När man arbetar med My Alumni Page behöver man kunna hantera inkomna anmälningar på ett smidigt sätt. Det finns olika sätt att arbeta med anmälningar. Ett sätt är att sätta upp regler gör att systemet automatiskt hanterar anmälningar. Vanliga regler bland våra kunder är att automatiskt godkänna alla alumner som tagit ett visst antal poäng eller som har tagit en examen. För att en sådan regel ska fungera måste man också ha en integration med en examensdatabas, exempelvis LADOK eller FS, som kan verifiera att alumnen uppfyller kraven för automatiskt medlemskap. Men hur ska man göra om man inte har någon regel som hanterar personer eller om en person inte blir automatgodkänd eftersom den inte uppfyller de krav man satt upp?
Då måste en administratör manuellt hantera ansökan. I vårt system går man till “Behandla ansökningar” som ligger under sektionen “Personer” och klickar sedan på den person man vill behandla
När man sedan klickat på personen man vill behandla görs en dubblettkontroll för att se om personen är en exakt dubblett av en redan existerande person eller om information på någon person är så pass lik att det skulle kunna vara en dubblett. Det första valet som måste göras är att bestämma om personen ska bli godkänd eller inte. Om ansökan avslås skickas ett mail från systemet till den som ansökt som meddelar avslaget. Om administratören däremot bestämmer att personen ska bli godkänd måste administratören avgöra om det är en dubblett eller inte.
- Om ansökan är en dubblett kan administratören slå ihop den med en redan befintlig person i systemet. Det som händer då är att det inte skapas en ny person i databasen utan istället uppdateras personen med den nyare informationen i ansökan
- Om personen inte är en dubblett skapas en ny person och de uppgifter som anges i ansökan skrivs in på den nyskapade personen.
Genom att kunna slå ihop ansökningar med redan befintliga personer och på så sätt uppdatera äldre information med ny kan man genom ansökningshantering förbättra datakvaliteten i sitt system. Har du frågor eller funderingar? Hör gärna av dig till johan.johannesson@mira.se