Uppgraderad modul för uppdragsutbildning förenklar för Uppsala universitet

Johan JohannessonBlog, Contract education, CRM, Uppdragsutbildning

Att ersätta ett gammalt CRM-system med ett mer modernt kan vara en både lång och svängig resa. Det kan Pernilla Riben vittna om; IT-pedagog på Uppsala universitet. Men i efterhand är hon, den långa resan till trots, mycket nöjd.

– Jag är supernöjd med den nya modulen för uppdragsutbildning, faktiskt sjukt nöjd! Att det tagit lång tid från start till mål har i och för sig varit jobbigt. Men det har också inneburit att våra idéer fått marinera och att vi tvingats attackera vår utmaning från många olika håll. I dag känns det bra att kunna dra vinsterna ur det vi varit med och skapat, säger hon.

Pernilla Riben har tillsammans med Mira tagit fram en ny lösning för uppdragsutbildning

Detta är alltså Pernilla Ribens känsla våren 2021. Men för att förstå helheten och få lite inblick i hennes och kollegornas resa backar vi bandet.

Uppsala universitet varit tidigt ute och har arbetat med uppdragsutbildning i drygt 35 år. Till en början fanns inga digitala system alls för att hantera verksamheten. Så småningom började de använda en för den tiden modern databas, som efterhand slutade uppdateras av leverantören.

Samarbete sen 2010
2010 började Uppsala universitet samarbeta med Mira i den tidens version av Miras CRM-system, med moduler för fundraising, alumnverksamhet och uppdragsutbildning.

– Det gamla gränssnittet var trubbigt och vi var nog lite för tidigt ute för att använda ett gemensamt system för flera delar inom universitetet. Så alumner och fundrasing bytte system, medan vi från uppdragsutbildning stannade kvar i Miras system. 2017 kände vi att vi behövde något nytt och började diskutera frågan internt. En omorganisation gjorde dock att diskussionerna pågick i ungefär två år och under tiden lappade och lagade vi med det gamla systemet, säger Pernilla Riben.

2019 gick Uppsala universitet ut med sin mycket väl genomarbetade upphandling av CRM-system.

– Mira jackade in på alla de punkter som vi satt upp och vi valde därför att fortsätta arbeta med dem. Då kom nästa fråga: ville vi att Mira skulle utveckla den nya modulen för uppdragsutbildning på egen hand eller vill vi vara med och skapa den? Och såklart ville vi vara med och påverka, säger Pernilla Riben.

Gemensamt utvecklingsarbete
Så gott som hela 2020 har gått åt till utvecklingsarbete, i nära samarbete mellan Uppsala universitet och Mira. Pernilla Riben har fungerat som projektledare från universitetets sida. I upphandlingsfasen hade hon även en upphandlare vid sin sida. När systemet skulle utvecklas tillsatte hon en projektgrupp, för att fånga upp olika perspektiv och önskemål. Ett antal workshops och avstämningar hölls tillsammans med Mira och så, i februari 2021, var det dags för premiär.

– Allt var inte helt färdigt då, men vi behövde öppna upp för ansökningar till höstens uppdragsutbildningar, säger Pernilla Riben, som är glad att de vågade ta steget och lansera i det läget.

Pernilla pratar om CRM-systemet som ”vårt institutionella minne”. Med det menar hon till exempel att systemet är transparent och används av alla på avdelningen. Alla kan se allt, från kontaktuppgifter till kursdeltagare till affärskontakter och föreläsare. Här finns också mailkorrespondens men även tidiga idéer till nya utbildningar, offerter och avtal.

– Man kan säga att vi gått från ett produktivt system till att i dag arbeta med ett managementsystem där alla kan se allt, säger Pernilla Riben.

Vilka systemets största fördelar?
– Att ha allt samlat i ett enda system är den största vinsten. Det innebär att vi kan avveckla andra system, till exempel ett som vi använt för att sända ut nyhetsbrev. En stor skillnad mot förr är också att vi nu har betydligt bättre deltagarhantering, bland annat via anpassningsbara anmälningsformulär där vi kan ställa olika specialfrågor.

Vilket värde skapar det nya systemet för er?
– Att ha allt samlat ger oss kortare ställtider. Det gör också att vi kan arbeta mer affärsmässigt och tydligare se våra intäkter kopplade till respektive utbildning. Vi kan enklare se vad som är på väg in och kan därmed vara mer aktiva ut mot våra kunder. Vi kan också göra bättre urval vid utskick, så att vi når rätt målgrupper och därmed kan göra bättre marknadsinsatser.

Vilka har varit resans utmaningar?
– Vårt nya system är ju mer tillåtande, där många kan göra mycket. Och det är på många vis bra, men kräver att vi enas om vissa begrepp och arbetssätt. Den första tiden kommer nog att kräva att vi ”uppfostrar” användarna lite.

Finns det något du hade velat göra annorlunda?
– Det hade varit bra om jag hade haft en kollega till vid min sida, framför allt under implementeringsfasen. Att ha ett team på två-tre personer gör arbetet mindre sårbart.

Hur känns det att ha varit med och utvecklat modulen för uppdragsutbildning?
– Systemet är ju format för att kunna passa fler, men det känns väldigt bra att vi har varit med och påverkat det. Miras CRM-system av i dag känns mer lätthanterligt och det känns jättebra att ha varit med på den här resan. Nu ser vi fram emot att växa in i vår nya kostym och snart kunna nyttja systemets alla delar.

Vill du veta mer? Boka in mig här för en kort demo-session