Högskolan Arcada i Helsingfors har samarbetat med Mira Network sedan 2019. Inledningsvis behövde de en alumndatabas, men var tydliga med att det bara var första steget i en större satsning på externa relationer. 2024 lyfter de in sin uppdragsutbildning i Mira CRM och utvecklar importen av alumn-data.
– Redan från start visste vi att vi behövde utveckla vår fortbildning, eller uppdragsutbildning som det heter i Sverige. Men läget var inte riktigt moget. Vi behövde först överge vårt skräddarsydda studentregister för att i stället börja använda Sisu – ett studentsystem som används av flera andra finska universitet och högskolor, säger Hanna Donner, kommunikationschef på Arcada.
För att även icke-finska läsare ska hänga med: Sisu motsvarar Ladok i Sverige och FS i Norge.
Vi återvänder till Hanna, som fortsätter:
– För att kunna satsa på bland annat uppdragsutbildning behövde vi ta kliv. Vårt gamla system gjorde oss väldigt personberoende. Genom samarbetet med Mira Network ville vi minska vår sårbarhet och hitta ett tryggt system som uppfyllde våra krav på tillgänglighet och säkerhet. Vi ville också ha en aktör som var smidig och intresserad av att utveckla nya lösningar.
Saknade överblick
Hanna berättar att det har varit utmanande att koordinera alla aktiviteter utan ett verktyg som stöttar högskolans interna processer för externa relationer.
-– Vi är en relativt liten högskola där mycket fungerar informellt och det alltid går att fråga en kollega. Det har självklart sina fördelar, men leder lätt till att kontinuiteten och överblicken blir lidande. Att vi idag har ett verktyg för att hantera alla våra externa relationer underlättar otroligt mycket, säger hon och tillägger:
– På bred front handlar det om att vi inom våra externa relationer nu kan dra nytta av allt som görs inom högskolan. Nu har alla våra nätverk och kontakter fått ett hem. I Mira CRM samsas gästföreläsare, alumner, studentprospekt och organisationer som erbjuder praktik under samma tak.
Integration med Sisu
Våren 2024 har alltså Arcadas uppdragsutbildning lyfts in i Mira CRM, via en integration med studentsystemet Sisu. Studenterna anmäler sig och betalar sin utbildning på Arcadas hemsida. Detta utförs i själva verket i Mira CRM, som i sin tur exporterar anmälningarna till Sisu. Väl där omvandlas varje anmälan till en person i studentregistret.
– Det känns jätteroligt att nu gå vidare i vår satsning. Fördelarna med att använda Mira CRM är att vi kan samla både kunder och prospects i samma system samt skapa listor över personer som vi senare kan kontakta, säger Hanna.
I höst tar Arcada ytterligare ett kliv. Då är det alumnfunktionens tur att dra nytta av integrationen mellan Mira CRM och Sisu. I stället för att Sisu exporterar fakta om högskolans alumner en gång per år, kommer det att ske en gång per dygn.
– Det här blir en jättefördel för oss! Jag ser förändringen som en stor vinst på många plan. Jämfört med den årliga överföringen – som bidrog till många Excellistor, mycket manuellt arbete och stor sårbarhet – kommer vi att kunna nå våra alumner i ett mycket tidigare skede. Det kommer också att bli enklare att söka efter alumner som tagit examen ett visst år.
Ökad effektivitet
Hannas beskrivning låter som en resa mot ökad effektivitet. Hur kommer de att förvalta den ”vunna tiden”?
– Åh, det finns oändliga möjligheter. Detta frigör tid för att utveckla vår verksamhet och att lyfta kvaliteten. Det tar tid att få bra kvalitet på data, men nu har vi verktyget som gör det möjligt. Att utveckla vår verksamhet gör också tillväxt möjlig. När vi inte längre behöver säga nej för att olika moment blir för jobbiga att hantera, då kan vi hantera fler utbildningar och fler alumner!
Varför valde ni att samarbeta med Mira Network?
– Vi uppskattar att Mira CRM är byggt för högskolevärlden. Vi kände till företaget sedan innan och visste att de var öppna för nya lösningar. I Mira CRM är det också möjligt att bygga upp en bred användning i organisationen, vilket passar oss. Det känns även bekvämt att kunna arbeta på svenska, eftersom vi är en av Finlands svensktalande högskolor. Dessutom är Mira Network intressant prismässigt. De tar inte betalt per användare, som vissa leverantörer gör.
Avslutningsvis: vilken är den största nyttan med att arbeta med ett CRM?
– Enkelt uttryckt för att den högra handen ska veta vad den vänstra gör. Vi är en professionshögskola med många kontakter med yrkeslivet, där alumnerna är vår största arbetslivskontakt. Ett CRM ökar organisationens trovärdighet och kan öka dina interna relationer, förutsätt att systemet lever och används på rätt sätt.
Fakta
Arcada använder alumnmodulen och evenemangsmodulen i Mira CRM. Som kuriosa kan nämnas att de har använt Mira CRM vid rekrytering av internationella studenter – genom att följa upp hur de nått ut med sina utskick inför studiestart och studenternas flytt till Finland.
Arcada är en professionshögskola i Helsingfors, i Finland. De har 2 700 studenter och cirka 170 medarbetare. Läs mer om Arcada här!
Skrivet av: Lotta Solding