Organizing an event? Here's 11 steps that helps you with the planning

Mira

A successful event consists of many pieces, and to get them all together can sometimes be a challenge. Use our summarized checklist that will help you with the planning. Using Mira to organize your events is not only a way to manage registrations and confirmations. It is also an ideal way to obtain good data quality by collecting data, connecting people and syncing data.

1. Identify the purpose

Is there a clear purpose? Why and for whom are you organizing the event, and what are you hoping to achieve and get out of it? An event can have many purposes. Define this as clearly as possible in order to arrange a successful event.

2. Create a project plan and involve several people

A successful event is planned and conducted by several people. Create a project plan and identify what needs to be done before, during and after the event. Involve several people – and do not forget to appoint a host.

3. Target and Customize

Create a query in order to obtain contact information to those persons/organizations whom match the target audience for your event. Your Mira Solution supports you with this by offering advanced functionality for queries.

4. Time and date

Find a time and date that suits you and your organization, and that does not clash with other events. And do not forget to be out in good time. The better forward planning you have, the more likely it is that the people you invite will be able to participate.

5. Create an event in Mira Event Management

Use your Mira Solution to create a registration form. In the registration form, take the opportunity to ask for information that is important to you in other contexts. A registration form is an excellent opportunity to gather and obtain good data quality. Choose if you want the system to automatically send a confirmation e-mail to those who register, and what information you want this confirmation e-mail to contain.

6. Send out invitations

Send out your invitations. Your Mira Solution helps you to work with the combined mailings. Use the query that you created (step 3. in this list) and send e-mail invitations to those who you have an e-mail address to – and send postal invitations to those that you only have postal addresses to. You can also use your Mira Solution to follow up the e-mail addresses that have generated a bounce, and send postal invitations to them.

7. Manage registrations

When a registration comes in to Mira, the system identifies if it is a new person or if the person is already stored. If the person is already stored, you can quickly see if the information that the person has entered in the registration is different from the already existing information. Choose if you want to sync the information – this is a great way to get up-to-date data quality. You can also easily see if the registration comes from a person who is not stored in Mira, and the choose to add a new person.

8. A friendly reminder

Before the the event, it might be good to send out a reminder to those who are registered, with the opportunity to unregister for those who no longer are able to attend. This is how you can do this in Mira:

Mira Event Management 1

Mira Event Management 2

9. It is time for the event!

Have your participant list on site and check off everyone that arrives. This can be done by hand or directly in Mira via a computer/ipad. Do not forget that a warm welcome is important. Make sure someone says hello and welcome to all participants. And do not forget to have a good time!

How thorough you designed your project plan (step 2 in this list) and how you followed it, often reflects the results of your event. Do not forget to make a considered and thorough work with your project plan.

10. Publish mingling photos, track and analyze

The same or the following day; create an evaluation, write a few lines about the event, publish mingling photos, and presentations etc. If you have a Mira Portal, you can publish this in the portal, otherwise your website is a suitable place. Then do a mailing to those who participated with a link to the page.

11. Follow up and Evaluation

Do not forget to follow up. Was there anything that did not work well and can be done better or differently next time? What did the evaluation say?

And remember that Mira’s advanced functionality for queries is a great way to keep track of your relations. For example; explore and see people’s commitment towards your organization based on what events they have participated on over time.

Good luck!

 

Ps. Do you have questions or idéas?
Contact our Customer Service team Mira Live.
Mira Live – Supporting Customers
live@mira.se / 08- 412 00 01

Ska du anordna ett event? Här är 11 step som hjälper dig med planeringen.

Ett lyckat event består av många pusselbitar, och att få dem alla att falla på plats är en utmaning. Ta hjälp av vår sammanfattade checklista som hjälper dig med planeringen. Att använda Mira Event Management till ditt event är inte bara ett sätt att hantera anmälningar och bekräftelser – det är också ett perfekt sätt att erhålla bra datakvalité genom att samla in data, koppla personer och synka uppgifter.

1. Identifiera syftet

Finns det ett tydligt syfte med evenemanget? Varför och för vem anordnar du evenemanget och vad hoppas du uppnå och få ut? Ett evenemang kan ha många syften. Definiera detta tydligt då det ofta ligger till grund för ett lyckat evenemang.

