Upphandlarens roll – förstå verksamheten och ställa kritiska frågor

Johan JohannessonUncategorized

Vad avgör om direktupphandling, öppen upphandling eller statligt avrop är rätt väg att gå? Matilda Buske, upphandlingsansvarig vid Högskolan Dalarna, berättar hur de gick till väga när de upphandlade ett nytt it-system till lärarutbildningens verksamhetsförlagda utbildning, VFU.

Matilda Buske arbetar som upphandlingsansvarig på Högskolan dalarna. Foto: Anders Gårdestig.

Behovet av ett nytt system för lärarutbildningens hantering av studenters praktikplatser dök upp våren 2021. Då aviserade leverantören bakom det dåvarande systemet att det skulle upphöra vid årets slut. En ny lösning behövde därmed letas upp och det ganska omgående. Frågan var bara hur Högskolan Dalarna skulle gå till väga.

Ganska snart formades en arbetsgrupp med uppgift att lösa frågan. I gruppen ingick två ansvariga från lärarutbildningen (Sofia Walter och Karin Nordmark), en systemförvaltare från Avdelningen för studentservice (Johan Hedman) och Matilda Buske, som alltså är upphandlingsansvarig vid Högskolan Dalarna. Ett tydligt krav på det nya systemet var att det skulle ha en integration med Ladok, det nationella studiedokumentationssystemet, för att bespara högskolans personal från administrativt arbete.

– Vi inledde med att göra en marknadsundersökning. Karin, Sofia och Johan var i kontakt med flera leverantörer och samtalade med kollegor hos oss och på andra lärosäten. Undersökningen gav oss en insikt om marknadens leverantörer och system samt fick oss att förstå vilka krav vi skulle ställa på det nya systemet, berättar Matilda Buske.

Förstå verksamheten
Matildas roll som upphandlare blir ofta att förstå den aktuella verksamheten, ställa kritiska frågor, bidra med sin upphandlingskunskap och driva processen framåt. Efter marknadsundersökningen frågade hon Sofia och Karin vad det nya systemet fick och kunde kosta. En fråga vars svar spelar en avgörande roll för om en direktupphandling är möjlig eller inte.

– Min erfarenhet är att den här typen av inköp och processer ofta tar längre tid och kostar mer än man tror. Att göra en direktupphandling som riskerade att överstiga den tillåtna gränsen för upphandlingsformen kändes därför inte som en bra väg att gå. Skulle vi göra detta så skulle vi göra det ordentligt, säger Matilda.

Högskolan Dalarna bestämde sig för att göra ett avrop från ett statligt ramavtal, i stället för en upphandling. Ett viktigt skäl till detta var att flera av de leverantörer som levde upp till högskolans krav på det nya systemet fanns med som ramavtalsleverantörer eller underleverantörer. Matilda och hennes team ansåg också att det fanns tid att vinna genom att använda de statliga avtalsmallarna, jämfört med att skapa en egen upphandling och därmed behöva formulera egna avtal.

Trygghet med statligt avtal
– En annan stor fördel med att välja ett statligt ramavtal är den trygghet det ger. Kammarkollegiet, som står bakom detta, har stor kunnighet inom både it och juridik, säger Matilda.

Sommaren 2021 bestämde sig Matilda och arbetsgruppen för att ta fram ett avropsdokument. Det fanns tid att göra det, men inte jättemycket tid. Arbetsgruppen enades om att det skulle vara värt att lägga tid på att få fram ett bra och tydligt avtalsunderlag. För allas skull.

– Det finns en stor vinning i att göra ett ordentligt förarbete, det vill säga att arbeta igenom alla arbetsprocesser, önskemål och krav. Det kommer att löna sig för oss under utvecklingen och implementeringen av systemet. Förarbetet har gjort att vi vet tydligt vad vi vill ha och varför.

Avtal med Mira
I november 2021 gjorde Högskolan Dalarna sitt avrop bland de statliga leverantörerna. Och till årsskiftet 2021/2022 skrevs ett avtal med Mira Networks via KnowIT, som alltså vann avropet.

– Vi valde KnowIT, indirekt Mira, för att anbudet och företaget uppfyllde våra ställda ska-krav. Vi fick in ett väldigt bra anbud. Vi bad dem om ett förtydligande som vi fick ett tydligt svar på. Så vi känner oss väldigt nöjda. Våren 2022 utvecklas systemet och planen är att sjösätta det i april, säger Matilda Buske.

Vilka var processens utmaningar?
– En avgörande fråga är om man ska ändra sina it-system efter verksamheten eller ändra verksamheten efter it-systemen? Det vill säga: Skulle vi köpa ett befintligt system och anpassa oss efter det? Eller skulle vi anpassa ett befintligt system efter våra önskemål? Efter vår marknadsundersökning insåg vi att det inte fanns något system som helt och hållet uppfyllde våra behov. I avropet ställde vi därför frågan om leverantörens system uppfyllde våra krav eller inte. Och om systemet inte gjorde det bad vi anbudsgivaren att uppskatta hur mycket tid det skulle ta att utveckla systemet för att kraven skulle kunna uppfyllas.

Matildas tips för att upphandla it-system:

  1. Börja i god tid!
  2. Var noggrann, både med marknadsundersökning och med avtalets förarbete.
  3. Tänk noga igenom er verksamhet och era arbetsprocesser. Det förenklar och förkortar utförandefasen.
  4. Skapa ett bra samarbete och en tydlig dialog inom organisationen, mellan exempelvis verksamhetsansvarig, specialister och upphandlare.
  5. Samarbetet är extra viktigt inom arbetsgruppen, där det är önskvärt att alla funktioner har respekt för varandras behov och kompetens.
  6. Ta höjd för att såväl upphandling som utveckling och implementering av ett nytt system tar längre tid än du tror.

 

Text av: Lotta Solding