Giva Sverige började samarbeta med Mira 2017, efter en upphandling. Fram till dess hanterade de sina medlemsorganisationer framför allt via Excel. Att arbeta med Miras CRM-system har effektiviserat kommunikationen med både medlemmar och andra kontakter.
– Vi tyckte att Mira verkade bäst; de hade ett medlemssystem som passade oss. Priset och de olika funktionerna tilltalade oss också, till exempel att det fanns en evenemangsfunktion och att det gick att sortera efter både organisation och person vid utskick, säger Emelie Jirevall, medlems- och kvalitetsansvarig på Giva Sverige.
Bland det som Emelie och hennes kollegor uppskattar mest i dag är att strukturen i CRM-systemet fungerar bra och passar väl för deras behov. Överblicken och transparensen är andra fördelar som Emelie lyfter fram.
– Det är enkelt att få kontroll och att spåra vem som har gjort vad, vilket varit bra under pandemin när vi arbetat mycket på distans. CRM-systemet har gett oss en gemensam överblick och en tydlig historik, säger hon.
Jämfört med att hantera sina medlemmar via Excel har dagens arbetssätt många fördelar, menar Emelie. Hon nämner några:
Överblick och dynamiska urval
– Jag skulle säga att fördelarna framför allt handlar om möjligheterna att skapa överblick, vilket vi får genom att ha allt samlat i ett system. Att kunna göra dynamiska urval och kunna kategorisera är andra funktioner som jag uppskattar, säger Emelie och tillägger:
– Vi arbetar mer effektivt nu, systemet hjälper oss att spara mycket tid.
Giva Sverige använder primärt CRM-systemet för att hantera och kontakta sina medlemmar, främst genom riktade utskick via e-post. De använder även eventfunktionen samt gör en del rapportering.
– Jag började på Giva Sverige vid årsskiftet och är den hos oss som använder systemet mest. Men det händer fortfarande att jag lär mig nya saker. Något som är bra är att Mira har en chattsupport, som jag använder mig av när jag har olika småfrågor. Då får jag snabbt svar utan att behöva boka in ett möte, säger Emelie.
Nyhetsbrev och fundraising
Framåt funderar Giva Sverige på att även börja sända ut sina nyhetsbrev via CRM-systemet. En annan funktion som de precis har börjat använda är fundraising-modulen, framför allt för att kunna sammanställa medlemmarnas insamlingsstatistik.
– Det är ju inte vi, utan våra medlemmar som samlar in pengar. Vi funderar just nu på hur vi skulle kunna använda den här funktionen på bästa vis, säger Emelie.
En annan viktig fråga för Giva Sverige är arbetet med gallring, för att hålla sina register aktuella. Det som styr arbetet är föreningens GDPR-policy. Utifrån den, och i samspråk med Mira, försöker de förfina och effektivisera sitt arbete.
– Vi vill automatisera våra gallringsprocesser och testar oss fram. Det tar tid att hitta lämpliga kriterier och ett mer systematiserat arbetssätt. Vi diskuterar detta med Mira, som ger oss olika förslag på lösningar. Kriterier för gallring och bevarande handlar för oss bland annat om hur aktiva och relevanta personerna i våra register är, säger Emelie.
Varför är det viktigt att vårda sitt CRM-system?
– Det är en nödvändighet för att det ska fungera och flyta. Det är också viktigt att göra rätt från början; alltså att skapa rätt struktur, lägga in rätt information och att ha en bra kategorisering. Sen gäller det att uppdatera! Det är också viktigt att alla som arbetar i systemet känner till rutinerna.
Har du några tips till andra som funderar på att investera i ett CRM-system?
– Så fort du får lite större volymer att hantera och överblicken försvinner, då är det läge att fundera över att investera tid och pengar i ett CRM-system. Det tar en del tid i början, men det ger väldigt mycket. Ett CRM-system gör det möjligt att arbeta på ett annat sätt; det underlättar om du vill bli mer proffsig och effektiv i ditt arbete. Så jag skulle säga att det absolut är en bra investering!
Något annat som är viktigt att tänka på?
– Innan man bestämmer sig för system och påbörjar sitt arbete tycker jag man ska ställa sig några frågor: Vad gör vi och vad vill vi få ut av systemet? Vad är speciellt för oss? För det är viktigt att systemet verkligen passar ens egen organisation och utgångspunkt, avslutar Emelie.
Fakta
Giva Sverige är en branschförening som arbetar för tryggt givande. Föreningen har 169 medlemsorganisationer och ett kansli i Stockholm, med sex anställda. Via Miras CRM-system hanterar de sina medlemsorganisationer, intressenter och potentiella medlemmar. Sammanlagt finns cirka 3 500 personer registrerade i systemet. Här kan du läsa mer om Giva Sverige.