Sigtunaskolan Humanistiska Läroverket (SSHL) delar Mira CRM med sin alumn-förening Förbundet Sigtunafördettingar. Båda är nöjda med lösningen, kanske framför allt med den senaste nyheten – att systemet hanterar betalda evenemang för båda parter och styr inkommande betalningar till deras respektive konton.
SSHL och Fördettingförbundet har samarbetat med Mira sedan 2018, för att möta högre krav på kommunikation med skolans fördettingar och vänner, skapa en sökbar medlemsmatrikel samt arbeta med fundraising. Under resans gång har arbetet med olika evenemang vuxit. Under 2023 har Mira därför utvecklat systemet och gjort det möjligt att styra betalningar till båda organisationerna.
Hur är det att samarbeta i ett gemensamt CRM-system? Vi ställer några frågor till de inblandade aktörerna.
Vad är nyttan med att ha ett CRM och att dela system?
– Mira CRM gör att vi enkelt kan kommunicera med våra medlemmar, ta emot medlemsavgifter och på ett effektivt sätt ta betalt när vi arrangerar evenemang. Mira CRM gör att vi kan hantera dessa uppgifter på ett modernt och effektivt sätt, säger Frans Malmros, skattmästare i Fördettingförbundet och tillägger:
– Det jag ser att vi behöver arbeta vidare med är att göra matrikeln mer användarvänlig för våra medlemmar, inom ramen för GDPR.
– Fördelarna med att använda ett CRM-system är många för SSHL. Eftersom vi är en internatskola har vi ett stort nätverk av alumner med starka band till skolan och som vi gärna vill kunna hålla kontakt och dela information med. Det gör vi smidigt via Mira CRM. Systemet ger oss också fina möjligheter att utveckla vårt arbete med fundraising, på olika sätt och genom olika moduler, säger Marika Wäreborn, ansvarig för fundraising och alumn-relationer på SSHL.
Varför valde ni Mira som samarbetspartner?
– När vi startade samarbetet 2018 var det framför allt för att vi letade efter en enkel lösning för att kunna kommunicera med vårt alumnnätverk. I år hade vi behov av ytterligare modernisering och därför har Mira utvecklat systemet tillsammans med och åt oss, så att vi nu har ett tvådelat betalsystem. Som jag ser det har Fördettingförbundet och skolan stor nytta av varandra och jag tror att vårt samarbete kommer att växa, säger Marika Wäreborn och fortsätter:
– Att vi båda kan hantera betalda event i systemet är bra och fungerar smidigt. Systemet skapar stor integritet. Vi hanterar personuppgifter enligt GDPR och har samtidigt full insyn i våra respektive pengaflöden. Det skapar större trygghet för båda parter, vilket också bidrar till minskad administration.
Marika minns tillbaka och berättar om de första fem årens samarbete med Mira.
– Mira känns som en mycket kompetent samarbetspartner som ger en personlig och serviceinriktad support till sina kunder. De erbjuder löpande utbildningar i sitt system, vilket vi uppskattar. De är också ett fantastiskt bollplank. De är bra på att stödja oss i hur vi ska förhålla oss till olika frågor eller utmaningar. De är alltid lösningsbenägna och har en stor vilja att utvecklas vidare, både för egen del och tillsammans med sina kunder. Att vi först gjorde Fördettingförbundets matrikel sökbar och nu har utvecklat vår nya betallösning är tydliga bevis på detta förhållningssätt. Mira hade aldrig gjort detta förut, men ville gärna testa att utveckla de funktioner som vi efterlyste.
Vilka är för-respektive nackdelarna med att dela CRM-system?
– Framåt har vi en vision om att skolan kommer att bli mer och mer involverad och kanske även ta över administrationen av Fördettingförbundet. Bland annat för att vi framåt kanske inte kommer att ha råd att fortsätta betala för systemet. Det är jätteviktigt för skolan att vi finns, men kanhända kommer vårt samarbete att skötas annorlunda framöver. Då är det en fördel att vi redan nu har ett gemensamt system, säger Frans Malmros och tillägger:
– Jag ser inga nackdelar med vårt samarbete, allt fungerar bra. Vi klampar inte in på varandras områden och vår överenskommelse fungerar bra. Jag tycker också mycket om att Mira regelbundet anordnar on-lineutbildningar och jag uppskattar deras support.
– Jag ser egentligen bara fördelar. Ibland stöter vi självklart på utmaningar, men de löser vi tillsammans, oss emellan och med Mira. I den uppdaterade versionen av systemet så kan till exempel de alumner som inte vill ha utskick från oss båda avregistrera sig från det de inte längre vill ha. Det är en ny funktion som ger större valmöjligheter för mottagarna, säger Marika Wäreborn.
Hur får man ett samarbete likt ert att fungera?
– Det är viktigt att ha goda relationer från start och att båda parter har ekonomiska förutsättningar att kunna växa tillsammans. Det är också viktigt att båda har samma inställning till att vårda sitt varumärke. Vi har god kommunikation oss emellan och så har vi skrivit ett par grundläggande avtal. Det är viktigt att vi tänker framåt, så att vi har ett fungerande samarbete när andra personer tar vid, säger Marika.
Frans håller med om det Marika säger och tycker också att det är bra att de har skrivit ett gemensamt avtal.
Fakta och tips om vidareläsning
I Mira CRM använder SSHL och Fördettingförbundet följande moduler: CRM, e-postutskick, evenemangshantering inklusive betalda evenemang, alumnrelationer, sökbar matrikel, fundraising, gåvohantering samt online-donationer.
Här kan du läsa mer om Sigtunaskolan Humanistiska Läroverket
och om Förbundet Sigtunafördettingar
Här kan du läsa två texter om hur delade rättigheter hanteras inom Mira CRM:
https://www.mira.se/knowledge-base/how-does-module-based-permissions-work/
https://www.mira.se/knowledge-base/how-does-collaboration-category-based-permissions-work/