När Örebro universitet behövde byta systemstöd för hanteringen av verksamhetsförlagd utbildning (VFU) föll valet på Mira CRM. Vi satte oss ner med projektledare Elisabeth Miles för att höra hur projektet har utvecklats.
Vad är viktigast när man ger sig in i ett så omfattande förändringsarbete?
– Det handlar inte bara om att byta system, utan om att driva ett verkligt förändringsarbete – både på den tekniska sidan med nytt systemstöd, men framför allt på den mjuka sidan med nya arbetssätt och processer, förändrade attityder och kultur.
– Under samarbetet med Mira Network har det varit ovärderligt att känna oss lyssnade på – och det har vi verkligen gjort. Mira Network har varit måna om att förstå vår verklighet och de utmaningar vi står inför. Vi är inte riktigt i mål än, men det närmar sig. Det här är inte ett system som trycks på oss. Vi har fått vara delaktiga och påverka hur det ska fungera i praktiken.
Vad har varit mest positivt hittills?
– Att ni har tagit till er av feedback längs vägen. Efter första workshopen, som inte riktigt landade väl, blev det en tydlig förbättring redan till andra. Och den tredje var riktigt bra, där kände vi att vi var på rätt väg.
Vad fokuserar ni på just nu?
– Vi siktar på skarp drift i höst, och inför det behöver vi ha koll på vad som återstår – både från vår sida och från Mira Network. En viktig pusselbit just nu är hur informationen till studenterna ska hanteras i systemet, och hur våra externa verksamheter på bästa sätt får ta del av den. När vi landar det kommer mycket annat också att falla på plats.
Hur ser ni på framtiden med systemet?
– Vi ser verkligen potentialen. Det här är ett system som kommer att förenkla både administration och samordning, särskilt när vi nu får stöd för hela processen. Vi tror att det kommer göra stor skillnad för både oss och våra externa samarbetspartner.
Har ni haft några särskilda utmaningar?
– För våra externa samarbetspartners innebär det här också en betydande förändring. Vi är väl medvetna om att det kommer att kräva både stöd och tydlig kommunikation – och det är något vi aktivt planerar för. Våra största externa aktörer, Örebro kommun och Region Örebro län, kommer i sin tur att behöva anpassa sina arbetssätt och rutiner. Vårt mål är att övergången ska bli så smidig och välfungerande som möjligt för alla parter.
Vad betyder det för er att andra lärosäten också använder Mira CRM för VFU?
– Det skapar både trygghet och styrka. Vi vet att vi inte står ensamma, utan är en del av en större gemenskap där vi kan utvecklas tillsammans och ta del av andras erfarenheter. När flera universitet använder samma system kan vi lära av varandra, och Mira kan vidareutveckla lösningen utifrån en bredare grund. Det ger ett system som är i ständig utveckling och förankrat i verkliga behov – det ser vi som en stor fördel.
Tack för att du tog dig tid att dela med dig!
– Tack själva – vi ser fram emot att fortsätta det här samarbetet!