I Mira finns det för varje kursregistrering möjlighet att koppla en Godkännande chef, som är den person som godkänner deltagarens kursregistrering.
Några olika anledningar till att det kan vara bra låta godkännande chef godkänna en anmälan.
- För att säkerställa att anmälan är bindande och förhindra avbokningar
- Den godkännande chefen är, utöver deltagaren, en viktig kundrelation, och man kan vilja ha möjlighet att kommunicera med dem för uppföljning och marknadsföring.
- För universitet och högskolor kan detta vara ett sätt att tydliggöra att man inte säljer utbildningar till privatpersoner
- Effektivt hantera samtycken till behandling av personuppgifter enligt GDPR.
Funktionen fungerar både för kursregistreringar som läggs in manuellt och för kursregistreringar som kommer in via anmälningsformulär.
Utan anmälningsformulär
Som intern användare,
- På en utbildningsomgång, lägg till en ny kursregistrering.
- Koppla kursregistreringen till en personprofil för deltagare (“Kopplad person”)
- Koppla kursregistreringen till en personprofil för Godkännande chef
- Gå till utbildningsomgångens flik Deltagare,
- Notera att kolumnen Godkännande chef visar den personprofilen, och att kolumnen Godkänt datum och via e-postadress, är tom.
- I listan, markera kursregistreringen och välj Åtgärder (blixten) > Skicka förfrågan till godkännande chef.
Som godkännande chef,
- Öppna det mejl du fått och klicka på länken.
- Notera att sidan visar den kopplade deltagarens förnamn, efternamn och e-postadress (givet att de finns på den personprofilen)
- Kryssa i kryssrutorna där du godkänner anmälan och villkoren och att du godkänner behandling av personuppgifter.
- Klicka Skicka.
Som intern användare,
- Gå till utbildningsomgångens flik Deltagare,
- Notera att kolumnen att kolumnen Godkänt datum och via e-postadress nu visar den godkännande chefens e-postadress och datum när den godkändes.
- När du kopplar en person som godkännande chef kommer systemet också automatiskt sätta personkategorin “Godkännande chef” på personen
- Du kan filtrera på samtliga kursregistreringar som ännu inte har något godkännande och markera flera och skicka flera förfrågningar till godkännande chef samtidigt.
- Gå till personprofilen för den godkännande chefen, t.ex. genom att klicka på länken i profilboxen för kursregistreringen eller i listan på fliken Deltagare.
- Notera att du ser en aktivitet för godkännandet
Om du använder importfunktionen för att lägga till flera deltagare samtidigt, kan du ange samma Godkännande chef för samtliga deltagare.
Med anmälningsformulär
Om ni har modulen för anmälningsformulär, går det lägga till ett element (fråga) för Godkännande chef. Den som anmäler sig får då möjlighet att ange namn och e-postadress till den godkännande chefen.
När du lägger till elementet Godkännande chef, kan du kryssa i Kräv bekräftelse via e-post, så kommer den godkännande chefen automatiskt ett mejl med möjlighet att godkänna anmälan.
Som intern användare
- På profilsidan för utbildningsomgången, fliken Anmälningsformulär, klicka Lägg till element och välj Godkännande chef.
- Kryssa för Kräv bekräftelse via e-post, och klicka Lägg till.
- Lägg till andra element efter behov och ange anmälningsformulärets rubrik och inledning.
- Klicka Visa för att öppna anmälningsformuläret
- Fyll i anmälningsformuläret och klicka anmäl. (Det fungerar att ange samma namn och e-postadress för deltagare och godkännande chef, så för att testa så kan du ange dina egna uppgifter.)
- Nu skickas ett mejl med bekräftelse till deltagaren och ett mejl med förfrågan till den godkännande chefen.
Som godkännande chef,
- Öppna det mejl du fått och klicka på länken.
- Notera att sidan visar deltagarens anmälningsbekräftelse med samtliga uppgifter från anmälan.
- Kryssa i kryssrutorna där du godkänner anmälan och villkoren och att du godkänner behandling av personuppgifter.
- Klicka Skicka.
Därefter fungerar det som ovan, utan anmälningsformulär.
Även om utbildningsomgången har ett anmälningsformulär, kan du fortfarande lägga till deltagare manuellt och skicka förfrågan till godkännande chef. Kommer då visa banner, rubrik och introtext från anmälningsformuläret, men personuppgifter från den kopplade deltagaren.
FAQ
Vad händer om jag ändrar kopplad personprofil som godkännande chef, kan den person som tidigare var kopplad som Godkännande chef eller angiven i anmälan då godkänna anmälan?
Nej. När en anmälan godkänns så måste mejladressen matcha den kursregistreringens godkännande chef, eller om det inte finns, e-postadressen som angavs i anmälan.
Kan jag skicka påminnelse?
Ja, filtrera fram de deltagare vars chefer du vill skicka påminnelse till och klicka sedan på blixtikonen följt av “Skicka förfrågan till godkännande chef”
Hur anger jag pris?
Du kan ange pris i inledningen eller i bekräftelsetexten.
Kan jag skicka något anpassat meddelande till den godkännande chefen? T.ex. för specialpris eller andra specialvillkor för just denna kursregistrering?
Nej, det går inte.
Hur bör vi hantera om en deltagre (felaktigt) anger sig själv som godkännande chef och godkänner sin egen anmälan?
När en registrering är godkänd så går den inte att godkänna igen. Även om du kopplar en annan personprofil som godkännande chef, så kommer hen inte att kunna godkänna denna registrering då den redan är godkänd. Det finns idag ingen funktion där du som användare kan ta bort ett godkännande av en kursregistrering.
Antingen kan ändra till rätt godkännande chef, och sen be be om godkännande utanför systemet, och logga det godkännandet i interna noteringar. I Mira kommer det fortfarande visa att deltagaren själv godkände sin anmälan
Eller så kan du kontakta oss så kan vi ta bort det tidigare godkännandet och därefter kan du skicka en ny förfrågan om godkännande till rätt person. Då kommer allt att visas som det ska i Mira.