Den finska högskolan Arcada förnyar som bäst hela sin studieadministrativa IT-miljö, där Mira Network är en av de involverade aktörerna. Möt högskolans systemspecialist Krister Karlström, som ser lärosätets inhouse-utvecklade studiesystem ersättas av nationella lösningar samt integrationer mellan externa system och molntjänster.
– Det här är en jättesatsning, den största vi har gjort inom vår IT-infrastruktur under mina 20 år här. För egen del innebär det att jag går från att vara systemutvecklare till att bli lite av en IT-arkitekt eller systemspecialist, säger han och fortsätter förklara:
– Jag har koll på hur all data rör sig, samtidigt som jag ser till att våra leverantörer förstår vad vi gör och att vi vet vad de gör. Jag lyssnar också in mina kollegors behov samt hjälper dem att förstå hur de nya systemen fungerar.
Samarbetet mellan Arcada och Mira Network inleddes redan 2019, då en alumndatabas utvecklades och etablerades. Under 2024 tas ytterligare steg i samarbetet. Under våren har kontinuerligt lärande (bland annat uppdragsutbildning) lyfts in i Mira CRM. Och i höst ska importen av alumn-data uppgraderas – från att ske en gång om året till att äga rum en gång per dygn.
Ett centralt steg i omvandlingen är att Arcada har anslutit sig till ett av de finska studentsystemen – Sisu – som redan används av flera finska universitet. I och med detta ställdes krav på att kunna integrera data till och från Sisu. Samarbetet har därför varit intensivt med Funidata (bolaget som utvecklar och underhåller Sisu) och även med andra leverantörer, exempelvis Mira Network, för att integrera data till och från Sisu.
Väva ett nytt nät
– Man kan säga att vi har fått väva hela nätet på nytt, runt om Sisu i stället för runt vårt eget gamla system, säger Krister och förtydligar:
– Det blev tungt att upprätthålla ett eget studiesystem. I dag ställs stora krav på tillgänglighet, säkerhet och möjligheter till integration med andra system. Det var därför vi sökte nationella lösningar och samarbeten med externa aktörer. Vi ville också börja använda Mira CRM mer systematiskt och kunna integrera stora volymer data.
Vad innebär då förändringarna i praktiken? För kontinuerligt lärande innebär omläggningen att alla ansökningar, anmälningar och online-betalningar, som ser ut att ske på Arcadas hemsida, numera hanteras i Mira CRM.
Mira CRM exporterar sedan data vidare till Sisu, som i sin tur omvandlar informationen, så att personen som gjort en ansökan registreras som studerande och får en studierätt i Sisu.
Automatisering är målet
– Målet är att våra arbetsprocesser ska kräva så lite manuell behandling som möjligt och helst vara helt automatiserade, säger Krister.
Under den inledningsfas som Arcada just nu är i har Krister löpande avstämningar med Mira Network.
– Tillsammans går vi bland annat igenom våra specifikationer mer i detalj. Vi behöver nog hösten på oss för inkörning, innan vi har fasat ut allt det gamla och fasat in det nya.
Fakta
Arcada är en yrkeshögskola i Helsingfors, i Finland. 2023 hade de 2 653 studenter och 191 anställda. För närvarande använder de Mira CRM för hantering av bland annat alumnrelationer, evenemang och fortbildning samt även vid rekrytering av internationella studenter – genom att följa upp hur de nått ut med sina utskick inför studiestart och studenternas flytt till Finland.