Brancheforeningen Giva Sverige startede et samarbejde med Mira i 2017 efter en udbudsrunde. Indtil da håndterede de primært deres medlemsorganisationer ved hjælp af et excelark.
For Giva Sverige har samarbejdet med Mira betydet, at de har fået professionaliseret deres kommunikation ift. både medlemsorganisationer og andre interessenter.
“Vi syntes, Mira virkede som den bedste løsning fordi de havde et medlemssystem, der passede til os. Prisen og de forskellige funktioner tiltalte os også; for eksempel at der var en eventfunktion. Det var også positivt, at systemet gav os mulighed for at søge efter både organisation og person ifm. udsendelser,” siger Emelie Jirevall, medlem og kvalitetschef i Giva Sverige.
Emelie og hendes kolleger fremhæver, at opbygningen af CRM-systemet fungerer godt og passer godt til deres behov. Overblikket og gennemsigtigheden i systemet er andre fordele, som Emelie nævner.
“Det er nemt at holde styr på, hvem der har gjort hvad, hvilket var særligt godt under pandemien, da vi arbejdede meget på distancen. CRM-systemet har givet os et fælles overblik og en klar historik,” siger hun.
Emilie mener, der er mange fordele ved at arbejde i deres nye system, sammenlignet med tidligere, hvor de administrerede deres medlemmer i excelark.
Overblik og dynamisk udvælgelse
“Jeg vil sige, at fordelene frem for alt handler om mulighederne for at skabe overblik, som vi får ved at have alt samlet i ét system. At kunne foretage dynamiske søgninger og kunne kategorisere er andre funktioner, som jeg sætter pris på,” siger Emelie og tilføjer:
“Vi arbejder mere effektivt nu; systemet hjælper os med at spare en masse tid.”
Giva Sverige bruger primært CRM-systemet til at administrere og kontakte sine medlemmer, primært gennem målrettede e-mails. De bruger også eventfunktionen og laver rapportering.
“Jeg startede i Giva Sverige ved årsskiftet (red. 2020/2021), og er den hos os, der bruger systemet mest. Men det sker stadig, at jeg lærer nye ting. Noget der er godt er, at Mira har en chat-support, som jeg bruger, når jeg har forskellige små spørgsmål til systemet. Så får jeg hurtigt svar uden at skulle booke et møde,” siger Emelie.
Nyhedsbrev og fundraising
Giva Sverige overvejer at sende sine nyhedsbreve via CRM-systemet. En anden funktion, de lige er begyndt at bruge, er fundraisingsmodulet, primært for at kunne udarbejde statistik på, hvor meget medlemmerne indsamler.
– Det er ikke os, men vores medlemmer, der samler ind. Vi overvejer, hvordan vi kan bruge den funktion bedst, siger Emelie.
En anden vigtig sag for Giva Sverige er arbejdet med datavask for at holde sine registre ajour. Det er brancheforeningens GDPR-politik, der udstikker rammerne for deres tilgang til datavask, og de forsøger løbende, i samråd med Mira, at forfine og effektivisere området.
“Vi vil gerne automatisere vores proces for datavask, og vi udfordrer os selv på vores tilgang. Det tager tid at finde passende kriterier og en mere systematisk måde at arbejde på. Det diskuterer vi med Mira, som giver os forskellige forslag til løsninger. Kriterier for datavask og opbevaring af data handler bl.a. for os om, hvor aktive og relevante personerne i vores registre er,” siger Emelie.
3 hurtige til Emelie:
Hvorfor er det vigtigt at vedligeholde dit CRM-system?
“Det er en nødvendighed, at systemet fungerer upåklageligt. Det er også vigtigt at gøre det rigtigt fra starten; altså at skabe den rigtige struktur, indtaste de rigtige oplysninger og have en god kategorisering. Og så skal der bruges tid på at opdatere systemet. Det er også vigtigt, at alle, der arbejder i systemet, kender rutinerne.
Har du nogle tips til andre, der overvejer at investere i et CRM-system?
– Så snart man får lidt større mængder data at håndtere, og overblikket forsvinder, så er det tid til at tænke på at investere tid og penge i et CRM-system. Det tager lidt tid i starten, men det er investeringen værd. Et CRM-system gør det muligt at arbejde på en anden måde; det gør det nemmere, hvis du vil være mere professionel og effektiv i dit arbejde. Så jeg vil sige, at det bestemt er en god investering!
Noget andet der er vigtigt at tænke på?
– Inden du beslutter dig for et system og starter dit arbejde, synes jeg, du skal stille dig selv nogle vigtige spørgsmål: Hvad er vores formål, hvad vil vi have ud af at bruge systemet, hvad gør os særlige? Spørgsmålene er med til at sikre, at du får et system, der passer til ens organisation og udgangspunkt,” slutter Emelie.
Artiklen blev publiceret første gang den 19. oktober 2021 på Miras Blog https://www.mira.se/2021/10/19/crm-systemet-effektiviserar-och-skapar-overblick/