Magnus Lindqvist har lång erfarenhet av att arbeta med såväl externa relationer och alumnfrågor som systemutveckling. I dag är han projektledare och systemförvaltare för Mira CRM på Malmö universitet – ett system som stödjer lärosätets alumnverksamhet, fundraising och samverkan.
Magnus Lindkvist har gått från att arbeta med alumnrelationer till att vara brobyggare för CRM-användare på Malmö universitet
– För att kunna bevara relationer krävs it-nätverk, oavsett verksamhet. Relationer bygger på att vi känner varandra innan vi behöver varandra. Därför gäller det att vårda sina relationer och komma ihåg vad vi sagt till vem och när, säger Magnus Lindqvist.
På frågan varför Malmö universitet behöver ett CRM-system är hans svar tydligt:
– Vi behöver både ha god kvalitet i vårt arbete och hantera det professionellt. Vi behöver hålla reda på våra relationer och våra åtaganden.
Under samtalet återkommer Magnus flera gånger till att han är ”lat”. Lat i bemärkelsen att han vill ha verktyg och arbetssätt som hjälper till att hantera och strukturera, så att han själv och hans medarbetare kan ägna sig åt rätt saker. I stället för att leta bland Excelfiler eller ”kom-ihåg-lappar” vill han ha ett it-system som skapar struktur.
Vill lösa problem
– Ja, jag ser mig som lat och är beredd att arbeta hårt för att det ska bli smidigt och korrekt. Jag älskar också att grotta ned mig i olika saker och jag är en tävlingsmänniska. Stöter jag på ett nytt problem så vill jag lösa det. Jag vill hitta verktyg som kan hjälpa mig att hantera detta. Det kan vara allt från ett enkätverktyg till ett CRM-system, säger han.
Magnus Lindqvist började sin yrkeskarriär på Lunds universitet, där han dels har arbetat med digitalisering, dels har varit med och byggt upp universitetets alumnnätverk. 2005 valde Ekonomihögskolan i Lund att börja arbeta med Mira, 2007 följde resten av Lunds universitet med.
2012 sökte och fick Magnus tjänsten som alumnkoordinator på Malmö universitet. Liksom på Lunds universitet var han med och arbetade för att alumnverksamheten skulle kopplas tydligt till utbildningarna. När Magnus började sin tjänst låg alumnverksamheten centralt, kopplad till samverkansenheten. Dagens alumnkoordinator (som alltså inte är Magnus) är knuten till studentcentrum, alltså närmare utbildningarna.
Ökat arbete med externa relationer
I takt med att antalet event och jubileumsarrangemang blev fler så ökade arbetet med externa relationer. För Malmö universitet och även för Magnus Lindqvist.
– Samtidigt som vi arbetade med alumnverksamheten digitalt så hanterade vi våra externa relationer via ett Excelark med typ 5 000 rader. Vi behövde strukturera upp detta och insåg att vi behövde ett bredare CRM-system, säger Magnus.
Från och med 2021 arbetar Malmö universitet med Mira CRM, som stöd i arbetet med lärosätets alumnnätverk samt för deras arbete med fundraising och samverkan. Sedan några år tillbaka är Magnus systemförvaltare och agerar alltså som en brobyggare mellan dessa tre verksamheter och Mira. I sitt arbete behöver han både ha kunskap om de tre olika verksamheterna och kunskap om Miras CRM-system.
– Jag tycker att det är positivt att inte längre vara alumnkoordinator. Nu kan jag i stället fokusera på att hitta de bästa lösningarna, som stödjer relationerna även för fundraising och samverkan. För att kunna göra det är det viktigt att ha bra grundkunskap om verksamheten, säger han och fortsätter:
– Även om alumnverksamhet, fundraising och samverkan har gemensamma behov av att hantera relationer och åtaganden, så är skillnaderna stora. Alumnverksamheten behöver kunna hantera många alumner även om vi individanpassar kontakterna, baserat på bland annat utbildning. Fundraising arbetar oftast på individnivå och mycket mer personligt. Samverkans fokus handlar oftast om relationer mellan organisationer, även om de berörda individerna varierar över tid.
Vilka är för- och nackdelarna med att vara brobyggare?
– Fördelarna är att jag är intresserad av relationer och att jag har bra kunskap om både vad it-system kan göra och om universitetets behov. Jag ser faktiskt inga nackdelar alls, utan enbart fördelar. Både för mig och för verksamheten. En tydlig fördel är att vi hela tiden försöker hitta synergieffekter mellan de tre verksamheterna. Om vi hittar en lösning för någon av delarna, så ser vi om vi kan utnyttja den på fler ställen.
Vad har ni för planer framåt?
– Vi ska vidareutveckla våra olika verksamheter. Vi vill vidareutveckla en utbildningsnära alumnverksamhet och skapa starka relationer med alumnerna. Vi vill också försöka öka våra donationer och fortsätta stärka befintliga finansiärer samt hitta nya. Här är det viktigt att vi upplevs som professionella, så att vi kan bevara och bibehålla våra relationer. När det gäller samverkan ser vi över hur vi kan samverka bättre med organisationer och näringsliv. Här gäller det att kunna mäkla mellan utbildningarnas, forskningens och företagens behov. Vi tittar även på hur vi kan förbättra vårt arbete kring relationer till presumtiva studenter.
Fakta
Malmö universitet har drygt 12 000 helårsstudenter och 15 000 alumner anslutna till sitt alumnnätverk. Här kan du läsa mer om Malmö universitet.