2. Skapa en projektplan och involvera flera personer

Ett lyckat evenemang planeras och utförs av flera personer. Skapa en projektplan där du identifierar vad som behöver göras inför, under och efter evenemanget. Involvera flera personer – och glöm inte att utse en konferencier.

3. Målgruppsanpassa

Gör ett urval för att få ut kontaktinformation till de personer/organisationer som tillhör målgruppen för ditt evenemang. Din Mira-lösning stöttar dig i detta genom att erbjuda avancerade urvalsmöjligheter.

4. Tid och datum

Hitta ett datum och en tid som passar dig och som inte krockar med övriga evenemang. Och glöm inte att vara ute i god tid. Ju bättre framförhållning du har, desto troligare är det att dem du bjudit in kommer ha möjlighet att delta på ditt evenemang.

5. Skapa evenemanget i Mira Event Management

Använd ditt Mira-system för att skapa ett anmälningsformulär. Välj om du vill att de som anmäler sig ska bli bekräftade per automatik och vilken information du vill att denna bekräftelse ska innehålla. I anmälningsformuläret är det bra om du passar på att fråga efter uppgifter som är viktiga för dig i andra sammanhang. Evenemangsformuläret är ett ypperligt tillfälle att samla in information och erhålla bra datakvalité.

6. Skicka ut inbjudan

Skicka ut din inbjudan till målgruppen. Din Mira-lösning hjälper dig att arbeta med kombinerade utskick. Använd urvalsfunktionen och skicka e-postutskick till dem som du har e-postkontakter till – och skicka inbjudningar postalt till dem som du bara har postadress till. Du kan även med hjälp av Mira följa upp e-postadresser som genererat en studs, och skicka postala inbjudningar till dem.

7. Hantera anmälningar

När en anmälan registrerats och personen redan finns sparad i Mira, kan du snabbt se om uppgifterna som personen har angett i sin anmälan skiljer sig från dem som fanns sedan tidigare. Du kan nu välja att synka dessa uppgifter och koppla personer. Du kan också snabbt se om evenemangsanmälningen kommer från en person som inte finns i Mira, och välja att lägga till en helt ny person.

8. En vänlig påminnelse

En viss tid innan evenemanget kan det vara bra att skicka ut en påminnelse till dem som är anmälda, med möjlighet att avanmäla sig för dem som har fått förhinder. Såhär gör du i Mira:

Mira Event Management 1

Mira Event Management 2

9. Genomför evenemanget

Ha din deltagarlista på plats och bocka av alla som anländer. Detta kan göras för hand eller på en dator/ipad etc. direkt i Mira. Glöm inte att ett varmt välkomnande är viktigt. Se till att någon säger hej och välkommen till alla deltagare. Och glöm inte bort att ha trevligt även om du är arrangör.

Hur väl du utformat din projektplan (steg. 2 i denna lista) och hur du följt den, ligger ofta till grund för resultatet av ditt evenemang. Glöm inte att göra ett genomtänkt och noggrant arbete med din projektplan.

10. Publicera mingelbilder, följ upp och analysera

Samma dag eller dagen efter; skapa en utvärdering, skriv några rader om evenemanget, publicera mingelbilder och eventuella presentationer etc. Om du har en Mira-portal kan du publicera detta där, annars är din hemsida en lämplig plats. Gör sedan ett utskick till dem som deltog och länka till sidan.

11. Uppföljning och utvärdering

Glöm inte uppföljningen. Var det något som inte fungerade bra och som kan göras bättre eller annorlunda nästa gång? Vad visade svaren i utvärderingen?

Och kom ihåg att använda Miras avancerade urvalsfunktion för att undersöka och hålla koll på era externa relationer. Du kan till exempel se personers engagemang baserat på vilka evenemang dem deltagit på över tid.

Lycka till!

 

Ps. Har du några frågor eller idéer?
Kontakta vårt kundservice-team Mira Live.
Mira Live – Supporting Customers
live@mira.se / 08- 412 00 01

 

Was this article helpful?

Related Articles