Verksamhetsförlagd utbildning (VFU) är en central del av lärarutbildningarna vid Högskolan Dalarna. När det var dags att ersätta det gamla IT-systemet för VFU-placeringar togs frågan därför på stort allvar. Efter en marknadsundersökning och ett statligt avrop gick uppdraget till Mira, som sjösatte det nya systemet våren 2022.
Högskolan Dalarnas team för VFU firar att projektet är i mål med Mira-tårta. Från vänster; Karin Nordmark, Sofia Walter, Marcus Persson, Matilda Buske och Johan Hedman.
– För oss är det helt nödvändigt att ett sådant här system fungerar. Vi använder det för placering av våra studenter under deras VFU och som underlag för fakturering, säger Karin Nordmark, verksamhetsutvecklare och VFU-samordnare vid Högskolan Dalarna.
– Vi snubblade faktiskt lite över Mira, via ett samtal i fikarummet. Några av våra kollegor, som arbetar med VAL, Vidareutbildning av lärare som saknar lärarexamen, arbetade redan med Mira och de visade oss sin lösning. Den visade sig likna vad vi letade efter, säger Sofia Walter, även hon verksamhetsutvecklare och VFU-samordnare.
Grundlig marknadsundersökning
– Efter samtalet med kollegorna genomförde vi en grundlig marknadsundersökning, där våra kollegors VAL-system var ett av systemen som vi granskade. Vårt främsta krav var att det nya systemet skulle ha en koppling till LADOK, som vårt gamla system saknade. Dessutom ville vi ha ett system som var skräddarsytt för våra behov, säger Karin Nordmark.
Många av de system som Karin, Sofia och de andra i arbetsgruppen tittade på hade fler funktioner än de hade behov av, vilket skulle ge dem en onödigt komplex lösning. Innan beslutet om nytt system togs gjorde de också en genomgång av vilka andra som arbetade med VFU inom Högskolan Dalarna
Hur upplevde ni implementationen av systemet?
– Vi fick väldigt bra hjälp i början, vilket var ovärderligt och mycket uppskattat. Där var många tekniska vändningar som vi aldrig hade kunnat tänka ut själva. Vi uppskattade att Mira vände sig direkt till oss som ska använda systemet. Det kändes att funktionalitet och behov stod i fokus. Utöver bra stöd och en kontinuerlig dialog med Mira hade vi ett bra samarbete internt inom högskolan, säger Sofia.
Stötte ni på några hinder på vägen?
– Att få över all information från det gamla systemet var det svåraste. Det som vi jobbar med nu är att gå igenom de dubbletter som finns i och med migreringen från vår tidigare plattform. Det är innebär ganska mycket arbete men vi ser också fördelar med att få ett helt uppdaterat och funktionellt system när det väl är klart, säger Sofia Walter.
Är det något som har överraskat er positivt?
– Det som förvånat mest är nog att hela processen fungerat så smidigt, faktiskt över all förväntan! Det har verkligen känts att allt har styrts av våra behov, säger Karin Nordmark.
Vilka är systemets största vinster?
– Det är att vi kan minska mycket av den handpåläggning vi hade förut. Det gör att vi spar mycket tid! Vi har inte börjat använda systemet för fakturering än, men vi tror att även den delen kommer att vara enklare än i vårt förra system, säger Karin Nordmark.
– Jag är helt ny i detta och kan inte jämföra med det gamla systemet, men måste säga att jag tycker att systemet är väldigt användarvänligt. Det är lätt att sätta sig in i. Jag är lärare och har arbetat i många system, men det är här riktigt verklighetsnära, säger Marcus Persson, VFU-handläggare.
Hur använder ni den tid ni ”sparat in”?
– Den använder vi framför allt till verksamhetsutveckling och kvalitetshöjande arbete. VFU är en central del inom lärarutbildningen. Därför innebär ökad kvalitet inom VFU också ökad kvalitet för hela lärarutbildningen, säger Sofia Walter.
Kan även externa aktörer använda systemet?
Den funktionen har vi tillsammans utvecklat, men har ännu inte börjat använda. Vi vet att de skolor vi samarbetar med har ett stort behov av det. Framåt ska personalen ute på skolorna själva kunna gå in i systemet och hitta vad de söker, i stället för att vara hänvisade till att kontakta oss med sina frågor. Det gör att de kan ”äga” frågan och systemet mer, säger Sofia Walter.
Hur fungerade detta innan?
– Det gick att logga in externt även i det förra systemet. Men i och med att det saknades koppling till LADOK så var funktionen och informationen begränsad, säger Karin Nordmark.
– Jag skulle säga att det nya systemet även kommer att ge oss en ekonomisk besparing, eftersom vi kommer att kunna vara mer exakta när vi betalar ut pengar till våra skolor. I stället för att bläddra i listor och jämföra med LADOK kommer vi att ha klart bättre kontroll. Det kommer att spara mycket pengar. Skattemedel ska användas till rätt saker och att vi nu har ett effektivt system ger oss bättre möjligheter att göra det, säger Sofia Walter.
Hur vill ni utveckla systemet framöver?
– Vi för diskussioner internt om att kunna utveckla en slags digital student-portfolio. Det tror vi kommer att höja kvaliteten för alla. Det skulle vara till stor nytta om vi tillsammans kan utveckla en miljö där såväl studenter som handledare och kurslärare kan följa utvecklingen genom hela studietiden, med både kommentarer från studenter och utlåtanden från handledare, avslutar Sofia Walter.