In English: The import function for people in Mira (www-mira-se.translate.goog)
Ett sätt hålla ditt CRM-system levande och uppdaterat är att kontinuerligt föra in kontakter och och samarbetspartners och se till att deras kontaktuppgifter är uppdaterade.
I Mira kan du skapa och uppdatera personer på flera sätt.
- Du kan manuellt skapa en person från administrationsgränssnittet
- Du kan använda olika typer av registreringsformulär för att få in personer som exempelvis alumnregistreringsformulär, evenemangsanmälningsformulär eller gåvoformulär
- Med Miras modul importera personer kan du ladda upp en lista med personer till systemet för att antingen skapa helt nya personer eller uppdatera befintliga personer.
I denna artikel kommer vi titta närmare modulen importera personer. Med denna funktion så kan du skapa och/eller uppdatera
- Personer (studenter / alumner)
- Utbildningar, Utbildningsinriktningar, huvudämnen
- Examina, Examensinriktning, huvudämnen
- studenters/alumners påbörjade utbildningar
- studenters/alumners uttagna examina
- studenters/alumners campus
Denna funktion kan användas istället för en direktintegration med studieadministrativt system (LADOK, FS, …) eller som ett komplement för att importera utbildningsinformation för studenter / alumner som av någon anledning inte finns med i det studieadministrativa systemet.
För att kunna importera personer går du till Personer => Importera personer i vänsterytan.
Steg två är att du använder någon av följande mallar som du sedan fyller i med den information du vill importera.
- MiraPersonImportTemplateFileSimple för person- och kontaktinformation
- MiraPersonImportTemplateFileWithEducation för person-, kontaktinformation och utbildningsinformation (kräver att systemet hanterar utbildningsinformation)
- MiraPersonImportTemplateFileWithEducationAndTypedEmailAddresses för person-, kontakt- utbildningsinformation och typade e-postadresser (kräver att systemet hanterar utbildningsinformation och typade e-postadresser)
Importfunktionen stödjer bara de kolumner som finns i mallarna. Varje kolumn korresponderar mot ett fält i databasen, exempelvis FirstName = Förnamn. Det går att lämna kolumner tomma och ta bort kolumner från mallen, men det går inte att lägga till nya kolumner:
Importfunktionen stödjer bara .csv-formatet. Om du arbetar i Excel så spara filen i formatet CSV-UTF-8. Det går att lämna fält tomma. Om ett fält är tomt behålls eventuell tidigare information som finns på en person som uppdateras vid importen. Om man skriver (blank) i en kolumn då tömmer man eventuellt nuvarande värde
Här är ett exempel på hur en ifylld fil kan se ut Exempleimportfile
Kommentarer om kolumner
- PersonId: personid i Mira.
- ExternalPersonId: id för denna person i annat system
- Vi validerar PersonalIdentificationNumber i importen beroende på vilken inställning systemet har. Det innebär att i svenska system valideras personnummer med fyra kontrollsiffror enligt formatet YYYYMMDD-NNNN och i norska system valideras personnummer istället med fem kontrollsiffror enligt formatet DDMMYY-NNNNN
- EmailAdress: I filen finns flera olika fält för e-postadresser. Om du inte har vår tillvalsmodul “personfält för typade e-postadresser (arbete-, privat- och student)”, så använd enbart kolumnen EmailAdress. Om du har tillvalsmodulen kan du även använda kolumnerna EmailAddressWork, EmailAddressPersonal, EmailAddressStudent och EmailAddressAdditional för att ange ytterligare e-postadresser. Dessa värden kan du ange i fälten för e-postadresser
- Ifyllt värde –> e-postadressen uppdateras från importen.
- Tomt –> e-postadressen av denna e-posttyp uppdateras inte. Om man redan e-postadress av denna typ i systemet, kommer den finnas kvar orörd efter importen.
- Blank –> Fyll i explicit ordet “blank” utan citationstecken i de kolumner för de e-postadresser där du vill att den befintliga e-postadressen i systemet ska raderas. Det fältet kommer bli tomt efter import.
- För BirthDate kan du ange födelsedatum i följande format
- ÅÅÅÅ-MM-DD (Svenskt format, ISO 8601-standard)
- DD.MM.ÅÅÅÅ (Finskt, norskt och danskt format)
- För Country, CitizenshipCountry och ContactLanguage använder vi standarden ISO 3166-1 alpha-2 för förkortningar. En förteckning av de olika landskoderna hittas här.
- För AddressType, ange om det är en arbetsadress eller privat adress.
