Så här sätter du upp ditt registreringsformulär och kommer igång med alumnarbetet

Johan JohannessonAlumni Relationer, Alumni Relations, Blog, Externa Relationer

De flesta lärosäten i Norden arbetar idag med alumnverksamhet i någon form. Vi har tidigare tittat på vilka olika modeller som finns för att definiera vem som är alumn. Det naturliga steget att ta när man definierat sin alumngrupp är att börja arbetet med att skapa relationer med sina alumner. Men hur gör man det på bästa sätt? En bra start är att uppmana sina alumner att registrera sig i alumnnätverket.

Oavsett vilken typ alumnnätverk man använder sig av är det en god idé att aktivt försöka få alumnerna att registrera sig. Det finns flera goda anledningar att göra så och några av de vi oftast hör är att…

… det är viktigt att hålla kontaktuppgifter till alumner uppdaterade och giltiga. Om man vill nå ut med nyhetsbrev, evenemangsinbjudningar, mentorskapsplatser eller andra erbjudanden måste man också se till att säkert kunna nå sina alumner

… det är ett sätt att samla in information om vilken relation alumnerna vill ha med lärosätet. Vilken typ av erbjudanden är alumnerna intresserade av och hur vill de ge tillbaka? Vill de vara ambassadörer? Vill de hjälpa till att förbättra utbildningen de gick på?

… det är ett sätt att identifiera och de alumner som är mer intresserade att ha en relation med lärosätet än genomsnittet. Alumner översköljs dagligen av erbjudanden och de som tar sig tid att registrera sig är sannolikt också de som är mer intresserade att än den genomsnittlige alumnen.

En annan fråga att ta ställning till är hur man vill verifiera att man får in korrekt kontakt- och studieinformation i sitt system. I Norden har vi till skillnad från många andra länder fördelen att ha centraliserade studieadministrativa system (Ladok, FS, Oodi) som registrerar studieresultat och även ofta adresser. Många lärosäten drar nytta av detta och integrerar med dessa för att automatiskt hämta alumnernas utbildningsinformation och adressuppgifter vid registreringsprocessen. Andra sätt verifiera alumner är att regelbundet göra importer via filer eller manuellt korsreferera alumnerna direkt mot studieadministrativa systemet vid registrering. Oavsett vilket sätt man använder är det en stor fördel att på något sätt hämta studiedata från en verifierad källa eftersom det medför att det också strukturerat går att söka efter i alumnsystemet.

Så du har identifierat din målgrupp, har skapat ditt marknadsföringsmaterial och är redo att sparka igång kampanjen för att få dina alumner att registrera sig. Då börjar det bli dags att fundera över hur ditt registreringsformulär ska se ut, vad du ska fråga efter och vilka erbjudanden du ska ge dina alumner. Ofta är det en god idé att samla in intresseanmälningar för nyhetsbrev, mentorskapsprogram, vidareutbildningar och deltagande i alumnporträtt samt kontaktuppgifter för att kunna nå ut till dem. De flesta alumnlösningar låter lärosäten själva i viss mån designa hur registreringssidan ska se ut och bestämma vilken information de vill samla in. Data som vi samlat in från våra system visar att det ofta dröjer ett tag innan alumnerna uppdaterar sin profil när de väl registrerat sig första gången så det är rätt viktigt att försöka maximera värdet av registreringstillfället genom att utforma formuläret så man säkert får in den information du behöver.

När kampanjen väl är igång och registreringarna börjar trilla in blir det ännu mer komplext! Nu måste man som alumnadministratör dels fortsätta se till att få in registreringar i systemet, dels utveckla relationen med de alumner som redan registrerat sig.  Ett sätt att hålla koll på de olika alumngrupperna och skapa en grundläggande segmentering  är att använda sig av Alumni Engagement Level- modellen. Denna modell kategoriserar alumnerna på hur aktiva de är. 

a) Potentiella (alla levande alumner från lärosätet)

b) Identifierade (är identifierad som alumn)

c)Kontaktbara (har kontaktuppgifter som inte är markerade som olevererbara)

d) Intresserade/Registrerade (har aktivt registrerat sig, visat intresse att vara en del av alumnverksamheten)

e) Aktiv (exv deltar evenemang för alumner eller engagerar sig på annat sätt)

f) Stödjande (har bidragit med sin tid)

I grunden har man alla potentiella alumner vilket är alla som någonsin tagit examen från lärosätet. Nästa nivå är Identifierade och är de  som man identifierat som alumner. Sedan följer ett antal nivåer och avslutas med Stödjande som är då alumnerna aktivt ger tillbaks till lärosätet på något sätt. En av poängerna med modellen är att den ger en snabb överblick över vilken typ av information som ska gå ut till de olika grupperna. Exempelvis skickas uppmaningar att registrera sig i nätverket till alumnerna i Kontaktbara-gruppen, men inte till övriga grupper. Sedan är det såklart viktigt att utöver dessa grupperingar även segmentera och nå ut till sina alumner baserat även på andra parametrar som exempelvis prenumerationer, intressen och utbildningar. 

Summering och fem tips för  att komma igång

Att bara samla alumnregistreringar ger inte så väldigt mycket av värde för ett lärosäte. Det är först när man vet vilka alumnerna är, vad de vill ha ut av relationen, vad de vill ge tillbaks och hur de vill engagera sig som det kan utvecklas till en relation som både alumnen och ditt lärosäte har nytta av. För att 

  1. Fundera igenom vilka erbjudanden du har till dina alumner och hur du vill att de ska engagera sig. 
  2. Utforma ditt registreringsformulär så det är enkelt för alumnen att fylla i och samtidigt ger dig den information du behöver. Om du automatiskt kan hämta studieinformation och/eller adresser från andra system är det en stor fördel. 
  3. Ta inte med engagemang eller aktiviteter som du inte kan följa upp. Om du inte planerar bedriva mentorsprogram, fråga då inte heller alumnerna om de vill bli mentorer. Det sätter förväntningar som riskerar vändas till besvikelse
  4. Hitta ett sätt att segmentera alumnerna så att du kan skräddarsy dina erbjudanden till rätt målgrupp, exempelvis enligt modellen för Alumni Engagement ovan. Det är såklart också viktigt att enkelt kunna hitta alla alumner som valt att engagera sig inom en viss aktivitet, exempelvis alla som vill bli mentorer
  5. Skapa både en kortsiktig och långsiktig plan för arbetet med att rekrytera och utveckla relationen med alumnerna. Ju längre ni kommer desto fler segment och grupper måste man arbeta med.