Universitetet i Agder arbetar med Mira för att nå ut till sina alumner

Johan JohannessonAlumni Relationer, Alumni Relations, Blog, Event Management, Events, Externa Relationer

Universitetet i Agder har börjat arbeta med Mira för bättre kunna  bygga relationer med sina alumner och kunna marknadsföra intressanta evenemang till dessa. Arbetet med alumner är en del av en universitetsövergripande strategi som bygger på samskapande (co-creation) där alumner ska verka som ambassadörer för forskning och utbildning vid universitetet. 

“Ett mål med alumnverksamheten är att upprätthålla och förstärka relationerna både mellan enskilda studenter och fakulteterna och även studenterna sinsemellan. Ett annat mål är att utveckla samarbetet med näringslivet för att förbättra utbildningarnas relevans, se till förmedla forskning och nyheter vid universitetet samt utveckla studiemiljön genom god kontakt mellan studenterna och yrkesverksamma alumner”, säger Silje Holteberg som är ansvarig projektledare.

Daniel Pettersen arbetar med implementeringen av Mira på UiA och har tillsammans med oss satt upp ett CRM för alumnrelationer och evenemangshantering som universitetet nu lanserat för två av fakulteterna. “Vi har precis genomfört en mjuklansering av systemet för en mindre grupp för att testa så att allt funkar innan vi släpper på övriga fakulteter”,  säger Daniel.

UiA började arbeta i projektet i årsskiftet 2017-2018 och ser fram emot att komma igång med alumnverksamheten på allvar. “För att engagera alumnerna och bygga upp en känsla av identitet och lojalitet med vårt universitet måste vi kunna ge något tillbaka till dem. Vi kommer göra detta genom att hjälpa dem framåt i karriären, engagera dem i vår mentorskapsverksamhet och hålla dem ajour med vad som händer på universitetet. Mycket arbete är sedan tidigare utfört på fakulteterna och en utmaning för oss har varit att vi inte hade ett bra sätt att hålla reda på vilka alumner som är engagerade eller vilka som deltagit på våra evenemang. Det nya systemet kommer fungera som en administrativ avlastning lösa dessa problem. Det kommer nu bli lättare för oss att följa upp relationen med alumnerna och genom urval och segmentering kunna nå ut med riktad och relevant information till våra olika alumngrupper”, menar ansvariga projektledaren Silje Holteberg.

Arbetet med att få igång alumnarbetet på universitetet har påbörjades på allvar under 2016. Daniel berättar att de förberett sig noggrant med ett omfattande internt förankringsarbete där alla fakulteter varit med i projektgruppen innan de påbörjade processen med att införskaffa ett it-system. Universitetet har varit noga med att sätta upp tydliga och mätbara mål både på kort och lång sikt för att kunna avgöra om man når framgång. Några av de mätpunkter man satt upp för att mäta aktivitet och engagemang på kort sikt är exempelvis:

  • Öppningsfrekvens av utskick
  • Evenemangsdeltagande
  • Uppdatering av profiler/kontaktinformation

Nu ska man slutföra mjuklanseringen och sedan gå vidare att lansera systemet för hela universitetet. “Vi är nöjda med utfallet av vårt test-lansering för två utvalda fakulteter och vi fick värdefull input som vi nu kommer utvärdera inför den stora lanseringen. På det stora hela har projektet hittills löpt på utan några större hinder och vi är i fas med både budget och tidsplan. Det kortsiktiga målet är att i slutet på 2019 ha lanserat UiA Alumni för hela universitetet. “Vi ser fram emot  att äntligen komma igång på riktigt och kunna arbeta systematiskt med  alumnverksamhet de kommande åren”,  avslutar Silje Holteberg.