Så använder du sparade urval istället för att skicka Excelfiler via e-post för att dela personlistor med kollegor

Johan Johannesson

I de flesta verksamheter hanteras mycket information i form av olika listor av personer – det kan vara personer att bjuda in till ett evenemang, intressanta personer för ett planerat projekt, tänkbara föreläsare,. m.m.

Om dessa listor hanteras som Excelfiler hos en medarbetare så finns risken att kontaktuppgifter och ev noteringar om att en person inte vill bli kontaktad uppdateras på ett ställe, men inte andra; och det går inte att få en översikt över den totala relationen till personen.

Att ha Excelfiler med personuppgifter på olika ställen gör det svårt att uppfylla dataskyddsförordningens krav om gallring, och det är ur datasäkerhetssynvinkel i de flesta fall inte lämpligt att skicka Excelfiler mer personuppgifter via e-post.

Ett alternativ är att istället för separata Excellistor skapa sparade urval av personer i Mira. De flesta Excellistor med personer går att hantera som sparade urval i Mira. 

Hur lägger  jag till en person till ett sparat urval?

Gör så här:

  1. Gå till personens personprofil, genom att använda snabbsöken eller klicka på personen i någon lista.
  2. På personprofilen, gå till fliken Urval.
  3. Sök fram det urval som du vill lägga till personen i, och klicka på Lägg till i statiskt urval

OBS att du på detta sätt förstås bara kan lägga till personer i statiska urval. Om du vill lägga till en person i ett dynamiskt urval, så behöver du istället se till att personen uppfyller det dynamiska urvalets sökkriterier.

Var är skillnaden på statiska och dynamiska urval?

Ett statiskt urval är en ögonblicksbild. Exempelvis en lista på personer som anmält sig på ett evenemang eller en lista över personer som du vill skicka en inbjudan till. Ett dynamiskt urval är baserat på en eller flera regler, exempelvis alla personer som går en viss utbildning eller alla personer som är över 50 år.

Hur skapar jag ett nytt urval?

Om du vill skapa ett statiskt urval kan du göra det i Mira genom personlistor. Från en personlista markerar du de personer du vill inkludera i urvalet och klickar sedan på “Skapa urval”

Du kan också skapa ett statiskt urval genom att

  1. Gå till Personer => Gör urval
  2. Klicka på fliken “Statiska kriterier”
  3. Sedan lägga till personer antingen genom att hitta dem med sökfunktionen eller genom att ange deras e-postadresser, person-id eller personnummer

Om du däremot vill skapa ett dynamiskt urval måste du sätta upp de regler du vill använda dig av:

  1. Gå till Personer => Gör urval
  2. Sätt upp de regler du vill använda för ditt urval. Exempelvis ” personer som bor i Göteborg”
  3. Klicka på “Gör urval”

Was this article helpful?