- “home”, “hem”, “h”, “private”, “privat”, “p” eller tom kolumn ger privat adress
- “work”, “arbete”, “w”, “a” ger arbetsadress
- ContactLanguage:
- behöver vara ett av systemets aktiva språk), också enligt ISO 3166-1 alpha-2. om annat ges felmeddelande
- om det skapas en person och denna kolumn saknas eller värdet är tomt så sätts systemets primära språk
- För fältet Gender används beteckningarna m, male, man för Man, beteckningarna f, female, kvinna för Kvinna, beteckningarna o, other, annat för Annat och beteckningen (blank) för Ej angett.
- MobilePhone: ingen validering. Bör vara inkl landskod
- MiraEducationId, MiraDegreeId: används för att matcha utbildningar och examina. OBS att du inte kan använda …ImportCode för att matcha.
- …ImportCode: en kod som visas upp för användaren, ofta 5-10 tecken. Men kan tekniskt sett vara längre. Den kod som Utbildningen/Examen/Inriktningen har i det studieadministrativa systemet.
- …SASUniqueId: en kod som används för matchning, men inte visas upp för användaren. Ofta en “guid”, dvs 36 tecken.
För varje rad så försöker Mira matcha befintlig person, utbildning, examen, etc. och uppdatera den. Ifall ingen match hittas så skapas en ny person, utbildning, examen, etc.
Matching och uppdatering
Personer matchas på följande kolumner. Om minst en av dessa kolumner från importfilen matchar en befintlig personprofil så kommer den personprofilen att uppdateras.
- MiraId
- SAS Unique Id / ExternalPersonId
- PersonalIdentificationNumber – obs i korrekt format
- E-postadress – skiljer inte på gemener och versaler.
Övriga kolumner uppdaterar personprofilen. Dvs om en rad i importfilen matchar en personprofil på MiraId, så kommer den personprofilens PersonalIdentificationNumber, e-postadress, firstname, lastnamne, etc att uppdateras.
Om ingen person matchas så skapas en ny personprofil. Om flera personer matchar på olika fält så får man ett felmeddelande.
Påbörjad utbildning matchar på följande kolumner. Om samtliga dessa kolumner matchar, så kommer den påbörjade utbildningen att uppdateras.
- Matchad person
- Matchad utbildning
- Datum då man påbörjat utbildningen
Vi matchar inte på utbildningsinriktning, eftersom om man först importerar en utbildning för en person, men utan någon inriktning, och senare importera samma utbildning för samma person, men med en inriktning så tolkar vi det som att det är samma utbildning, men nu med en inriktning. Vi matchar inte heller på Studierättsnummer eftersom på Hanken så har man samma studierättsnummer även om man läser flera utbildningar på Hanken.
Uttagen examen matchar på följande kolumner. Om samtliga av dessa kolumner matchar så kommer en tidigare uttagen examen att uppdateras:
- Matchad person
- Matchad examen
- Matchad examensinriktning
- Datum för uttagen examen
Vi matchar här även på examensinriktning, dvs samma person kan på samma dag ta ut samma examen flera gånger, men med olika inriktningar. Om man först tar ut en examen utan inriktning, och därefter tar ut samma examen, men nu med en inriktning, så ska det bli två rader. (Detta case finns på GU)
Utbildning matchar på följande kolumner. Om någon av dessa kolumner matchar, så uppdateras den utbildningen, annars skapas en ny. Om flera matchas så visas en varning / felmeddelande.
- MiraEducationId
- EducationImportCode (Nej, inte idag!)
- EducationSASUniqueId
Övriga kolumner uppdaterar befintlig utbildning i systemet. Dvs om en rad innehåller en EducationImportCode på en redan existerande utbildning så uppdateras den utbildningens namn och namn på engelska. Samma regler gäller för Utbildningsinriktning, Examen och Examensinriktning.
Campus matchas på namn på campus. Om Campus inte är tomt, men inte matchar något konfigurerat Campus så genereras ett fel / varning. Dvs du kan inte skapa nya Campus genom denna import. Campus kopplas både till påbörjad utbildning och uttagen examen.
Studierättsnummer kopplas både till påbörjad utbildning och uttagen examen. Flera utbildningar och examina kan ha samma studierättsnummer.
FAQ: Varför kan jag inte använda mig av excels standardformat utan måste använda mig av csv-formatet?
Anledningen till att vi numera bara stödjer csv-format är för att formateringen i excel gör det omöjligt att importera information från vissa fälttyper.
FAQ: Vad betyder felmeddelandet att en person matchar flera personer?
Det betyder att en rad i din importfil matchar både en person i systemet på e-postadress och en annan person på personnummer och systemet vet inte vilken person som är den rätta.
FAQ: Varför är födelsedatum och personnummer i fel format i min fil?
Med största sannolikhet beror detta på att du behöver justera formatet i din csv-fil. Klicka på CTRL+1 och från fönstret välj sedan “Anpassat” och sedan “0”
