Flera av våra kunder har nu använt vår nu evenemangsmodul under veckan och inom kort kommer vi även slå på modulen till våra övriga kunder. Under veckan har vi pratat med de som använt modulen och har fått in värdefull feedback. I det här inlägget kommer jag gå igenom och svara på några av de frågor som kommit upp under våra diskussioner.
Men innan jag svarar på frågorna vill jag slå ett slag för de två första delarna i en serie introduktionsvideos vi producerar kring nya evenemangsmodulen. Vi kommer skapa en video för varje sida (flik) i administrationsgränssnittet och i de två första delarna som går vi igenom de delar av modulen där användaren skapar text för sina anmälningssidor och skapar fält för sitt evenemang. Du kan se de två första delarna här nedan och du hittar dem också i vår FAQ-sektion på vår hemsida där vi också kommer lägga upp de övriga delarna i serien.
Hur du skapar din anmälningssida och lägger upp bilder till ditt evenemang
Hur du skapar dina anmälningsfält i nya evenemangsmodulen
Trots att utseendet för evenemangsmodulen är helt nytt är grundprincipen för hur en användare skapar och redigerar sina evenemang densamma som tidigare. Det vi försökt göra med den nya modulen är att finslipa processen så det går snabbare lägga upp ett evenemang. Vi tror att den nya modulen i jämförelse med den tidigare är enklare att använda för de sällan arbetar i systemet och har samtidigt bättre funktioner för de som är vana användare och arbetar mycket med evenemang. Men vi har full förståelse för att det kan kännas ovant att arbeta med ett helt nytt användargränssnitt som skiljer sig från det man vant sig vid och vi kommer under de närmsta veckorna göra justeringar baserat på den feedback vi nu samlar in. Här är några av de frågor vi fick när vi pratade med våra användare under veckan tillsammans med de svar vi gav.
Vad händer med de evenemang vi redan skapat i den gamla modulen när ni slår på nya versionen?
Svar: Alla anmälningar som redan är inkomna förs över och visas i den nya modulen. Det skapas nya anmälningssidor för evenemangen med den nya designen men alla tidigare anmälningssidor fungerar fortfarande och kan användas. Det innebär att ni som evenemangsadministratörer inte behöver göra några åtgärder utan de evenemang som redan är skapade kommer fungera fint.
Är den nya modulen anpassad för nya dataskyddsförordningen som träder i kraft senare under våren?
Svar: Vi arbetar just nu med att införa bra funktioner i våra system som ska hjälpa våra kunder att bättre förhålla sig till den nya dataskyddsförordningen. Det vi gjort för evenemangsmodulen är att vi lagt till en obligatorisk kryssruta på alla anmälningsformulär som länkar till en personuppgiftspolicy för att kunna logga samtycke för de som anmäler sig. Om ingen länk är angiven syns inte kryssrutan, men vi rekommenderar alla att lägga in en länk till en policy. Kontakta din kundansvarige på Mira så hjälper vi dig att konfigurera upp detta utan kostnad.
Hur kan jag ställa in tvåspråkiga evenemang i den nya modulen?
Svar: Vi har flyttat den funktionen till fliken “Inställningar”. När vi tittade på andelen tvåspråkiga evenemang var de en försvinnande liten del av totalmängden evenemang som skapats under de senaste åren och för att inte göra processen komplicerad för sällananvändare flyttade vi den funktionen. Tanken är att fliken “Inställningar” samlar de funktioner som inte används särskilt ofta.
Skickas det bekräftelsemail automatiskt till alla som anmäler sig?
Svar: Ja, defaultinställningen är att ett bekräftelsemail alltid skickas och e-postadressen är den systemadress som skapades i samband med att systemet sattes upp. Den är ofta något i stil med samverkan@[universitetets förkortning].se. Det går dels att stänga av bekräftelsemailet, dels att ändra avsändaradress för bekräftelsen på fliken “E-postinställningar”.
Hur lägger jag in nya valbara bannerbilder till mitt evenemang?
Svar: I dagsläget är det bara Mira-administratörer som kan lägga upp permanenta bannerbilder i systemet. Det är en snabb process att göra det för oss. Vill du ha fler bilder att välja mellan så hör bara av dig till din Mira-kontaktperson så hjälper vi dig.
Hur tar jag ut en lista med anmälningsfälten till excel?
Svar: Under ikonen som ser ut som ett moln finns det tre olika val för att ladda ner information från evenemanget till excel. Det första valet, “Exportera bilagor för markerade anmälningar”, laddar ner alla de filer deltagarna bifogat i sina anmälningar.
Det går att göra flera olika typer av exporter från ett evenemang.
Det andra valet, “Exportera markerade inklusive frågor och svar till excel”, är det som ska användas om du vill få ut en lista över alla deltagare och vad de fyllt i för svar i anmälningsfältet. Det sista valet, “Exportera markerade till excel”, skapar en kortfattad anmälningslista med namn, epostadress och datum för anmälan, men tar inte med anmälningsfälten
Om jag tar bort en deltagare, kan jag återställa den senare?
Svar: Det går att återställa borttagna deltagare. Idag kan bara Mira-administratörer göra det, men vi kommer inom kort göra det mjöligt för alla administratörer att själv återställa deltagare som tagits bort.
Detta var ett par av de frågor som dök upp under våra utvärderingssamtal. Vi kommer löpande uppdatera vår blogg med fler frågor och svar så titta gärna in där om du undrar över något. Det går också bra att kontakta oss direkt om du frågor eller om du vill du veta mer om vår evenemangsmodul? Du när mig enklast via mail på johan.johannesson@mira.se