Vår evenemangsmodul är något som används väldigt mycket av våra kunder och förra året skapades över 1400 evenemang med nästan 50 000 deltagare. Att anordna ett evenemang är kul! Det är ofta inspirerande och energigivande, men det kan också innebära också hårt arbete med mycket att tänka på. Här kommer en lista på saker jag försöker arbeta efter när jag arbetar med våra evenemang. Förhoppningsvis kan den också hjälpa dig när du planerar dina evenemang.
- Börja i tid. Det är lätt att underskatta hur lång tid det tar att planera och genomföra ett evenemang. När man ska börja beror såklart på hur stort evenemanget är, men ta gärna i när du gör din planering! Ett vanligt misstag är att börja endast någon månad i förväg, men ofta är det för kort framförhållning om det är ett större evenemang. Se till att ha minst två-fyra månader på dig om du vill få en populär talare till ditt evenemang.
- Sätt upp ett tydligt syfte och mål. Vad är syftet och målet med ditt evenemang? Ett otydligt syfte gör det svårt för publiken eller gästerna att veta varför de ska anmäla sig till ditt evenemang. Ett tydligt syfte underlättar för dig när du ska utvärdera om evenemanget blev lyckat eller inte och det blir säkerligen lättare att rekrytera talare om de kan se en tydlig röd tråd i ditt evenemang.
- Timing. Se till att ditt evenemang inte krockar med andra viktiga händelser. VM-final i fotboll, under semestertider eller runt jultider. Undantaget är såklart om ditt evenemang är kopplat till just dessa händelser. Då kan det istället vara en fördel att lägga evenemanget i anslutning till händelsen.
- Påminnelser! Om du ska försöka få in gäster räcker det inte med att skicka ut en inbjudan. Se till att påminna på alla möjliga sätt du kan. Sociala medier, mail, post eller ring de du vill ska komma. Man vet själv hur lätt en inbjudan glöms bort. Börja gärna med att skicka ut inbjudan ett par månader i förväg. Och sedan…påminn, påminn, påminn!
- Skriv ett detaljerat körschema. Både för genomförandet och för planeringen inför.
- Kommunikation. Även om du själv tycker att du varit kristallklart tydlig i din kommunikation har det sannolikt ändå förekommit något missförstånd på vägen. Fundera över hur du blir ännu tydligare i din kommunikation. Ofta när ett evenemang inte blir som deltagarna eller arrangören tänker sig är att kommunikationen brustit eller att evenemanget inte levt upp till de förväntningar deltagarna hade.
Lycka till med dina evenemang och glöm inte att följa upp dem genom att skapa kontaktnoteringar på dina evenemangsdeltagare för att förbättra träffsäkerheten till kommande evenemang. Just nu håller vi på att uppgradera vår evenemangsmodul med nytt användargränssnitt, införa möjligheten att anordna betalda evenemang och nya anmälningssidor. Vi räknar med att lansera någon gång i höst och kommer ge några sneak previews inom kort! Om du har frågor, synpunkter eller funderingar kring evenemang, så hör gärna av dig på johan.johannesson@mira.se. Jag är alltid öppen för att diskutera den optimala strukturen av ett anmälningsformulär över en kopp kaffe.