Våren har varit intensiv på Lunds universitets nya gemensamma nod för uppdragsutbildning. Tre månader efter beslutet att välja Mira Network som samarbetspartner lanserade de Mira CRM, som nytt systemstöd. Allt har gått enligt plan och landat väl.
Före omorganisationen hade Lunds universitet en central avdelning för uppdragsutbildning, som nu är upplöst. Ansvaret för uppdragsutbildning har i stället lagts ut på fakulteterna, som får ett visst basstöd av den nya noden.
– Jag tror att vi gjorde rätt som bytte allt samtidigt. Inget hade ännu hunnit sätta sig på fakulteterna och det fanns inte heller någon möjlighet att fortsätta arbeta på det gamla sättet, säger Leopold Schmidt, chef för avdelningen studieadministrativa system (som är den avdelning som förvaltar delar av universitetets it-system, bland annat Mira CRM).
– Även jag tror att det var en fördel att göra detta samtidigt. Nu lär sig alla i gruppen detta ihop och vi navigerar tillsammans. Vi har skapat olika forum för att underlätta erfarenhetsutbyte och också lanserat ett nätverk för alla som arbetar med uppdragsutbildning, säger Samira Elmi Eriksson, samordnare för noden.
Saknats systemstöd
Fram till i år har det saknats bra systemstöd för uppdragsutbildning på Lunds universitet. Flera olika system har använts parallellt, vilket har lett till dålig överblick.
– Ett av kraven vid omstarten var att hitta ett systemstöd som funkar. Och från att beslutet togs har Mira Network varit 100 procent dedikerade. Vi har fått otrolig support, vi höll vår budget och allt blev klart i tid, säger Leopold.
Inför utrullningen av Mira CRM har Mira Network arrangerat fyra workshops, där noden och de som ansvarar för uppdragsutbildning på fakulteterna har deltagit.
Lite kaos i början
– Det var lite kaos i början, framför allt för att hela organisationen var ny. Så här i efterhand känner jag att det hade varit bra att få fler tips och trix från andra lärosäten. Vid den sista workshopen kändes det dock riktigt bra och införandet av systemet har gått snabbt och fungerat väl, säger Leopold.
– Ja, helhetsbilden var inte så tydlig för oss i början. Samtidigt som vi skulle sätta oss in i Mira CRM skulle vi förhålla oss till upplösningen av den gamla organisationen. Men, samtidigt hade vi inte tid att vänta, säger Samira och tillägger:
– Vi på noden har ju inte arbetat med uppdragsutbildning förut, men gör vad vi kan för att synliggöra all kompetens som finns på fakulteterna. Vi fungerar som ett övergripande stöd för processen på fakulteterna, där Mira CRM ingår som en viktig del. Vi försöker också underlätta erfarenhetsutbytet inom gruppen.
Vad ser ni för möjligheter och utmaningar framåt?
– Vi hoppas kunna bygga upp en ren och snygg databas, som ska hjälpa oss att göra bättre uppföljningar och höja kvaliteten på uppdragsutbildningen, säger Leopold.
– Att det finns många möjligheter att vara kreativ i systemet är å ena sidan en möjlighet, men kan å andra sidan bli en utmaning i en stor organisation, säger Samira.
Vilka utvecklingsmöjligheter ser ni framför er?
– Vi planerar att integrera Mira CRM med universitetets webb, så att vår kurskatalog kan komma ännu mer till sin rätt. Mira Network hjälpte oss snabbt att ta fram en tillfällig lösning nu i vår, men vi ser fram emot en helt integrerad lösning, säger Leopold.
– Jag skulle vilja kunna exportera filer från Mira CRM direkt till universitetets diarium. Så att det blir enkelt att göra rätt, avslutar Samira.
Leopolds och Samiras fyra tips till lärosäten som står inför organisationsförändringar och/eller en implementering av nytt systemstöd:
- Se till att det finns en tydlig ansvarsfördelning, så att alla vet vem som gör vad.
- Det är viktigt att ha ledningens stöd inför en stor omställning.
- Det är viktigt att kunna skilja på vem som beslutar och vem som implementerar.
- Lämna gott om utrymme och tid för alla involverade att få säga sin åsikt, i olika former och i olika forum.
Fakta – uppdragsutbildning på Lunds universitet
2024 genomförde Lunds universitet cirka 130 uppdragsutbildningar, som sammanlagt hade uppemot 3 000 deltagare.