CRM-system som skapat transparens och bättre överblick

Johan JohannessonBlog, CRM, Uncategorized

Miras CRM-system används flitigt för att kommunicera med bland annat alumner och finansiärer. Att systemet också används för att hantera Vidareutbildning av lärare som saknar lärarexamen (VAL) och Utländska lärares vidareutbildning (ULV) är kanske inte lika känt. Stockholms universitet och Högskolan Dalarna ger oss sina berättelser om större överblick och en mer effektiv arbetsvardag.

– Innan vi började arbeta med Mira hade vi ett separat Word-dokument för varje student inom VAL. Utifrån detta skapade vi Excellistor. Det var oerhört tidsödande. 2011 gick vi från runt 100 till 400 sökande och blev helt nedringda. Då insåg vi att vi behövde någon form av databas med tillhörande system, säger Mymsan Gallen Martinsson, som är handläggare inom VAL på Stockholms universitet.

2012 gjorde Stockholms universitet därför en upphandlingsförfrågan, där avtalet gick till Mira. Tillsammans började de utveckla och bygga upp en VAL/ULV-modul inom Miras CRM-system, som än i dag utgör grunden för denna del av systemet.

Från Excel till CRM
Högskolan Dalarna började samarbeta med Mira några år senare. Även de arbetade med Word och Excel innan de övergick till Miras CRM-lösning.

– Min företrädare hade papperskopior utskrivna från alla studentansökningar. När vi fick allt fler ansökningar insåg vi att vårt system var ohållbart, sårbart och inte särskilt transparent. Vi hade en studieplan för varje student, som vi sedan skrev ut och sände till dem med snigelpost. Hanteringen var också väldigt personberoende, säger Anna Karin Fändrik, verksamhetsledare för VAL på Högskolan Dalarna.

För att komma ifrån den krångliga och tungrodda hanteringen diskuterade Anna Karin och hennes kollegor olika förslag på lösningar, både interna och externa. Kontakter med kollegor som arbetade med VAL på andra lärosäten hjälpte dem framåt och gav dem tips om just Miras system.

Sparar tid och är transparent
– Den största nyttan för vår del skulle jag säga är att systemet sparar tid och är transparent. Att exempelvis all mailkonversation mellan och oss och studenterna är synlig är en stor stryka. Det är också betydligt enklare att ändra någons studieplan direkt i systemet, än att behöva justera i respektive students Word-dokument.

Båda två uppskattar att hanteringen av och kontakten med VAL-studenterna i dag flyter på smidigt. Mymsan Gallen Martinsson ser framför allt den tydliga översikten över alla studenter som en stor fördel.

– Vi samarbetar med ett tjugotal institutioner kring VAL. När någon av dem frågar hur många studenter som har ansökt till en viss kurs nästa termin, så kan vi svara på det direkt, vilket underlättar för alla. Vi hade aldrig kunnat jobba som vi gjorde förr med den mängd studenter som vi har nu. Vi har bättre koll i dag, helt klart, säger hon.