Alumnkoordinatorn: en uthållig tusenkonstnär

Johan JohannessonAlumni Relationer, Alumni Relations, Blog, Uncategorized

Som alumnkoordinator gäller det att vara både uthållig och lite av en tusenkonstnär. Arbetsuppgifterna kan bestå av allt från att skapa engagemang på flera nivåer, få alumner att uppdatera sina adressuppgifter till att få fler att se nyttan av alumnnätverket. I den här texten får du lite tips och trix samt en del samlad erfarenhet från alumnansvariga på fyra nordiska lärosäten.

Att skapa engagemang och nyfikenhet för alumnaktiviteterna bland befintliga studenter är en av många viktiga arbetsuppgifter för en alumnkoordinator. På Universitetet i Agder (på norska Sørlandet) är alumnverksamheten helt nystartad sedan ett drygt år tillbaka. Maiken Graesli McNeill arbetar heltid med att få snurr på verksamheten. 

– Jag arbetar mycket med linjen, för att nå de nuvarande studenterna. Jag försöker till exempel arrangera events tillsammans med dem. Eller så arrangerar vi föreläsningar för både studenter och alumner, för att ”lära upp studenterna” så att säga; så att de vet att detta finns, säger Maiken och tillägger: 

– Jag gör vad jag kan för att vara ute i verksamheten och förklara nyttan med att vara alumn. Det här är ett kontinuerligt jobb, men det känns som att det går på rätt väg 

”Alumni-Maiken”

Alumni-Maiken bygger upp alumnverksamheten på Universitetet i Agder

Ofta när Maiken möter studenter säger de: ”Är det du som är alumni-Maiken? Det är ju du som sänder mail”. Och det har de alldeles rätt i, för alla mail som går ut till alumnerna via CRM-systemet sänds ut som ”personliga mail”, med Maiken Graesli McNeill som avsändare.

 – Den här lösningen fungerar ju eftersom jag tagit den här rollen och arbetar med alumnverksamhet på 100 procent. Jag tror också att det krävs om man ska lyckas med det här uppdraget. Jag är glad att jag får jobba heltid och ha fokus på en fråga, säger Maiken.

Under 2020 har arbetet med att vara synlig ute bland studenterna inte varit lika enkelt, eftersom en stor del av studierna ägt rum digitalt. Det har Maiken bland annat löst genom att på universitetets Facebooksida uppmana studenter och alumner att lämna in tips på bra lärare och föreläsare. 

– Bland de tips vi får in så gör vi en mini-intervju på Facebook med ”Veckans föreläsare”. Det har gett oss en möjlighet att vara synliga bland studenterna i sociala medier. Till nästa år funderar vi på att arbeta vidare med formatet och kanske istället ha ”Veckans citat”, vi får se. 

Integrerade i digital kommunikation
Vi tar oss till Sverige och Lund där vi till att börja med möter Alma Berglin på Ekonomihögskolan vid Lunds universitet. För att öka kunskapen om alumnverksamheten och vad en alumn är, har hon bland annat valt att integrera alumner i sin digitala kommunikation. 

– Vi har bland annat gjort porträtt, artiklar och så kallade ”take-overs” i våra sociala kanaler. Då får man följa den personen under exempelvis en vecka och bekanta sig med alumn som begrepp och förebild, berättar Alma. 

Ekonomihögskolan är en del av Lunds universitet, där Karen Paulson och Maria Johansson är projektledare på det centrala alumnkontoret. De blickar över hela universitet och brottas dagligen med frågan om att skapa engagemang för alumnfrågorna, såväl bland universitetets anställda som bland studenter och alumner. 

