Det är viktigt att få rätt information, så tidigt som möjligt om en anmälan. Det är mycket bättre att reda ut oklarheter om fakturauppgifter vid anmälningstillfället, än vid fakturering.
En anmälan i Mira uppstår när en deltagare fyllt i ett anmälningsformulär. Processen för detta är att administratören först skapar en utbildningsomgång och sedan för den omgången skapar ett anmälningsformulär. När en deltagare fyllt i formuläret och skickat in sin anmälan flaggas detta upp på startsidan för administratörer med rättigheter för uppdragsutbildning att det finns obehandlade anmälningar till utbildningsomgångar.
Från listan över anmälningar, eller från en utbildningsomgång, fliken Deltagare, kan du filtrera fram deltagare med status Anmäld, dvs som behöver behandlas för att bli Bekräftade.
Klicka Visa för en obehandlad anmälan. Det är nu sex olika fält som ska uppdateras och/eller kontrolleras. Klicka på fliken Anmälan för att se all information i anmälan, om deltagandet inte lagts till manuellt av en intern användare.
1. Klicka på Kopplad person. Överst visas information från kopplade personfält i anmälningsformuläret om de finns. Välj att antingen koppla till en befintlig personprofil, eller skapa en ny personprofil. Om du kopplar till en befintlig personprofil får du möjlighet att uppdatera den med informationen från anmälningsformuläret.
- Systemet visar en lista över alla personprofiler som matchar antingen e-post och/eller personnummer. Om det är en profil som exakt matchar e-postadress så kommer den visas överst och vara förmarkerad.
- Du kan välja att uppdatera personprofilen med uppgifterna från anmälan. Alla fält som finns i anmälningsformuläret kommer uppdateras
- Om du vill uppdatera en befintlig personprofil med enbart vissa av fälten i anmälan så får du göra det manuellt.
2. Klicka på Som anställd vid, och välj att antingen koppla till en befintlig organisationsprofil, eller att skapa en ny.
3. Klicka på Godkännande chef. Överst visas information från fältet Godkännande chef i anmälningsformuläret om det finns. Välj att antingen koppla till en befintlig personprofil, eller skapa en ny personprofil. Om du kopplar till en befintlig personprofil får du möjlighet att uppdatera den med informationen från anmälningsformuläret.
4. Kontrollera Pris (per deltagare). Det sätts som standard till pris (per deltagare) från utbildningsomgången, men kan redigeras för varje deltagare.
5. Klicka på Fakturauppgifter. Överst visas information från fältet Fakturauppgifter i anmälan om det finns. Välj Betalande organisation. Om du behöver skapa en ny organisation behöver du göra det manuellt i en ny flik. Fakturaadress fylls i automatiskt från fältet Fakturauppgifter i anmälningsformuläret. Kontroller att de stämmer. Om du vill så kan du uppdatera fakturaadress på den organisation du valt som Betalande organisation. Du kan även redigera Er referens och Telefon kontaktperson ekonomi.
6. När allt är klart, klicka på Status och ändra till Bekräftad.
7. Om du vill skicka ett e-postmeddelande till deltagare och meddela att anmälan är bekräftad, gå till personprofilen för deltagaren genom att klicka på pilen vid kopplad person
8. På deltagarens personprofil, välj Hantera > Skicka e-post. Välj en mall och skicka meddelandet som vanligt.
