Att hantera godkännanden i uppdragsutbildningar har länge varit en manuell och ibland otydlig process. Med den här uppdateringen tar vi ett större grepp: hela flödet från anmälan till beslut och återkoppling kan nu automatiseras och anpassas.
Resultatet är en tydligare process för både deltagare och chef, samtidigt som administrationen minskar.
Vad är nytt?
Den nya funktionen innebär att ni inte bara kan styra mejl – utan hela godkännandeflödet.
Ni kan nu:
- låta chefer både godkänna och avslå en anmälan
- ge chefen möjlighet att lämna en kommentar vid avslag
- automatiskt skicka mejl till både deltagare och chef – oavsett beslut
- använda fyra separata, redigerbara mejlmallar:
- godkänt – deltagare
- godkänt – chef
- ej godkänt – deltagare
- ej godkänt – chef
- anpassa alla mejl per utbildningsomgång
- säkerställa att samma information visas i mejl och i godkännandevyn
Det gör kommunikationen konsekvent, minskar behovet av manuell uppföljning och skapar en mer spårbar process.
Vad löser det?
Den här uppdateringen adresserar flera vanliga problem i dagens arbetssätt:
- Chefer har tidigare saknat möjlighet att tydligt avslå en anmälan
- Deltagare har fått begränsad eller fördröjd återkoppling
- Administratörer har behövt följa upp manuellt via mejl
- Kommunikation har varit statisk och svår att anpassa
Med det nya flödet får alla parter rätt information direkt, utan manuella steg.
Så fungerar det
När en deltagare anmäler sig till en utbildning:
- Bekräftelse visas direkt på webben
Deltagaren ser den bekräftelsetext ni satt upp för utbildningsomgången - Mejl skickas automatiskt
– till deltagaren
– till den godkännande chefen (alternativt kan man i systemet ställa in så att mejl till godkännande chef istället för per automatik skickas av intern användare) - Chefen fattar beslut
Chefen kan:
– godkänna anmälan
– avslå anmälan och lämna en kommentar - Systemet skickar rätt återkoppling
Beroende på beslut skickas automatiskt rätt mejl:
– vid godkänt: bekräftelse till både deltagare och chef
– vid ej godkänt: tydlig information, inklusive eventuell kommentar
All kommunikation baseras på de mallar ni själva konfigurerat.
För administratören
All konfiguration sker per utbildningsomgång.
- Skapa anmälningssida
Fyll i kursinformation, datum och formulärfält som vanligt - Sätt bekräftelsetext (webb)
Detta är texten deltagaren ser direkt efter anmälan - Använd fliken Kommunikation
Här hanterar ni samtliga mejl:
– mejl till deltagare
– mejl till godkännande chef
– mejl vid godkänt respektive ej godkänt
I editorn kan ni:
– ange ämnesrad
– skriva och formatera text
– lägga till bilder och länkar
– använda dynamiska fält (merge-tags) - Spara
Därefter sker all kommunikation automatiskt enligt era inställningar
Enhetlig upplevelse för chefen
Information om deltagaren visas för den godkännande chefen både i mejlet och på den webbsida där chefen antingen godkänner eller inte godkänner anmälan
Dynamiska fält (merge-tags)
Ni kan använda dynamiska fält för att automatiskt fylla mejlen med information från anmälan.
Exempel:
- {{FormResponse.FirstName}} – deltagares förnamn
- {{FormResponse.LastName}} – deltagares efternamn
- {{FormResponse.EmailAddress}} – deltagares e-post
- {{EducationRound.Name}} – kursens namn
- {{EducationRound.StartDate}} – startdatum
Observera att taggar bara fylls i om motsvarande fält finns i formuläret och är ifyllt.
Vad innebär detta framåt?
Den här uppdateringen lägger grunden för ett mer heltäckande och automatiserat kommunikationsflöde kring uppdragsutbildningar.
Nästa steg kan till exempel vara:
- automatiska påminnelser inför kursstart
- uppföljningsmejl efter genomförd utbildning
- ytterligare anpassning av kommunikation baserat på status i processen
Vill ni ha hjälp?
Behöver ni hjälp att sätta upp mejlmallar, formulera standardtexter eller anpassa flödet efter era utbildningar?
Vi hjälper gärna till att ta fram material som era administratörer kan återanvända.