Återkommande events
– När det gäller att skapa engagemang bland studenter och alumner försöker vi ha återkommande events, så att det alltid ska finnas något att se fram emot. Vi försöker ha olika teman och vända oss till olika målgrupper. Vi har till exempel arrangerat After Works i Malmö, haft aktiviteter för familjer och även arbetat med nostalgi som tema, säger Maria Johansson och fortsätter: 

– Vi har i flera år också arrangerat en kärleksutställning och ett Luciatåg. På kärleksutställningen, som ägt rum på Alla hjärtans dag, har vi lyft fram par som träffats i Lund, haft olika föreläsningar och även musikuppträdanden. Det har varit väldigt uppskattat.

Att hålla adressregistret uppdaterat är en annan återkommande arbetsuppgift för en alumnkoordinator. För det första gäller det att få befintliga och före detta studenter att ens anmäla sig till alumnnätverket. Därefter gäller det att få dem att löpande hålla sina adressuppgifter aktuella. Ett sätt att lösa detta är att se till att alla vet vart de ska vända sig när det är dags för anmälan eller uppdatering. 

Tydligt ansvar
På Hanken (en svensktalande, fristående handelshögskola i Finland) har man, liksom i Agder i Oslo, lagt sig vinn om att vara tydlig med vem som ansvarar för alumnfrågorna. På Hanken är det Mira Aarnivuo som är spindeln i nätet. 

Mira är den som ansvarar för alumnverksamheten på Hanken

– Att det är tydligt att det är mig de ska höra av sig till är en viktig sak; en allt större andel av alumnerna hör numera faktiskt av sig direkt till mig i olika ärenden. Men för att nå alla, gäller det också att arbeta med olika verktyg, på flera sätt och att hela tiden vara alert. Det är ett kontinuerligt arbete och jag försöker hela tiden passa på att påminna om alumnregistret när vi har kontakt med alumnerna, i olika kanaler och ärenden, säger Mira. 

Bland de olika sätt och kanaler som Hanken arbetar med nämner Mira att de till exempel i sitt nyhetsbrev alltid har en direktlänk till alumnregistret. De gör också regelbundna kampanjer i en tidning och de nyttjar även sina alumngrupper på både Facebook och LinkedIn 

Nära relationer
För att bygga engagemang så strävar Hanken efter att skapa nära relationer. 

– Vi börjar bygga engagemang redan under studietiden, så att alla ska känna till alumnverksamheten. Direkt efter kandidatexamen erbjuds alla en möjlighet att bli alumn. För att se till att de vet vad vi gör så ordnar vi till exempel After Works och andra events, där vi visar upp olika alumnförebilder. Vi har dessutom alltid en alumn som välkomnar nya kandidatstudenter eller är med när de ska välja huvudämne. Alumnerna syns också på betygsutdelningar. Vi vill helt enkelt visa upp alumnerna vid olika tillfällen och ge alumnen ett ansikte, säger Mira och tillägger: 

– Vi har också Hanken-ambassadörer, som är alumner som engagerar sig extra mycket. De är en mycket tacksam grupp att arbeta med och vi har även ett mentorprogram, där alumner ställer upp och är mentorer för nuvarande studenter under ett läsår. Alumnerna ger helt enkelt tillbaka, men många av dem intygar att engagemanget är en ”two-ways-street”, där båda parter både ger och tar.

Vill du veta mer om alumnarbetet på Universitetet i Agder, Ekonomihögskolan vid Lunds universitet, Lunds universitet och på Hanken kan du titta in på deras hemsidor. 

I den här texten har vi belyst ett par av de utmaningar som alumnkoordinatorer kan ställas inför.  Detta är vår fjärde artikel i en serie om fem kring hur alumnarbetet bedrivs på ett par universitet och högskolor i Norden. Läs gärna våra övriga artiklar i serien som handlar om centraliserad vs decentraliserad alumnverksamhet, tre olika modeller för att arbeta med alumnfrågorhur du skapar intern förankring kring alumnfrågan och IT-stöd som en viktig pusselbit när man bedriver alumnverksamhet

Nyfiken att veta mer? Hör i så fall gärna av dig så bokar vi ett 15 min avstämning kring dina utmaningar. Hör av dig till oss!