Fakturering inom uppdragsutbildning ställer krav på tydliga och flexibla rutiner – särskilt när olika typer av utbildningar hanteras parallellt. Mira CRM erbjuder ett stöd som gör processen både kvalitetssäkrad och effektiv. Här går vi igenom hur det fungerar – från deltagaranmälan till färdigt faktureringsunderlag – för såväl öppna som skräddarsydda utbildningar.
Öppna utbildningar – från anmälan till fakturaunderlag
1. Deltagaren anmäler sig
Deltagaren registrerar sig vanligtvis via ett anmälningsformulär på webben. I vissa fall behöver anmälan bekräftas av en chef – något som kan hanteras via ett godkännandeflöde (läs mer i vår artikel om godkännande chef ).
2. Administratören behandlar anmälan
I samband med att anmälan behandlas kopplas deltagaren till:
- en befintlig eller ny personpost i CRM-systemet
- den organisation personen representerar
- en betalande organisation (kan vara samma eller en annan än den representerade)
Miras lösning möjliggör här att administratören enkelt kan uppdatera och kvalitetssäkra informationen på den betalande organisationen, exempelvis adress, organisationsnummer, momsnummer och Peppol-ID – direkt i samband med behandlingen.
Tips: Att särskilja representerad organisation från betalande organisation är viktigt för korrekt marknadssegmentering och uppföljning. De är ofta samma, men behöver inte vara det och det är viktigt att kunna särskilja på dessa vid behandling av anmälan
3. Skapa fakturaunderlag
När den betalande organisationen är kopplad till anmälan finns alla uppgifter som behövs för fakturering. Mira stödjer två flöden:
- Med integration till ekonomisystem: Fakturaunderlaget skickas direkt vidare.
- Utan integration: Administratören laddar ner en rapport med alla nödvändiga uppgifter och förmedlar den till ekonomiavdelningen.
Underlaget innehåller information om deltagaren samt nödvändig information om den betalande organisationen som projektnummer, Peppol-ID, momsnummer och organisationsnummer.
Skräddarsydda utbildningar – när priset sätts per kund
För kundanpassade utbildningar sker fakturering utifrån en överenskommelse med respektive kund.
1. Pris anges per kund
Administratören lägger in priset för varje kund direkt på utbildningsomgången, i fliken “Kunder”, tillsammans med kontaktpersoner för dessa.
2. Automatiska beräkningar och export
Mira CRM räknar automatiskt ut fakturaunderlaget baserat på inmatade priser. Underlaget kan enkelt exporteras och skickas vidare till kund eller ekonomiavdelning.
Flexibel och kvalitetssäkrad modell
En viktig del i Miras faktureringsflöde är möjligheten att arbeta med strukturerad data. Organisationer och deltagare är kopplade till varandra i databasen – vilket ger full spårbarhet och gör att systemet kan särskilja mellan exempelvis fakturamottagare och samarbetsorganisation.
Dessutom går det att konfigurera vilka fält som ska användas för fakturering (t.ex. Peppol-ID eller momsnummer) på anmälningsformuläret vilket ger ett flexibelt gränssnitt som kan anpassas till olika kunders behov.
Sammanfattning
Miras faktureringsmodul för uppdragsutbildning erbjuder:
- Stöd för faktureringsprocessen både för öppna och skräddarsydda utbildningar
- Både stöd för integration med ekonomisystem eller manuell hantering via underlag
- När varje deltagare och organisation behandlas strukturerat i Mira förbättras datakvaliteten som en naturlig följd av arbetssättet – utan att kräva extra insatser.
Vill du veta mer om hur Mira kan stötta din organisation i fakturering av uppdragsutbildning? Hör gärna av dig.
Länkar: