Det kan være en lang og besværlig rejse at udskifte et gammelt CRM-system med et mere moderne. Det kan Pernilla Riben, IT-underviser ved Uppsala Universitet, skrive under på. Alligevel er hun meget tilfreds.
“Jeg er glad for det nye modul til efteruddannelsesområdet, faktisk meget glad! Det har været udfordrende, at den samlede proces har trukket ud. Til gengæld har vi overvejet vores løsninger grundigt, og vi har været tvunget til at anskue vores problemstillinger fra forskellige vinkler. I dag føles det godt at kunne høste frugterne fra det, vi har skabt,” fortæller Pernilla Riben.
Sådan beskriver hun projektet i foråret 2021. Men for at forstå helheden og få et indblik i hendes og hendes kollegers rejse, skal vi lidt tilbage i tid.
Samarbejde med Mira siden 2010
Uppsala Universitet har været tidligt ude, og har arbejdet med efteruddannelse i mere end 35 år. I 2010 begyndte Uppsala Universitet at samarbejde med Mira omkring systemunderstøttelse af universitetets efteruddannelsesaktiviteter, og til at starte med understøttede Mira også alumne- og fundraisingområdet.
“Miras tidligere grænseflade dækkede ikke alles behov, og vi var nok lidt for tidligt på færde ift. at bruge en fælles løsning på universitetet. Alumneområdet og fundrasingområdet skiftede systemer, mens vi blev på Miras platform. I 2017 følte vi, at vi trængte til noget nyt og begyndte at diskutere spørgsmålet internt. En organisationsomlægning betød dog, at diskussionerne varede i omkring to år, og i mellemtiden har vi lappet på vores løsning fra 2010,” siger Pernilla Riben.
I 2019 sendte Uppsala Universitet et udbud ud omkring en samlet CRM-løsning for universitetet.
“Mira bød på alle dele af vores udbud, og vi valgte derfor at arbejde videre med dem. Bagefter skulle vi tage stilling til, hvorvidt vi ville have Mira til at udvikle det nye modul til efteruddannelse på egen hånd, eller vi skulle være med i udviklingen. Og selvfølgelig ville vi påvirke udviklingen,” siger Pernilla Riben.
Fælles udviklingsarbejde
Næsten hele 2020 er blevet brugt på udviklingsarbejde, og samarbejdet mellem Uppsala Universitet og Mira har været tæt. Pernilla Riben har været projektleder fra universitetets side, og havde i indkøbsfasen god gavn af at have en indkøber knyttet til projektet. Universitetet nedsatte en projektgruppe ifm. projektet, for at kunne afdække så mange ønsker og behov som muligt, og der har løbende været afholdt møder og workshops med Mira for at sikre enighed og fremgang i projektet. Systemet havde premiere i februar 2021.
“Vi var ikke færdige med det hele, men vi havde brug for at åbne op for ansøgninger til efterårets efteruddannelse,” fortæller Pernilla Riben.
Pernilla taler om CRM-systemet som “vores institutionelle hukommelse”. Med det mener hun, at systemet er let at forstå, og at det anvendes af alle i afdelingen. Alle kan se alt lige fra kursisternes kontaktoplysninger til samarbejdspartnere, eksterne undervisere og mailkorrespondancer. Systemet giver medarbejderne mulighed for at styre deres pipeline af henvendelser, afgivne tilbud, aftaler og budgetoverblik.
“Man kan sige, at vi er gået fra at have et produktsystem til i dag at have et ledelsessystem, hvor alle kan se alt,” siger Pernilla Riben.
5 hurtige til Pernilla Riben
Hvad er de største fordele ved systemet?
“At have alt samlet i et enkelt system er den største gevinst. Det betyder, at vi kan udfase andre systemer, fx. et som vi har brugt til at udsende nyhedsbreve. En stor forskel fra tidligere er også, at vi har fået en markant bedre deltagerstyring, blandt andet via fleksible tilmeldingsskemaer, hvor vi kan stille forskellige målrettede spørgsmål.
Hvilken værdi skaber det nye system for dig?
“At have alt samlet giver os kortere processer. Vi arbejder mere kommercielt nu, og se vores indkomst tættere knyttet til hver enkelt uddannelse. Vi kan nemmere se, hvad der kommer ind og kan dermed være mere proaktive overfor vores kunder. Vi er træffer mere kvalificerede beslutninger ifm. markedsføring, og når nu de rigtige målgrupper.
Hvilke udfordringer har I haft?
“Vores nye system kan mere. Og det er på mange måder godt, men kræver, at vi er enige om bestemte begreber og måder at arbejde på. Den første tid har det nok krævet, at vi “uddanner” brugerne lidt.
Er der noget, du gerne ville have gjort anderledes?
– Det havde været godt, hvis jeg havde haft en kollega ved min side, især i implementeringsfasen. At have et team på to eller tre personer gør arbejdet mindre sårbart.
Hvordan føles det at have været med til at udvikle modulet til efteruddannelse?
“Systemet er designet til at kunne passe til flere uddannelsesinstitutioner, og det føles rigtig godt, at vi har været med og påvirket det. Miras CRM-system er blevet mere overskueligt, og det føles fantastisk at have været på denne rejse. Nu ser vi frem til at vokse ind i vores nye jakkesæt og snart kunne tage alle dele af systemet i brug,” siger Pernilla Riben afslutningsvis.
Artiklen blev publiceret første gang den 29. april 2021 på Miras Blog
https://www.mira.se/2021/04/29/ny-modul-for-uppdragsutbildning-forenklar-for-uppsala-universitet/