Miras CRM-system bliver brugt flittigt til at holde hånd i hanke med kommunikationen med alumner og donorer. At det også bliver brugt til at håndtere adjunktuddannelser og efteruddannelse af udenlandske undervisere, er ikke så kendt blandt Miras kunder. Vi har spurgt Stockholm Universitet og Dalarna Universitet om at dele deres historier om større overblik og effektive arbejdsdage.
“Inden vi begyndte at arbejde med Mira, havde vi et separat Worddokument til hver kursist. Vi lavede excellister ud fra vores workdokumenter – og det var ekstremt tidskrævende. I 2011 gik vi fra omkring 100 ansøgere til 400 ansøgere. Det lagde os helt ned administrativt, og vi indså, at vi havde brug for en form for database med et tilhørende system”, siger Mymsan Gallen Martinsson, der er administrator ved adjunktuddannelser ved Stockholms Universitet.
Mira vandt opgaven i 2012 efter en udbudsproces, og efterfølgende gik arbejdet i gang med i fællesskab at udvikle og opbygge et modul til at understøtte arbejdet med adjunktuddannelser.
Fra Excel til CRM
Dalarna Universitet begyndte at samarbejde med Mira et par år senere. De arbejdede også med Word og Excel, før de skiftede til Miras CRM-løsning.
“Min forgænger fik printede kopier af alle kursusansøgninger. Efterhånden som vi modtog flere og flere ansøgninger, indså vi, at vores system var uholdbart, sårbart og ikke særlig gennemsigtigt. Vi havde en studieplan for hver elev, som vi så printede ud og sendte til dem med brev. Det var en meget personophængt måde at gøre det på”, fortæller Anna Karin Fändrik, driftsleder for adjunktuddannelser på Dalarna Universitet.
For at komme væk fra den komplicerede og besværlige arbejdsproces drøftede Anna Karin og hendes kolleger forskellige forslag til løsninger, både interne og eksterne. De rakte ud til kolleger på andre universiteter, og blev på den måde peget i retning af Miras system.
Sparer tid og er gennemsigtigt
Anna Karin fortsætter: “Jeg vil sige, at den største fordel for os er, at systemet sparer os tid og er gennemsigtigt. Det er fx. et stort plus, at alle mailkorrespondancer mellem os og kursister kan tilgås af alle relevante brugere i systemet. Det er også væsentligt nemmere at ændre en studieplan direkte i systemet, som så slår igennem på alle kursisters data. Tidligere skulle vi ændre kursusdata manuelt på hver kursist i et Word-dokument”.
Både Anna Karin og Mymsan sætter pris på, at håndteringen af og kontakten til kursisterne i dag forløber problemfrit. Mymsan ser frem for alt det klare overblik over alle elever som en stor fordel.
“Vi samarbejder med omkring 20 institutioner omkring uddannelserne. Når vi får spørgsmål om,hvor mange studerende, der har søgt et bestemt kursus næste semester, kan vi svare på det med det samme. Det gør det nemmere for alle. Vi ville aldrig have kunnet arbejde, som vi gjorde før med den mængde elever, vi har nu. Vi har bedre overblik i dag”, fortæller hun.
Artiklen blev publiceret første gang den 4.juni 2020 på Miras Blog https://www.mira.se/2020/06/