Universitetet i Agder, som ligger i det sydlige Norge, har samarbejdet med Mira Network siden 2018. I 2021 tog de næste skridt og har opdateret deres alumnesystem. Forventningen er, at de kan få mere værdi ud af deres alumner, hvis de får mere viden om dem.
“Vi kan blive bedre til at lave mere målrettede mails og invitationer, hvis medlemsdata er opdateret korrekt. Og vi kan lette arbejdet for mange på universitetet, hvis vi ved, hvilke alumner, der kunne være relevante ift. at hverve eksempelvis mentorer eller gæsteforelæsere,” fortæller alumnerådgiver Maiken Graesli McNeill.
Da Universitetet i Agder købte sin første version af Miras alumnesystem, var de for ganske nylig begyndt at arbejde aktivt med alumnerelationer. Den nyeste version af deres system afspejler de erfaringer, universitetet har gjort sig i løbet af de seneste år.
I starten af sommeren 2021 blev der gennemført en mindre test af det nye alumnesystem. Herefter blev der foretaget nogle justeringer, og i august 2021 var systemet i drift. Da den blev lanceret udadtil, blev der sendt en e-mail til alle alumner via Miras CRM-system, hvor de blev bedt om at opdatere deres profil.
500 alumner har opdateret deres profil
Af de 4.500 alumner, der modtog forsendelsen, har omkring 500 indtil videre været inde og registrere i det nye system; opdateret deres oplysninger, udfyldt deres interesseområder, og hvad de kan forestille sig at bidrage med.
“Vi vil planlægge et fysisk alumnemøde i Oslo. Med en mere opdateret medlemsliste kan vi nemmere finde de rigtige personer at invitere,” siger Maiken og fortsætter:
“Vi håber, at flere oplever, at det giver værdi for dem at gå ind og opdatere deres profil. Når vi inviterer til Oslo-mødet, vil der måske være nogen, der undrer sig over, hvorfor de ikke er inviteret. Vi håber, det kan motivere dem til at gå ind og opdaterer deres informationer.
Er alt gået som du havde tænkt dig?
“Det tog lidt længere tid end forventet at komme i mål med systemtilpasninger i løbet af sommeren, bl.a. fordi der var nogle test, som var påkrævet, før alt var på plads. Vi har arbejdet med sproget, fordi vi gerne ville have al information på norsk. Identifikationen krævede også noget arbejde, da digital identifikation ikke fungerer på samme måde i Sverige som i Norge. Det har også taget tid at få alle funktionaliteter til at overholde GDPR, men det samarbejder vi med Mira om at løse,” siger Marianne Knudsen Skaeveland, som også er alumnirådgiver.
3 hurtige til Maiken og Marianne:
Hvilke andre aktiviteter laver du?
“Vi har netop lanceret et udviklingsprogram for vores alumner. Programmet går ud på at matche ni nyuddannede alumner med ni erfarne alumner, som bliver mentorer. Det er vores første mentorordning, og det bliver et pilotprojekt, som vi evaluere efterfølgende,” fortæller Maiken.
Andre fremtidsplaner?
“Vi har planer om at indføre et rabatkort til vores alumner, ligesom Bergen Universitet. Vi vil også lave et medlemsregister for vores alumner. Vi håber, og planlægger også efter, at vi kan komme i gang med at arrangere fysiske til foråret,” fortæller Marianne.
Maiken fortsætter:
“Derudover har vi for første gang netop sendt gaver ud til de alumner, der fylder 40 eller 50 i løbet af året. Indtil videre har vi ikke arrangeret så mange aktiviteter for denne aldersgruppe og ville derfor gerne gøre noget for dem. Så nu har vi sendt dem hver et termokrus med et tillykke fra vores rektor. På kortet bliver de også bedt om at kigge på en særlig “landingsside”, som vi har lavet på vores hjemmeside, hvor de kan læse om, hvilke samarbejdsmuligheder der er, fx at indgå i forskningsprojekter. Og så opfordrer vi dem til at videreuddanne sig og minder dem om sidste ansøgningsdato til forårets efteruddannelsestilbud. Vi ønsker at denne gestus kan være med til at skabe et godt indtryk af vores institution og tiltrække flere til at registrere sig i vores alumni-netværk.”
Hvad er det vigtigste ved alumni-arbejdet for dig?
“På Universitetet i Agder har vi stort fokus på samarbejde og samskabelse med andre samfundsaktører. Her spiller alumnerne en vigtig rolle – vi vil gerne have, at de bliver gode samfundsambassadører,” slutter Maiken.
Artiklen blev publiceret første gang den 15 december 2021 på Miras Blog https://www.mira.se/2021/12/15/universitetet-i-agder-vassar-sitt-alumnarbete