Universitetet i Agder, i södra Norge, har samarbetat med Mira Network sedan 2018. Under 2021 har de tagit nästa steg och uppdaterat sitt alumnsystem. Via bättre kunskap om medlemmarna är förhoppningen att få ut mer av alumnarbetet.
– Med en mer uppdaterad medlemsförteckning kan vi bli bättre på att göra mer riktade utskick och inbjudningar. Och genom att veta vilka som kan tänka sig att vara till exempel mentorer eller gästföreläsare underlättar vi arbetet för många på universitetet, säger alumnrådgivare Maiken Graesli McNeill.
När Universitetet i Agder köpte sin första version av Miras alumnsystem hade de ganska nyligen börjat arbeta aktivt med alumnrelationer. Med några års erfarenhet kunde de inför årets systemuppdatering vara tydliga med vad de ville förbättra.
I början av sommaren genomfördes ett mindre test av det nya systemet. Därefter gjordes en del justeringar och i augusti 2021 var systemet i drift i sin nya tappning. När det var dags för lansering sändes en e-post ut till alla alumner, via Miras CRM-system, där alumnerna ombads uppdatera sin profil.
500 har uppdaterat
Av de 4 500 alumner som fick utskicket har hittills ungefär 500 varit inne och registrerat sig i det nya systemet, uppdaterat sina uppgifter och fyllt i sina intresseområden och vad de kan tänka sig att bidra med.
– I vinter planerar vi att arrangera en fysisk alumnträff i Oslo. Med en mer uppdaterad medlemsförteckning kan vi enklare hitta rätt människor att bjuda in, säger Maiken och fortsätter:
– Vi hoppas att fler går in och uppdaterar sin profil när de ser värdet av att göra det. När vi bjuder in till Osloträffen kommer kanske en del att undra varför inte de har blivit inbjudna. Vilket vi hoppas ska leda till att fler går in och uppdaterar sina uppgifter.
Har allt gått som ni tänkt er?
– Sommarens justeringar av det nya systemet tog lite längre tid än vi hade trott. Det krävdes en del tester innan allt var på plats. Språket var en detalj vi arbetade med, för att få in all information på norska. Identifieringen krävde också en del arbete, eftersom det inte fungerar på samma sätt med digital identifikation i Sverige som i Norge. Att få alla funktioner att överensstämma med GDPR har också tagit en del tid, men vi arbetar tillsammans med Mira för att lösa detta, säger Marianne Knudsen Skaeveland, alumnrådgivare även hon.
Kommer ni att följa upp kampanjen?
– För att få ännu fler att gå in och uppdatera sina uppgifter kommer vi att sända ut fler påminnelser, via e-post. Vi kommer kanske också att gå ut via sociala medier, säger Marianne.
Vad har ni för andra aktiviteter på gång?
– Vi har precis lanserat ett utvecklingsprogram för våra alumner. Här kommer nio nyutexaminerade alumner att delta och paras ihop med varsin mer erfaren alumn, som blir deras mentor. Det här är vår första mentorssatsning och den blir lite av en pilotsatsning, som vi sedan kommer att utvärdera, säger Maiken.
Några andra framtidsplaner?
– Vi planerar att införa ett rabattkort för våra alumner, som de gjort på Universitetet i Bergen. Vi ska också ta fram en matrikel, ett medlemsregister för våra alumner. Vi hoppas och planerar även för att i vår kunna återgå till att arrangera våra alumnträffar fysiskt, säger Marianne.
Maiken fortsätter:
– Dessutom har vi för första gången precis sänt ut gåvor till de alumner som fyller 40 eller 50 under året. Vi har hittills inte arrangerat så många aktiviteter för den här åldersgruppen och ville därför göra något för dem. Så nu har vi sänt dem varsin termosmugg med en gratulation från vår rektor. På kortet ombeds de också att titta in på en särskild ”landningssida” som vi skapat på vår hemsida, där de kan läsa om vilka samarbetsmöjligheter som finns, till exempel att ingå i forskningsprojekt. Och så uppmuntrar vi dem till vidareutbildning och påminner om sista ansökningsdatum till vårens utbildningar. Vi vill med denna gest skapa ett bra intryck av vår verksamhet och locka fler att registrera sig i vårt alumnnätverk.
Vad är det viktigaste med alumnarbete för er?
– På Universitetet i Agder har vi stort fokus på samarbete och samskapande med andra samhällsaktörer. Här spelar alumnerna en viktig roll – vi vill att de ska bli goda samhällsambassadörer, avslutar Maiken.
