När en alumn registrerar sig gör systemet en rad kontroller på baksidan av systemet för att se vilken status som registreringen ska få. I denna artikel ska vi titta närmare på registreringsprocessen samt gå igenom de olika statusar som existerar i Mira och vad de innebär.
När en alumn registrerar sig undersöker systemet om den inkomna registreringen matchar en redan befintlig personprofil, antingen via e-post eller med hjälp av den information som angavs vid registrering och som är unik för personen, som exempelvis personnummer. Om personen inte matchar någon person i systemet skapar systemet en ny person och fyller på med information som kan hämtas via de olika integrationer som Mira erbjuder (Ladok, FS, Navet etc). Exempel på information som kan hämtas är studieinformation och hemadress.
Efter att systemet antingen matchat med en redan befintlig personprofil eller skapat en ny person görs ytterligare en kontroll för att verifiera vilken alumnstatus som ska sättas på personen. En person får en av följande statusar:
- Godkänd pga registrerad alumn
- Godkänd pga alumn
- Ej godkänd
Godkänd pga registrerad alumn – Alumner som tidigare registrerat sig (har personkategorin “Registrerad alumn”) och gör en ny registrering (uppdaterar sina uppgifter).
Godkänd pga alumn – Denna status kan sättas givet två olika situationer:
- Om vi lyckas matcha på en personprofil som har personkategorin alumn sedan tidigare godkänns registreringen. Vi uppdaterar från det studieadministrativa systemet och personkategorin “Registrerad alumn” sätts på personen.
- Om vi inte matchar en person undersöker vi om det går att skapa en person enligt de regler för att vara alumn som är uppsatta för lärosätet. Om personen matchar dessa regler skapas personen och registreringen godkänns. Personen får då personkategorin “Registrerad alumn”.
Ej godkänd – Denna kategori sätts om vi har lyckats matcha eller skapa en person men denne inte har personkategorierna “Registrerad alumn” eller “Alumn”. Exempelvis har systemet lyckats hitta en person i det studieadministrativa systemet eller en redan existerande person i systemet, men personen uppfyller antingen inte kraven för att vara “Alumn” vid skapandet av personer eller har inte personkategorin “Alumn” om den redan finns i systemet. Det är viktigt att notera att en person som får statusen “Ej godkänd” inte är underkänd eller förbjuden att gå med i nätverket, utan att personen inte uppfyller de kriterier som krävs för att bli automatiskt godkänd. Registreringar som får statusen “Ej godkänd” går till manuell behandling.
En registrerad person kan också få statusen Inkommen. Denna status sätts på alla personer som registrerar sig, innan vi gjort den automatiska kontrollen för att se vilken alumnstatus personen ska ha. Om det blir något tekniskt fel behåller alumnen denna status.
Ej godkänd är en temporär status som ändras efter att en administratör behandlat registreringarna
Vad händer vid manuell behandling?
De flesta alumner kommer att hanteras automatiskt och inte gå till manuell behandling. Antingen är de redan registrerade och uppdaterar sin profil (får då alumnstatus Godkänd pga registrerad alumn) eller så matchar de reglerna som är uppsatta för automatiskt godkännande (får då alumnstatus Godkänd pga alumn). Men de personer som får automatisk status Ej godkänd måste behandlas manuellt av en administratör. När en registrering behandlas så ändras statusen till antingen:
Godkänd manuell – Om en administratör manuellt har behandlat och godkänt ansökan.
eller
Nekad – Om en administratör manuellt har behandlat och nekat ansökan.
Det finns ytterligare en status, Avregistrerad. Denna status är unik eftersom den vare sig sätts av systemet eller av en administratör. Istället sätts den om alumnen själv avregistrerat sig via ett avregistrerat-formulär och i detta kryssat i rutan för “Terminate membership”.