Finska högskolor och universitet får merparten av sin finansiering från staten. Hur mycket medel de tilldelas beror bland annat på utfallet av en årlig karriäruppföljningsenkät. I hopp om att förbättra sitt resultat har Svenska handelshögskolan (Hanken) varit med och utvecklat en ny karriäruppföljningsmodul i Mira CRM.
– Resultaten från karriäruppföljningen utgör visserligen endast en relativt liten andel av den statliga finansieringskakan, men den spelar ändå en roll som Hanken är mycket mån om. Varje alumn som svarar kan handla om tusentals euro för vår del. Svarsprocenten och även den kvalitativa sysselsättningen spelar roll för finansieringen, det vill säga om alumnerna har fått ett arbete som motsvarar deras examen, säger Mira Aarnivuo, chef för alumnrelationer och fundraising på Hanken.
Hanken har redan goda förutsättningar när det gäller de årliga karriäruppföljningarna, mycket tack vare ett etablerat arbete med att skapa korrekta kontaktuppgifter och pålitlig data i sin alumndatabas.
– Att ha ett fungerande system för att hantera sina alumner är A och O. Utan det skulle vi inte kunna ha så här bra data. Vår målsättning är att samla all information som berör alumnerna i samma system. Då kan vi enklare följa upp våra aktiviteter och kontinuerligt förbättra vår datakvalitet samt servicen gentemot alumnerna. Något som i det långa loppet kan ha indirekt effekt på vår finansiering, säger Mira Aarnivuo.
Enkätsvar påverkar finansiering
Hanken får ungefär 70 procent av sin finansiering från staten och resterande 30 procent från annat håll. Den statliga finansieringen baseras på flera nyckeltal, bland annat resultatet från den enkät som sänds till magisterstudenter fem år efter examen. Lärosätena sänder också ut en enkät till alla doktorer, tre år efter att de har disputerat. Dessa svar påverkar dock inte finansieringen. Hanken sänder dessutom ut en egen enkät till sina magisterstudenter, sex månader efter examen – för att få en färsk inblick i hur studierna har förberett alumnerna inför arbetslivet.
När Hanken nu lyfter in sin enkäthantering i Mira CRM kan de lägga Excel- och Wordfiler åt sidan och även frångå utskick via Outlook. I stället ser de grova ramarna för utskicket av karriärenkäterna ut så här:
- Statligt ägda CSC (IT-center for science) skapar enkäten och även en unik svarslänk för varje aktuell alumn.
- Hankens länkar importeras till Mira CRM, där de matchas med rätt personprofil.
- Utskicket görs via Mira CRM, med en personlig länk inkluderad.
- Därefter tid för uppföljning och analys: vilka har öppnat utskicket och vilka har klickat på sin länk? Mira Aarnivuo och hennes kollegor sänder sedan ut påminnelser till berörda personer, via Mira CRM.
Bättre uppföljning och analys
– Vi ser mycket fram emot årets utskick via Mira CRM där vi bland annat kan ha en avsändare som alumnerna känner igen, med samma visuella utseende som våra övriga alumnutskick. Detta leder förhoppningsvis till högre svarsprocent samt bättre möjligheter till uppföljning och analys, säger Mira Aarnivuo och tillägger:
– Vi kommer dessutom att koppla in evenemangsmodulen vid utskicket. De som besvarar enkäten erbjuds möjligheten att delta i ett lotteri, där vi lottar ut anteckningsböcker. De som deltar förser oss då samtidigt med sina aktuella kontaktuppgifter, vilket hjälper oss att upprätthålla en högre datakvalitet.
Ett aktivt alumnarbete är inget nytt för Hanken. Deras alumnnätverk har funnits i 20 år och Mira Aarnivuo, som ansvarat för arbetet i snart åtta år, säger att det finns många skäl att följa sina alumner.
Enkätsvaren ger viktig feedback
– Vi är mycket intresserade av hur våra alumner klarar sig på arbetsmarknaden och enkätsvaren visar om vi gör rätt saker. Vi får viktig feedback om hur de upplevt sin studietid och vilka kunskaper de haft mest nytta av, vilket också hjälper oss att utveckla vårt utbildningsutbud, säger hon.
En grundläggande tanke på Hanken är att alumnverksamheten ska synas mycket under studietiden, för att tidigt göra studenterna bekanta med sin alumnidentitet. Alumnerna deltar bland annat som gästföreläsare, håller olika tal eller sitter med i bland annat Hankens styrelse och ett antal råd som externa medlemmar. Satsningen verkar ha lyckats – omkring 98 procent av Hankens studenter väljer att bli medlemmar i alumnnätverket och detta vill Hanken värna om.
– Jag har arbetat konsekvent med att förbättra många processer på Hanken. Ett exempel är att vi automatiskt frågar alla som utexamineras om de vill ansluta till alumnnätverket när de ansöker om sina betyg, säger Mira Aarnivuo och avslutar:
– De flesta av våra alumner väljer dessutom att komma med i alumnnätverket redan på kandidatnivå, vilket ger en lägre tröskel att delta i aktiviteter medan de fortfarande är kvar i huset under sina magisterstudier. Vi ber också om att få deras privata e-postadresser, som i bästa fall inte ändras även om de byter jobb, vilket resulterar i att vi når dem bättre på lång sikt.
Fakta
Svenska handelshögskolan (Hanken) har 2 600 studenter, cirka 16 000 alumner i sitt alumnnätverk och kring 300 anställda. Här kan du läsa mer om Hanken:
Hanken fick väldigt fina betyg i 2023 års enkät om karriäruppföljning. De som svarade gav 4,7 av 6 möjliga poäng för sina studier – det högsta resultatet bland alla universitet i Finland. 95 % svarade att de var nöjda med sin karriär och 98 % skulle rekommendera Hanken till andra studenter. Sysselsättningsgraden var också mycket hög, då hela 96 % uppgav att de hade jobb.
Här kan du läsa mer om både Hankens och andra finska lärosätens enkätresultat från 2023: