Miras evenemangsmodul är utmärkt för att skapa och hantera evenemang men används även av våra kunder för att förbättra datakvaliteten i sina databaser som vi skrivit om tidigare. Evenemangsmodulen är ett kraftfullt verktyg men i och med att det har så många olika features och funktioner kan det vara svårt att veta exakt hur man ska göra för att få ut maximalt värde ur sina evenemang. Denna artikel är tänkt som en guide för hur man skapar evenemang i Miras system och är första delen av två. I del två kommer vi visa hur man arbetar med inkomna anmälningar.
Det första steget när man skapar ett evenemang är att fylla i grunddata för evenemanget. Här anges vad evenemanget ska heta, vilket datum det ska hållas, vilka tidpunkter evenemanget ska hållas mellan och vilket/vilka språk anmälningssidan ska vara på.
Steg 1. Skapa grunddata för evenemanget.
På bilden ovan visas hur det kan se ut när en administratör fyllt i första steget i att skapa ett evenemang. Evenemanget ska vara på svenska och på engelska, d v s evenemanget har två olika anmälningssidor på de olika språken, och heter Johans alumnevenemang på den svenska anmälningssidan och Johans’ alumni event på den engelska anmälningssidan. Vidare kan vi se att det kommer att hållas den 28:e februari klockan 14.00 i Aulan och att det tillhör samverkanskategorin “Alumni”. Samverkanskategorier är ett sätt att gruppera ihop evenemang så att man internt vet vilken avdelning som skapat och arbetar med evenemanget.
När en administratör fyllt i grunddata är det dags att skapa själva anmälningsformuläret. I utgångsläget är vissa fält redan skapade. Dessa är obligatoriska och inkluderas i alla evenemang och är kritiska för att personer ska kunna anmäla sig. Vanligtvis är det fälten förnamn, efternamn, e-postadress och företag/organisation som är de obligatoriska fälten i våra system, men det kan variera från system till system beroende på hur systemet är konfigurerat. De obligatoriska fälten är startpunkten för anmälningsformuläret. Sedan bygger man själv på med ytterligare fält för att skapa sitt formulär.
Steg två är att skapa sitt anmälningsformulär
På bilden ovan visas ett exempel på anmälningsformulär. De tre första fälten, förnamn, efternamn och e-post är obligatoriska och går inte att redigera. De andra tre fälten kan tas bort eller redigeras. De fyra första fälten är dessutom obligatoriska för den som anmäler sig att fylla i. Det markeras i systemet av den röda stjärnan före fältnamnet. Eftersom vårt evenemang ska ha både en svensk och en engelsk anmälningssida finns fälttexten både på svenska och engelska i översiktsvyn. Om en administratör skapar ytterligare ett anmälningsfält måste fälttext och eventuella alternativ fyllas ut både på svenska och på engelska. Pilarna längst till höger används för att ändra ordning på de olika anmälningsfälten.
För att lägga till ytterligare ett fält till anmälningsformuläret använder man verktyget till vänster om formuläret. Där väljer först administratören vilken typ av fält som ska användas (textfält, drop-down, kryssrutor etc) och sedan skapas fältet genom att fälttext och eventuell ytterligare information läggs till av administratören innan fältet läggs till i listan.
En fråga vi ofta får är vad ikonen av en liten gubbe, som finns jämte fälttypen, betyder. Den ikonen betyder att fältet är ett personfält och kan synkas med den information som finns på en person i databasen alternativt kan användas för att skapa en ny person. Läs mer om hur man synkar persondata eller lägger till nya personer i systemet via evenemang här.
När administratören skapat anmälningsformuläret är grunden för evenemanget skapat i systemet och det som är kvar för att göra innan man kan börja marknadsföra sitt evenemang är att skapa texter på anmälningssidan samt sätta upp regler för anmälningarna (exempelvis hur många platser evenemanget har och mellan vilka datum anmälningssidan ska vara öppen)
Evenemanget är skapat! Nu ska vi bara sätta upp anmälningsregler
Bilden ovan visar den översiktsvy som visas när en administratör skapat anmälningsformuläret och sparat evenemanget. I denna vyn kan man snabbt få en överblick över evenemanget och se hur många som anmält sig. Överiktsvyn är den första av fem flikar och om en administratör vill ändra på något av de grunddata eller några av anmälningsfälten görs det på flikarna “Redigera” respektive “Anmälningsfält”. Fliken “Anmälningar” och de tre verktygen längst upp till höger på sidan kommer vi diskutera i andra delen av denna guide. Det vi vill göra nu är arbeta med själva anmälningssidan och för att göra det klickar vi på fliken “Anmälningssida”.
Fliken “Anmälningssida” består av tre delar. Den första delen består av att sätta upp vilka regler som gäller för evenemanget. Det kan exempelvis handla om att sätta upp regler för när anmälningssidan ska öppna eller om man ska tillåta att en person som anmäler sig även kan anmäla ytterligare deltagare.
Översiktssida med möjlighet att redigera evenemanget
Grafisk form anger vilken designmall som ska användas för evenemanget. Om evenemangsmodulen används av flera olika avdelningar kan det finnas behov av olika grafiska profiler beroende på vem som anordnar evenemanget. De olika alternativen som finns listas i drop-downmenyn. Oftast finns det bara ett eller två alternativ att välja mellan. Max antal anmälningar bestämmer hur många personer som kan anmäla sig till evenemanget innan anmälningssidan stänger. En administratör väljer själv mellan vilka datum och klockslag en anmälningssida ska vara öppen. Detta anges i de två sista raderna i vänsterkolumnen.
I högerkolumnen finns ytterligare tillval för evenemanget. De två första kryssrutorna aktivera anmälningssidorna i portal respektive publikt. Om man inte använder sig av portal finns inte heller valet att publicera anmälningssida i portal. Om inga av dessa kryssrutor är ikryssade går det inte att anmäla sig oavsett om anmälningssidan skulle varit öppen eller inte. Om den tredje kryssrutan “Tillåt anmälan av ytterligare deltagare” i ikryssad kan en person som anmäler sig även anmäla en eller flera medföljare. Evenemangsadministratören väljer hur många medföljare som ska tillåtas. Den fjärde kryssrutan bestämmer vilken status deltagare som anmäler sig ska få. Defaultläget är att alla som anmäler sig får status “Anmäld”. Om denna ruta är ikryssad får deltagarna istället automatiskt statusen “Bekräftad”. Vi kommer prata mer om olika statusar i del två av denna guide. Om femte kryssrutan är ifyllt kommer alla deltagare som har status “Bekräftad” att visas upp på anmälningssidan. Detta sker dock inte automatiskt utan personen måste själv godkänna att listas i samband med anmälan. Notera att om både fjärde och femte kryssrutan är ifyllda kommer alla som anmäler sig visas på anmälningssidan (givet att de godkänner att visas upp).
Den andra delen består av att ange rubrik på anmälningssidan samt skriva texter som finns på anmälningssidan, på bekräftelsesidan (den sida som visas när personen skickat in sin anmälan) och den sida som visas när anmälningssidan är stängd.
Ingress? Vad menas med detta? Jo, det är den text som kommer innan anmälningsfälten
Bilden ovan visar det första av de tre identiska textytorna som man kan fylla i samt möjligheten att välja namn på sin anmälningssida. Default är evenemangsnamnet ifyllt som namn på anmälningssidan vilket innebär att om inte administratören gör något alls kommer anmälningssidan heta samma sak som evenemanget heter. I vårt exempelevenemang skulle evenemanget heta “Johans Alumnevenemang”.
Den första textytan visar den text som visas på anmälningssidan tillsammans med de anmälningsfält vi skapade tidigare. Viktigt att tänka på är att allt man skriver här kommer visas före anmälningsfälten visas och det finns idag ingen möjlighet att lägga till ytterligare information efter anmälningsfälten. I denna textyta kan man skriva fritt kring evenemanget och det går även att infoga bilder som kommer synas på anmälningssidan. Det finns default lite information kring evenemanget som man antingen kan behålla, ta bort helt eller redigera.
Den andra textytan visar den text som visas när en deltagare skickat in sin anmälan och den tredje textytan visar vad som står på sidan om en person går dit när anmälningssidan av någon anledning är stängd. Båda dessa textytor är till sin funktion identiska med den första.
Om man har ett tvåspråkigt evenemang måste man skriva texter på båda språken då det är två separata anmälningssidor. I bildexemplet ovan har vi skapat ett tvåspråkigt (svenska och engelska) evenemang vilket innebär att vi måste skapa dubbla texter i alla tre textytorna.
Den sista delen av anmälningssidan handlar om det bekräftelsemail man kan välja att skicka när deltagarna skickat in sin anmälan. Längst ner finns en kryssruta som heter”Skicka bekräftelse via e-post”. Markerar man den får man möjlighet att editera mailet som skickas.
Sista steget! Fixa bekräftelsemailet
Första steget är att bestämma vilken avsändaradress som bekräftelsemailet ska ha. Defaultavsändare är den e-postadress som är kopplad till systemet, men det går att ersätta med valfri adress. Nästa steg är att bestämma om man vill få en kopia av alla deltagares anmälan (med iCal-fil) skickad till antingen sig själv eller någon annan person. Om man vill detta fyller man i mottagarens e-postadress i fältet “Skicka en kopia…”.
Sedan är det dags att sätta upp själva mailet. Administratören kan ange ett alternativt e-postämne (rubrik i bekräftelsemailet) istället för det som är default. Det går också att ange vilken e-postmall som ska användas för bekräftelsemailet. Precis som när man valde vilken grafisk profil anmälningssidan skulle ha beroende på vilken avdelning som anordnar evenemanget kan man använda sig av olika e-postmallar. De flesta av våra system har en eller två mallar att välja mellan. Om man önskar fler mallar går de att beställa av Mira. Sista steget är att bestämma innehållet i bekräftelsemailet. Här finns en default-text som kan editeras, raderas eller användas rakt av.
När det gäller bekräftelsemailet finns det två viktiga saker att tänka på. För det första är det inte rekommenderat att ta bort den rad som innehåller ##UnregisterLink”##. Detta är en länk i mailet som enkelt låter deltagaren avanmäla sig från evenemanget. För det andra kommer alltid de uppgifter den som anmälde sig angav alltid listas i mailet. .Det är därför default-texten avslutas lite abrupt med “Detta är informationen du angav i din anmälan”. Oavsett hur man ändrar om texten i mailet kommer detta listas i utgående bekräftelsemail.
Nu har vi skapat ett evenemang från grunden. Vi har fyllt i grunddata, skapat anmälningsfält och till slut skapat en anmälningssida. I nästa del kommer vi titta närmare på hur vi arbetar med anmälningar.