer”
Med Mira CRM på plats är det absolut viktigaste målet att skapa en gemensam grund för allt relationsarbete – en “Single point of truth”. Genom att hela organisationen får möjlighet att arbetar utifrån samma insikter på ett samlat ställe blir det lättare att dela kunskap mellan fakulteter och mellan stödet och fakulteterna.
– Vi vill kunna lära av varandra internt och dra nytta av varandras kontakter, så att vi inte springer på samma bollar, säger Sofie Hardö.
En annan central del av effektiviseringsarbetet är att det nuvarande evenemangssystemet ersätts helt av Mira CRMs evenemangsmodul. Martin ser stora fördelar med detta och har förväntningar på att det ska förenkla högskolans arbetssätt kring event och fakturering, vilket idag upplevs som ganska komplicerat.
I slutändan handlar bytet av CRM om att få till ett mycket mer proportionellt arbetssätt genom hela flödet där man slipper köpa in externa adresslistor, och kan arbeta mer datadrivet. Högskolan ser fram emot att automatisera fler processer och över tid “minska risk för felkällor när manuell administration minskar”.
Ett partnerskap med sikte på framtiden
Implementeringsprojektet startar nu i april och vi ser verkligen fram emot att, tillsammans med Högskolan Kristianstad, ta deras arbete med samverkan och externa relationer till nästa nivå.