FAQ: Hur matchas alumner vid registrering? Hur fungerar automatisk behandling?

Johan Johannesson

Miras alumnlösning låter våra användare designa och sätta upp egna registreringsformulär för sina alumner. När vi designade lösningen var ett viktigt mål enkelhet. För alumnen ska det bara kännas som att fylla i ett vanligt registreringsformulär, eventuellt efter att först ha fått bekräfta sin e-postadress. För administratören ska det vara intuitivt att sätta upp formuläret och finnas en logisk process för de registreringar som inte automatiskt godkänns. 

Men bakom kulisserna händer det en hel del och om vi har en aktiv koppling till ett studieadministrativt system (Ladok, FS etc) ökar komplexiteten ytterligare. I denna artikel kommer vi först översiktligt gå igenom de olika stegen i registreringsprocessen och vilka olika situationer som kan uppkomma efter att en alumn gått igenom registreringsprocessen. Sedan går vi mer detaljerat in på vad som händer i systemet vid en registrering.

När en alumn registrerar sig kan processen delas upp i fem steg:

  1. Autentisering: genom engångslänk, Facebook, IdPorten/MinId (Norge)
  2. Prefill från tidigare uppgifter i systemet. 
  3. Registreringsformulär med validering
  4. Matchning och automatgodkännande
  5. Bekräftelsesida och -e-postmeddelande

I steg 1 autenticerar alumnen sig genom att antingen ange sin e-postadress eller använda vår Facebook-inlogg. För våra norska kunder finns också möjligheten att verifiera sig med MinId. Detta steg genomför vi för att vid förstagångsregistering hämta en giltig e-postadress. Vid efterföljande registreringar används den angivna e-postadressen för att identifiera alumnen 

Efter att alumnen autenticerat sig sker i steg 2 en kontroll om personen redan finns i systemet och vi kan matcha med de uppgifter som angivits i steg 1. Om så är fallet sker en prefill till formuläret av tidigare uppgifter som exempelvis telefonnummer eller adress. Detta steg utförs automatiskt bakom kulisserna och alumnen märker ingenting av detta.

I steg 3 kompletterar alumnen informationen i registreringsformuläret. I de flesta fall innehåller registreringsformuläret ett fält för personnummer som sedan används för att slå upp personen mot studieadministrativt system för att hämta utbildningsuppgifter och avgöra om alumnen i nästa steg automatiskt kan matchas mot de regler som finns för medlemskap i nätverket. 

När alumnen godkänt användarvillkoren och och klickar på “Registrera”-knappen sker ytterligare en komplicerad process bakom kulisserna i steg 4 när systemet avgör om alumnen kan matchas mot det studieadministrativa systemet och automatiskt godkännas, om det är en ansökan som ska gå till manuell behandling eller det är en alumn som redan finns och som uppdaterat sig profil. 

Beroende resultatet av denna process kan registreringen antingen vara

  1. Godkänd
  2. Uppdaterad
  3. Inte automatgodkänd 

I steg 5 visas en bekräftelsesida med olika information beroende på vilket av dessa tre resultat som uppstod. Dessutom skickas ett mail med samma information ut till alumnen. 

Efter alumnen gått igenom registreringsprocessen kan alltså tre situationer uppstå. Om alumnen registrerat sig för första gången kan alumnen antingen automatgodkännas om registreringen matchar information från Ladok och alumnen uppfyller de regler som finns för automatgodkännande (detta är det absolut vanligaste fallet) eller så skickas registreringen vidare för manuell hantering och godkännande av administratör. Om det inte var en förstagångsregistrering utan alumnen istället vill uppdatera sina uppgifter då är formuläret förifyllt med den information som redan finns i systemet och som matchar formulärfälten.

Detta var en allmän beskrivning av registreringsprocessen. Men vad händer om alumnen skrivit in fel personnumer eller vad händer om det finns mer än en person som kan matchas i steg 1? När man designar en registreringsprocess i flera steg är det viktigt att processen är väl genomtänkt kring vad som ska hända i olika situationer. Nedan listas de olika fall vi identifierat för varje steg och vad som händer i systemet i dessa fall.

Steg 1. Genomförs av alumnen genom att ange en e-postadress och sedan för våra norska användare verifierar sig med Min-id

Steg 2. Försök att koppla till en befintlig profil. Här undersöker systemet om det redan finns en person att koppla till och då kan följande situationer uppstå

  • Not enabled ⇒ Ej kopplad
  • MatchByToken => Kopplad
  • MatchByEmail => Kopplad
  • MatchByPIN =>  Kopplad
  • MatchNoOne (hittar ingen person att koppla till)⇒ Ej kopplad
  • MatchedMultiple (hittar flera personer att koppla till) ⇒ Ej kopplad

Steg 3. Alumnen fyller i registreringsformuläret

Steg 4. I detta steg försöker systemet automatiskt skapar personer som matchar registreringen med uppgifter i det kopplade studieadministrativa systemet och sedan behandlar ansökan. I första steget skapas personen och beroende på vad som anges vid registrering kan följande fall uppstå:

  • AlreadyConnected => Finns redan i systemet
  • CreatedFromSAS => Hittas i studieadministrativt system. Person skapas
  • IdNotFoundInSAS (PersonalNumber or Token) => Skapas ej, manuell behandling
  • IdNotPartOfForm (PersonalNumber or Token) => Skapas ej, manuell behandling
  • SASNotEnabled => Skapas ej, manuell behandling
  • Technical Error (eg SAS unavailable) => Skapas ej, manuell behandling

När detta steg är avklarat behandlar systemet ansökningarna och beroende på om de uppnått de uppsatta reglerna för automatiskt godkännande eller ej kan följande fall uppstå: 

  • Not Approved / Unprocessed (kunde inte behandlas / godkännas automatiskt. => Skickas till manuell behandling
  • Processed/Approved  => Personen skapas och blir automatiskt godkänd
  • Not Connected To Person (om vare sig matchad eller auto skapad) => Skickas till manuell behandling
  • Not Enabled
  • Technical Error

Efter att systemet avgjort om ansökan ska automatgodkännas eller skickas till manuell behandling tar processen för administratörerna vid då de går igenom alla icke-autogodkända registreringar

Was this article helpful?

Related Articles