Att kunna hantera flera olika e-postadresser är viktigt eftersom en person kan ha flera olika roller i ett CRM-system. Exempelvis kan en person både vara alumn och företagspartner och beroende på vilket utskick man vill göra till personen kan man behöva använda olika mottagaradresser. I Mira går det att hantera multipla e-postadresser per person och med vår tilläggsmodul personfält för typade e-postadresser (arbete-, privat- och student) går det också att göra utskick till en specifik typ av e-postadress som exempelvis arbete eller privat.
I Mira kan du hantera multipla e-postadresser för en person. Det är på personprofilen möjligt att lägga till så många adresser man behöver. Av dessa adresser är en den primära e-postadressen som används när man gör utskick från systemet. De e-postadresser som inte är primära används för matcha dubbletter vid importer och registreringar, men används inte för utskick från systemet. Det går enkelt att byta mellan de olika e-postadresserna och ange en av de andra adresserna som primär.
Så sammanfattningsvis:
- Primär e-postadress för en person används vid utskick av e-post via systemet. Systemet tar automatiskt hand om studsar, och markerar som olevererbar. En intern användare kan ta bort olevererbarmarkering.
- Ytterligare e-postadresser för en person används inte för utskick via systemet, men används för att matcha personer vid importer, externa registreringar och kontaktnoteringar via e-post.
Alla e-postadresser måste vara unika, dvs två personprofiler får inte ha samma e-postadress. När en person läggs till i systemet sker en validering så det inte kommer in dubbletter. Om en e-postadress inte kan leverera meddelandet flaggas den som olevererbar och alla personer som har denna flaggan kommer automatiskt exkluderas från utskick från systemet.
Det finns några situationer där du bör vara extra uppmärksam på e-postadresser:
- Samtliga e-postadresser används för identifiering och matchning av externa personer, t.ex. vid anmälningar till evenemang, registreringar alumn, onlinedonationer. Det är därför viktigt att du inte registrerar fel e-postadresser på en person.
- När man arbetar med dubbletthantering kommer man slå ihop två personers profiler. Om man vill vara säker på att behålla båda adresserna ska man flytta den primära e-postadressen från den profil som tas bort som ytterligare e-postadress på den profil som behålls
- Vid importer så kan en e-postadress antingen skriva över den aktuella primära eller läggas till som ytterligare e-postadress.
Avlidna, gallrade och borttagna personer
När en personprofil markeras som avliden så tas personens e-postadresser bort. Personprofilen finns kvar, men alla kontaktuppgifter tas bort för att det inte ska vara möjligt att kontakta denna person.
När en personprofil gallras så tas personens e-postadresser bort i och med att e-postadresser är personuppgifter och kan identifiera en person.
När en personprofil bortmarkeras så är den profilens e-postadresser kvar. Om man vill ångra borttagningen så kommer e-postadresserna kvar på denna personprofil. Om man däremot lägger till en av den borttagna personprofilens e-postadresser till en annan personprofil, så kommer de tas bort från den borttagna personprofilen.
Tilläggmodul: “Personfält för typade e-postadresser (arbete-, privat- och student)”
Om man arbetar med flera verksamhetsområden i samma system kan behovet uppstå att man vill kunna välja vilken e-postadress man vill nå ut till, beroende på verksamhetsområde. Detta blir viktigt om en person har flera olika roller i ett och samma system. Exempelvis kan man med ett alumnutskick vilja rikta sig till den e-postadress som alumnen angett som den privata medan man med ett utskick kring näringslivssamarbete istället vill nå den e-postadress som personen angett som arbetsplatsadressen. Då kan man använda sig av tilläggsmodulen personfält för typade e-postadresser (arbete-, privat- och student).
- För varje person kan du lägga lägga till följande e-postadresser: arbete, privat, student utöver primär och ytterligare. Observera att den primära e-postadressen kan vara densamma som någon av de typade.
- När du skickar e-post, kan du välj vilken e-postadress om du vill skicka till. Antingen primär, arbete, privat, eller student
- När du importerar e-postadresser till systemet kan du välja vilken typ som du ska importera till. Dessa kan vara arbete, privat, student eller primär.
Notera att det inte är e-postadressens karaktär som avgör vilken adress som ska användas utan funktionen ska ses som olika kontaktvägar för personen. Dvs om Miranda Nelson vill bli kontaktad på sin privata miranda.nelson@gmail-example.com adress i jobbsammanhang så är det den e-postadressen som ska läggas upp som e-postadress arbete.
Redigera olika e-postadresser i personprofilen
När du gör ett massutskick via e-post, kan du välja vilken typ av e-postadress som ska användas
Externa formulär som alumnregistreringar, onlinedonationer och evenemangsmodulen stödjer också typade e-postadresser.
FAQ: Hur hanteras e-postadresser som importeras från Ladok?
Om det inte finns någon befintlig e-postadress på personen så kommer den importerade adressen automatiskt att sättas som primär adress
