Karolinska Institutet (KI) har bedrivit uppdragsutbildning i drygt 20 år. Under 2022 uppgraderade de sitt system och arbetar nu med den nya modulen för uppdragsutbildning. Ett steg som de tvekade inför att ta – men som de i efterhand är nöjda med.
– Vi sitter med ett bättre och mer lättnavigerat system i dag, med ett nytt gränssnitt. Det är inte så stor skillnad på hur vi arbetar, men vissa funktioner har blivit enklare att hantera. Anmälningsformulären är till exempel dynamiska nu, vilket gör att vi kan bygga dem själva. Det är en klar förbättring, säger Jan Petersson, chef för enheten för uppdragsutbildning.
En annan förbättring som Jan lyfter rör kursanmälningar. När en person anmäler sig till en utbildning sänder Miras system i väg ett automatgenererat mejl till kursdeltagarens chef, som ska godkänna och betala för kursen.
– Det här är en stor förbättring. Förut skedde dessa kontakter via inskannade dokument, som antingen faxades eller postades till oss. Det som kan hända nu är att vissa spamfilter blockar de automatgenererade mejlen, men på det stora hela har den här hanteringen blivit betydligt enklare, säger han.
Att flytta över tjugo års arbete med uppdragsutbildning till ett nytt system var ett stort steg att ta för Jan Petersson och hans kollegor. Migreringen av deras data och implementeringen av det nya systemet pågick under tre-fyra månader, våren 2022.
Följde vår plan
– Det gick ändå relativt smärtfritt och följde vår plan. Mira hade en bra struktur för att flytta data. Det saknades en del saker i systemet initialt, som vi successivt upptäckte. Men det har vi justerat efter hand, i bra dialog med Mira, säger Jan Petersson och fortsätter:
– Vi hade också ett tilläggsprojekt, som handlade om att via API flytta data från Mira till vår hemsida. Det blev mer omständligt än vi tänkt oss, bland annat för att andra avdelningar på KI var involverade i arbetet. Det handlade om att föra över rätt data, i rätt format, som skulle hamna i rätt fält och se snyggt ut på vår hemsida. Men vi fick bra hjälp av Mira.
Parallellt med migreringen arbetade KI med sitt gamla system, fram till en brytpunkt då allt lades över till det nya systemet.
– Eftersom alla på vår enhet har arbetat med Miras gamla system så blev det ingen dramatisk övergång. Vi hade två-tre workshops med Mira och därefter har de flesta fortsatt att lära sig det nya systemet på egen hand, säger Jan Petersson.
Hade ni kunnat bedriva er verksamhet utan it-stöd?
– Nej. Det hade varit omöjligt att hantera vår volym av kurser och kursdeltagare utan it-stöd. Inte ens 20–30 procent av vår volym hade varit möjlig att hantera manuellt. Vi har närmare 10 000 organisationer i vårt system och en stor mängd data. Hela vår organisation bygger på att vi har ett systemstöd. En annan av KI:s styrkor är att vi är en universitetsgemensam enhet med fokus enbart på uppdragsutbildning.
Vilka är de största fördelarna med att ha ett CRM-system?
– För det första behöver vi ha ett system för våra kursanmälningar. Från systemet kan vi publicera en kurskatalog på KI:s hemsida, där deltagarna kan läsa om våra kurser och anmäla sig. Informationen om deltagaren och uppdragsgivaren behandlas och sparas sedan i systemet.
– För det andra behöver vi ett system för att hålla ordning på all vår information. Hur många har anmält sig? Hur många har bekräftat sin anmälan? All sådan information måste vara samlad på ett ställe. Även här samarbetar vi med andra KI-system och tänker att vi framåt behöver bättre samordning mellan våra olika it-system. Vi har en intern process för detta och ser över vad vi behöver förändra och förbättra framåt.
Vilka ser du som de största fördelarna med Miras CRM-system?
– Styrkan med systemet är att det är anpassat efter högskole- och universitetsvärlden. Systemets kärna är att publicera och administrera kurser och kursdeltagare. Å ena sidan ser jag inte systemet fullt ut som ett CRM-system, i den meningen att det inte är byggt för renodlat säljarbete. Men å andra sidan arbetar vi i dag snarare med marknadsföring än med försäljning, avslutar Jan.
Skrivet av: Lotta Solding
Fakta
Karolinska Institutet (KI) erbjuder utbildningar och bedriver forskning inom medicin och vård. De arrangerar också uppdragsutbildningar inom detta fält. Under 2022 erbjöd de 232 uppdragsutbildningar och tog emot 6 700 deltagare, vilket resulterade i en intäkt på cirka 114 miljoner kronor. Sett till antalet kurser och deltagare är de bland de största i Sverige när det gäller uppdragsutbildning. Enheten för uppdragsutbildning består av 13 personer.
Här kan du läsa mer om Karolinska Institutet och här kan du läsa mer om deras uppdragsutbildningar.