Universitetet i Agder, i södra Norge, har samarbetat med Mira Network sedan 2018. Under 2021 har de tagit nästa steg och uppdaterat sitt alumnsystem. Via bättre kunskap om medlemmarna är förhoppningen att få ut mer av alumnarbetet.
– Med en mer uppdaterad medlemsförteckning kan vi bli bättre på att göra mer riktade utskick och inbjudningar. Och genom att veta vilka som kan tänka sig att vara till exempel mentorer eller gästföreläsare underlättar vi arbetet för många på universitetet, säger alumnrådgivare Maiken Graesli McNeill.
När Universitetet i Agder köpte sin första version av Miras alumnsystem hade de ganska nyligen börjat arbeta aktivt med alumnrelationer. Med några års erfarenhet kunde de inför årets systemuppdatering vara tydliga med vad de ville förbättra.
I början av sommaren genomfördes ett mindre test av det nya systemet. Därefter gjordes en del justeringar och i augusti 2021 var systemet i drift i sin nya tappning. När det var dags för lansering sändes en e-post ut till alla alumner, via Miras CRM-system, där alumnerna ombads uppdatera sin profil.
500 har uppdaterat
Av de 4 500 alumner som fick utskicket har hittills ungefär 500 varit inne och registrerat sig i det nya systemet, uppdaterat sina uppgifter och fyllt i sina intresseområden och vad de kan tänka sig att bidra med.
– I vinter planerar vi att arrangera en fysisk alumnträff i Oslo. Med en mer uppdaterad medlemsförteckning kan vi enklare hitta rätt människor att bjuda in, säger Maiken och fortsätter:
– Vi hoppas att fler går in och uppdaterar sin profil när de ser värdet av att göra det. När vi bjuder in till Osloträffen kommer kanske en del att undra varför inte de har blivit inbjudna. Vilket vi hoppas ska leda till att fler går in och uppdaterar sina uppgifter.
Har allt gått som ni tänkt er?
– Sommarens justeringar av det nya systemet tog lite längre tid än vi hade trott. Det krävdes en del tester innan allt var på plats. Språket var en detalj vi arbetade med, för att få in all information på norska. Identifieringen krävde också en del arbete, eftersom det inte fungerar på samma sätt med digital identifikation i Sverige som i Norge. Att få alla funktioner att överensstämma med GDPR har också tagit en del tid, men vi arbetar tillsammans med Mira för att lösa detta, säger Marianne Knudsen Skaeveland, alumnrådgivare även hon.
Kommer ni att följa upp kampanjen?
– För att få ännu fler att gå in och uppdatera sina uppgifter kommer vi att sända ut fler påminnelser, via e-post. Vi kommer kanske också att gå ut via sociala medier, säger Marianne.Vad har ni för andra aktiviteter på gång?
– Vi har precis lanserat ett utvecklingsprogram för våra alumner. Här kommer nio nyutexaminerade alumner att delta och paras ihop med varsin mer erfaren alumn, som blir deras mentor. Det här är vår första mentorssatsning och den blir lite av en pilotsatsning, som vi sedan kommer att utvärdera, säger Maiken.
Några andra framtidsplaner?
– Vi planerar att införa ett rabattkort för våra alumner, som de gjort på Universitetet i Bergen. Vi ska också ta fram en matrikel, ett medlemsregister för våra alumner. Vi hoppas och planerar även för att i vår kunna återgå till att arrangera våra alumnträffar fysiskt, säger Marianne.
Maiken fortsätter:
– Dessutom har vi för första gången precis sänt ut gåvor till de alumner som fyller 40 eller 50 under året. Vi har hittills inte arrangerat så många aktiviteter för den här åldersgruppen och ville därför göra något för dem. Så nu har vi sänt dem varsin termosmugg med en gratulation från vår rektor. På kortet ombeds de också att titta in på en särskild ”landningssida” som vi skapat på vår hemsida, där de kan läsa om vilka samarbetsmöjligheter som finns, till exempel att ingå i forskningsprojekt. Och så uppmuntrar vi dem till vidareutbildning och påminner om sista ansökningsdatum till vårens utbildningar. Vi vill med denna gest skapa ett bra intryck av vår verksamhet och locka fler att registrera sig i vårt alumnnätverk.
Vad är det viktigaste med alumnarbete för er?
– På Universitetet i Agder har vi stort fokus på samarbete och samskapande med andra samhällsaktörer. Här spelar alumnerna en viktig roll – vi vill att de ska bli goda samhällsambassadörer, avslutar Maiken.
Här kan du läsa mer om alumnverksamheten på Universitetet i Agder.