HOWITWORKS: Betalningar i Mira

Johan JohannessonContract education, CRM, Events, Fundraising Management

Både lärosäten som arbetar med externa relationer såväl som organisationer och företag behöver ofta kunna ta betalt för deltagare på en konferens eller ett evenemang, hantera betalningar från anmälda till uppdragsutbildningar, samla in donationer online eller ta betalt för medlemskap i en alumniförening. 

I Mira CRM finns flera olika sätt att ta betalt och det är möjligt att hantera flera olika betaloperatörer. 

Externa relationer spänner över ett brett område – från fundraising och alumnverksamhet till uppdragsutbildning och akademiska konferenser. Att kunna hantera betalningar på ett smidigt sätt är ofta en förutsättning för att verksamheten ska fungera. 

Eftersom området är så brett är det viktigt att kunna erbjuda flera sätt att arbeta med betalningar. Tillsammans med våra kunder har vi därför dels tagit fram stöd för betalning online via olika betaloperatörer, dels stöd för fakturahantering. 

Dessutom stödjer vi vid behov även andra processer. Exempelvis stödjer modulen för fundraising och donationer manuell hantering av större gåvor, där den personliga kontakten med givaren är väldigt viktig. Även för modulerna för uppdragsutbildning och medlemskap har vi tagit fram alternativa lösningar för betalning för att matcha de behov som finns.  

Så här använder några av våra kunder betallösningar i sitt arbete med externa relationer:

  • Nackademin tar betalt online för anmälningar till sina preparandkurser.
  • Mälardalens universitet arrangerar större forskningskonferenser, där de tar ut anmälningsavgifter för deltagarna. 
  • Yrkeshögskolan Novia  använder online-betalningar i sitt arbete med evenemang. Deras alumnförening Novium använder också onlinebetalningar för medlemskap i föreningen.
  • Sigtunaskolan Humanistiska läroverk har dels en betallösning för att ta emot donationer online, dels arrangerar de evenemang där de tar betalt. Dessutom använder deras alumnförening samma system för att ta betalt för evenemang, men med en där pengarna går direkt till deras konto.annan betalmetod. 

Alla som arbetar med betallösningar vill att processen sker så integrerat och smidigt som möjligt. Dessutom är det självklart att lösningarna också ska uppfylla alla krav på kvittohantering och redovisning som en myndighet är skyldig att följa.

Mira CRM har automatisk hantering av olika momssatser för evenemang och donationer. I systemet finns också en inbyggd flexibilitet för att hantera både betalning för en enskild fråga eller rad och för respektive evenemang, kurs eller entitet som helhet. När en person gör en betalning via Mira genereras automatiskt ett kvitto, som skickas via e-post till den som gjort betalningen. 

All information kring transaktionen loggas och kan antingen laddas ner manuellt för att vidarebefordras till ekonomiavdelningen eller skickas automatiskt via integration vidare till ekonomisystemet.

När man arbetar med betalda evenemang är det viktigt att både kunna ta betalt för ett helt evenemang och kunna ta betalt för en enskild fråga, exempelvis extra kostnad om deltagaren önskar lunch. 

Sammanfattningsvis:

  • Oavsett om man arbetar med betalningar som görs online eller via fakturahantering hanteras moms automatiskt av systemet. 
  • För alla betalningar skapas automatiskt ett kvitto som skickas via e-post.
  • All betal-och transaktionshistorik loggas i systemet och kan antingen bearbetas manuellt eller automatiskt via integration med ekonomisystemet.
  • För evenemangsbetalningar går det att ta betalt antingen per fråga, för hela evenemanget eller en kombination av dessa

Flexibla betalningar

När flera olika verksamheter använder samma system finns ofta behovet att hantera flera olika betalningsmetoder. Exempelvis kanske avgifter för evenemang ska gå till ett konto, medan donationer ska gå till ett annat konto och deltagaravgifter för anmälningar till kurser inom uppdragsutbildning ska gå till ett tredje konto. För att komplicera det ytterligare kan det också finnas olika krav på hur kvittot ska se ut. 

Mira stödjer detta genom att man kan sätta upp en eller flera separata betalningsmetoder. En betalningsmetod är en specifik process som kopplas till en betalningsoperatör. 

Det går sedan att koppla olika betalningsmetoder, antingen för olika moduler i Mira eller flera betalningsmoduler för samma modul. Detta gör det möjligt för olika verksamheter att arbeta med olika lösningar och kvitton inom samma modul. 

Om man använder flera betalningsmetoder inom samma modul måste man välja vilken betalningsmetod man vill använda när man aktiverar betalningar för den aktivitet man vill göra. 

FAQ: Vilka betaloperatörer stödjer Mira?

Idag stödjer vi Nets (Netaxept), Paytrail och Stripe som standard. Vid behov kan vi integrera med andra betaloperatörer.

FAQ: Kan jag aktivera flera betalmetoder för samma evenemang, och låta den som anmäler sig välja betalningsmetod?

Ja, beroende på situation kan vi hantera det på lite olika sätt. Vissa betaloperatörer stödjer det direkt (exempelvis Stripe). Det går också att skapa dropdowns/kryssrutor för evenemanget med olika betalningsmetoder. 

Läs mer:

Nytt kvitto för evenemangsmodulen