Arbetet med internationell studentrekrytering tar ett kliv framåt

Johan JohannessonBlog, International Student Recruitment

Hösten 2023 uppdateras modulen för internationell studentrekrytering i Mira CRM. Uppdateringen görs tillsammans med Malmö universitet, med Catharina och Jennifer i spetsen. De ser fram emot att snart få en effektiv och mer strukturerad arbetsprocess än de har i dag.

– Malmö universitet har en uttalad ambition om att skapa globala klassrum. I praktiken handlar det för vår del om att få kontakt med blivande internationella studenter och ge dem all information de behöver, säger Catharina, koordinator för marknadsföring och internationell studentrekrytering på Malmö universitet.

– Vi arbetar vi främst med digitala kanaler som sociala medier, universitetets hemsida, google-annonser, digitala rekryteringsmässor och nyhetsbrev. Det sistnämnda är ett viktigt redskap för att dela olika typer av innehåll med studenterna, säger Jennifer, kollega med Catharina och koordinator för marknadsföring och internationell studentrekrytering även hon.

Dialog och överblick
I Jennifers och Catharinas arbete ingår en tät dialog med universitetets fakulteter. För att kunna planera framåt behöver de också ha bra koll på flera interna och externa informationskällor. Allt för att få tydlig bild över vilka utbildningsprogram som lockar de internationella studenterna.

– Det är viktigt att få ett system där vi kan filtrera utifrån olika värden. Vi är bland annat intresserade av att veta via vilken kanal de internationella studenterna får kontakt med oss. Ju mer information vi har, desto bättre kan vi förbereda oss för kommande kampanjer, säger Jennifer.

Hur kom det sig att ni valde Mira CRM?
– I början av 2023 började vi se oss om efter ett nytt CRM. Vi hade flera möten med olika leverantörer. Sedan upptäckte vi att kollegorna som arbetar med alumner och fundraising redan använder Mira CRM, vilket fick oss att titta närmare på systemet. En stor fördel var ju att vi inte behövde upphandla för att kunna börja arbeta med Mira CRM. Dessutom kunde vi få stöd av våra kollegor och använda befintliga databaser, säger Catharina.

Sedan beslutet togs har Catharina och Jennifer haft flera möten med Mira. Under hösten görs integration av data från olika portaler in till systemet. Detta samtidigt som Catharina och Jennifer sätter sig in i hur Mira CRM är uppbyggt.

I Mira är CRM, e-post och processerna för studentrekrytering helt integrerade.

– Vi ska, på enklast möjliga vis, gå från att arbeta med flera olika program – Excel, e-post, ett annat CRM-program samt ett program för nyhetsbrev – till att få en helt automatiserad process. Det svåra är dock att inte bara tänka på hur vi arbetar i dag utan att också tänka ut hur vi vill arbeta framåt, säger Jennifer.

Vad ser ni mest fram emot i att arbeta med Mira CRM?
– Jag ser mycket fram emot att all data alltid kommer att vara uppdaterad och att vi kommer att få enklare funktioner för opt-in och opt-put, så att vi inte tappar kontakten med några studenter. Jag ser också fram emot att kunna få ut rapporter med sammanställd information, säger Catharina.

– Målet är att lägga mindre tid på att filtrera. Framåt hoppas vi på en enklare och snabbare segmentering. Vi ser också fram emot att få ett system som är snabbt, effektivt och fungerar enligt GDPR, säger Jennifer och tillägger:

– I dag sänder vi ut flera nyhetsbrev, till många olika grupper av studenter. Framåt ser jag fram emot att de processerna ska ta mindre tid och bli enklare. Totalt sett hoppas jag att vi ska få bättre kontroll och större överblick.

Hur långt har ni kommit?
– Vi kan redan i dag använda e-postfunktionen i Mira CRM. Men för att komma vidare i processen behöver vi sätta kategorier och sedan fortsätta med integreringen. Förhoppningen är att kunna arbeta med modulen fullt ut mot slutet av året, säger Catharina.

Vilka är utmaningarna?
– Att förstå ett nytt system och att ändra mitt sätt att tänka är lite svårt. Jag tänker ganska visuellt men nu behöver jag tänka mer analytiskt för att förstå hur allt fungerar, säger Catharina.

– Att importera existerande data känns som en utmaning. Plus att se till att all data importeras på ett säkert och bra sätt. Det kommer också att bli en utmaning att specificera våra olika strategier för våra olika nyhetsbrev och målgrupper. Men jag ser samtidigt fram emot att detta blir gjort, säger Jennifer.

Vad har varit roligast respektive svårast?
– Att känna att vi är på väg mot en bättre lösning än vi har i dag känns roligt. Det svåraste har varit att avsätta tid att arbeta med det nya systemet, avslutar Catharina.