Den 14 april ägde Alumnträffen 2021 rum; ett virtuellt och helt nyskapat evenemang som arrangerades av fyra finlandssvenska lärosäten. För idé och genomförande stod fyra alumnansvariga som är nöjda med att ha stärkt både sitt eget och alumnernas nätverk. Nu ser de fram emot Alumnträffen 2022.
Tillsammans anordnade Bella Alén, Mira Aarnivuo, Ingela Ollas och Mia Ingman ett gemensamt alumnevenemang som gav mersmak.
Att vara ansvarig för alumnrelationer är ofta lite av ett ensamjobb, åtminstone på mindre lärosäten. Just så ser vardagen ut för de som arrangerat Alumnsträffen: Mia Ingman på Arcada, Ingela Ollas på Åbo Akademi, Mira Aarnivuo på Hanken och Bella Alén på Yrkeshögskolan Novia.
Bella Alén tar oss tillbaka till sommaren 2020, då hon var ganska ny på sitt jobb:
– I ett samtal med Mia undrade jag hur de tog sig an alumnarbetet på Arcada under pandemin. Jag föreslog att vi kanske skulle göra något tillsammans och då kopplade hon in även Mira på Hanken och Ingela på Åbo Akademi.
– Våra fyra lärosäten har i många fall samma alumner. Istället för att slåss om dem arbetar vi efter devisen att vi är starkare tillsammans. Ett av målen för evenemanget var att öka alumnernas professionella nätverk, säger Mia Ingman.
Mira Aarnivuo flikar in:
– Det har varit ett underbart samarbete! Vi är alla i grunden ganska självständigt ansvariga i vår roll, men vi arbetar med samma frågor och ställs ofta inför liknande utmaningar. Därför visste alla vad som krävdes när vi drog igång och det var lätt att dela upp arbetsuppgifter. Vi var helt eniga om hur processen skulle se ut.
Förstår varandra
– Det som förenar oss utöver språket är att de finlandssvenska universiteten är klart mindre än de finska. Det gör att vi förstår varandra bättre, säger Ingela Ollas på Åbo Akademi.
– Vi ville ha en wow-effekt och det känns det som att vi har fått. Vi har visat att man kan göra evenemang mellan lärosätena, summerar Bella Alén.
Samarbetet fungerade med andra ord mer än väl mellan de fyra arrangörerna. Hur gick då själva evenemanget? Över förväntan är det korta svaret. Cirka 800 personer deltog, från hela världen. Vilket inte hade varit möjligt om evenemanget hade krävt fysisk närvaro. Responsen har varit mycket positivt, både från deltagarna och från ledningarna på de fyra lärosätena.
Att evenemanget skulle genomföras virtuellt stod klart från start. Förhoppningen var att kunna ha alla talare närvarande i studion på Arcada. Hårda restriktioner gjorde till sist att endast programledaren och huvudtalaren fick vara på plats. Panelen (som bestod av en alumn från respektive lärosäte) och övriga talare deltog virtuellt och hela evenemanget livesändes.
Föreläsning på finlandssvenska
– Att får göra och höra ett sådant här evenemang på sitt eget modersmål är ovanligt. Istället för att höra en föreläsning på finska eller engelska gav vi en på finlandssvenska. Rubriken var: Att leda i förändring, säger Bella Alén.
– Det är unikt! Både att evenemanget var finlandssvenskt och att vi lyfte fram alumnverksamhet som vi gjorde. Att vi fört samman våra skolor är historiskt, säger Mira Aarnivuo.
Samtidigt som arrangörerna vill lyfta det finlandssvenska betonar de att de avstod från att kalla evenemanget för en finlandssvensk alumnträff.
– Det finlandssvenska är en drivkraft hos oss, men vi ville inte vara exkluderande. Alla var självklart välkomna. Vi ville starta lite mindre den här första gången, så vi började med våra fyra lärosäten. Men vi utesluter inte att vi kan engagera fler framöver, säger Ingela Ollas.
Finns det något ni vill göra annorlunda nästa år?
– Vi skulle önska oss större synlighet i pressen. Jag tror vi behöver vara flitigare med att ringa runt till tidningarna, säger Bella Alén.
– Vi behöver också fundera över formatet. Att göra ett hybridevenemang är svårt för att man måste förhålla sig både till både en digital och en närvarande publik. Men jag tror inte vi vill släppa det digitala, för då tappar vi de alumner som deltar från andra länder, säger Ingela Ollas.
De enas dock om att de nu kan rida på en våg. Det gick bra 2021, nu borde det bli lättare att lyckas 2022. De har ett format att jobba vidare på samtidigt som publiken minns ett lyckat evenemang från året innan.
– Nu finns det en viss förväntning. Nu går det inte att backa, säger Mira Aarnivuo.
Stärkt alumnverksamhet
De tror också att alumnarbetet på det fyra lärosätena har stärkts av evenemanget. Något som förhoppningsvis även spiller över på andra verksamheter.
– Det ultimata syftet är att alumnarbetet ska gynna universitetet i stort, säger Ingela Ollas.
– Alumner är levande marknadsförare. De är den absolut bästa marknadsföringen och är något som inte går att köpa för pengar, säger Bella Alén.
– Relationshantering är ett långsiktigt arbete som tar tid. Det handlar om att skapa ett emotionellt band och en livslång relation med alumnerna samt att inte ge upp, säger Mia Ingman.
– Jag håller med! Detta är ett så roligt och mångsidigt jobb att ägna sig åt, avslutar Mira Aarnivuo.