Nytt CRM-system ska öka tydligheten i alumnarbetet

Johan JohannessonAlumni Relationer, Alumni Relations, Blog, Uncategorized

Hösten 2019 antog Vasa universitet i Finland en ny strategi för sitt alumnarbete. Hösten 2020 tar de ytterligare ett steg framåt, via ett nytt CRM-system från Mira Networks. Nina Jokiaho, universitetets centrala alumnkoordinator, ser fram emot att kunna arbeta mer tydligt mot olika målgrupper.

– Med ett mer modernt CRM-system hoppas jag kunna göra bättre urval än jag kan i dag. Med bättre datakvalitet kan jag göra mer riktade utskick och fokusera på att varje målgrupp får relevant information, säger Nina Jokiaho.

Nina arbetar med att bygga upp Vasa universitets alumnnätverk

Under hösten bygger Nina, tillsammans med Mira Networks, upp det nya CRM-systemet. Samarbetsavtalet skrevs under i somras och nu återstår en del praktiskt arbete innan allt är på plats, något Nina både ser fram emot men också bävar lite inför. Hon arbetar halvtid som central alumnkoordinator, vilket gör tiden till en begränsande faktor.

– Jag håller på att ”städa upp” vårt befintliga alumnregister nu, inför överföringen till det nya systemet. Tanken är att vi till årsskiftet ska kunna sända ut vårt alumnbrev via det nya systemet, vilket gör att vi har en ganska tajt tidtabell, säger Nina.

Varför valde ni Mira som leverantör?
– Vi valde dem för att deras CRM-system är uppbyggt för just alumnverksamhet och fundraising. Det kändes väl genomtänkt. Vi har inte så mycket personella resurser och hade ett starkt behov av att komma vidare ganska snabbt. Vi ser fram emot att studenterna själva ska kunna uppdatera sina uppgifter och att vi ska kunna göra mer aktiva kampanjer.

Varför är alumnarbete viktigt för er?
– Att alumnerna talar väl om oss och är våra ambassadörer är ovärderligt för oss! De är viktiga för att de känner oss, vet vad vi står för och därmed kan sälja oss vidare. Vasa universitet arbetar mycket med livslångt lärande och hoppas att alumnerna återkommer till oss för fortbildning. Men för att de som alumner ska tänka bra om oss gäller det att de har en bra studenttid hos oss. Det du upplever som student ska du helt enkelt inte vilja bli av med.

 Hur är ert alumnarbete organiserat?
– Jag arbetar centralt, på enheten för kommunikation, marknadsföring och varumärke. Halva min arbetstid ägnar jag åt alumnfrågor, övrig tid arbetar jag bland annat med event. Ute i organisationen finns det ett antal utbildningsansvariga, som är mina kontaktpersoner när det gäller lokalt alumnarbete. Jag kommer att ha huvudansvaret för det nya alumnsystemet, men hoppas på sikt att kunna dela detta ansvar med de utbildningsansvariga. När det gäller vårt mentorsprogram eller vår fortbildning samarbetar jag med kollegorna på karriärtjänster och även med studievägledarna. Vi har också en egen Facebook-grupp och en LinkedIn-grupp.

Har ni satt upp några mål för alumnverksamheten?
– Vi har satt som mål att 80 procent av dem som tar examen hos oss ska registrera sig i alumnregistret; ett mål vi nyligen höjt rejält. Hittills i år är vi redan uppe i 70 procent. När det gäller våra sociala kanaler har vi som mål att vi ska ha ”engagemangs-rates” på tre–fyra procent. Här ligger vi på redan på fem–sju procent. Och för vårt alumnbrev har vi satt som mål att minst 40 procent ska öppna brevet, vilket ligger på cirka 60 procent i dag. Så alumnerna tycks vara intresserade av oss!

Vilka tips skulle du vilja ge någon som är på väg att bygga upp en alumnverksamhet?
– Se till att ha ett bra och uppdaterat studentregister, så att ni får vettig information ut ur det. Se också till att ha en aktiv kontakt med alumnerna, via till exempel nyhetsbrev och sociala medier. Påminn om er existens! Vi på Vasa universitet lägger större vikt vid fortbildning än olika evenemang, men det är ju en smaksak.

Fakta
Vasa universitet är ett mångvetenskapligt vetenskapsuniversitet med cirka 5 000 helårsstudenter och 500 medarbetare. I sitt alumnarbete har Vasa universitet en rad aktiviteter och kanaler, till exempel: ett alumnbrev till samtliga alumner, en ”PhD-klubb”, där de alumner som disputerat har vetenskapliga diskussioner, ett mentorprogram och utmärkelsen ”årets alumn”. Utöver detta engageras alumnerna som gästföreläsare, ombeds arrangera studiebesök eller föreslå examensarbeten och praktikplatser.