Att kunna skicka e-post till olika målgrupper är ofta en viktig del i arbetet med externa relationer för universitet och högskolor. I vissa fall kan man vilja använda externa system för e-postkommunikation som MailChimp, Apsis, Paloma, BizWizard, Ungapped, m.fl. Större e-postsystem har ofta APIer för integration med CRM-system. Ibland ingår det utan extra kostnad, ibland tillkommer en kostnad.
I Mira är funktionaliteten för e-postkommunikation helt integrerad med CRM-delen. Nedan belyser vi skillnaderna mellan Mira och integrationer med externa mejlsystem?
via Mira | via externt system | |
Mobilanpassad “responsiv” design | Ja | Ja |
Mallar | Ja. Designmallar och innehållsmallar | Ja |
Spara utkast | Ja | Ja |
Hantering av studsar | Mottagarens e-postadress markeras som olevererbara | Mottagarens e-postadress blockeras för ytterligare utskick |
Avprenumerationer | Ja | Ja |
Avprenumerationer för olika typer av utskick | Ja, per innehållsmall | Ja, ofta per “publikation” eller motsvarande |
Möjlighet att bifoga bilagor | Ja | Ofta |
E-posteditor | Som vanligt e-postprogram, fast med extra funktionalitet | Oftast mer avancerad för att komponera ett nyhetsbrev |
Typ av utskick | Både massutskick som nyhetsbrev och mindre segment, t.ex. deltagare på ett evenemang eller en uppdragsutbildning. | Primärt massutskick till stor målgrupp |
Användare | Många. Oftast alla CRM-användare, ofta inte primärt kommunikatörer | Färre. Oftast kommunikatörer |
Marketing automation | Inbyggt för vissa situationer, som t.ex. anmälningar till evenemang eller när man registrerar sig som alumn | Ofta stöd för att bygga egna regler och flöden. |
Schedulering av utskick | Ja, tilläggsmodul, se HOW IT WORKS: E-postutskick via Mira | Ofta |
Hantering av personuppgifter (maa GDPR) | Mottagarlistor och personuppgifter hanteras inom EU/EES. Enbart det som krävs för varje | Beror på system. |
Kontaktnotering för mottagaren | Skapas automatiskt | Beror på system |
Synka mottagarlistor | Automatiskt (Urval) | Beror på system |
Uppfyller GDPR och Schrems II (se nedan) |
Mottagarlistor lagras på servrar inom EES. Förutom själva e-postmeddelandena så överförs inga personuppgifter till tredje land. | Behöver säkerställa om mottagarlistor förs över till tredje land och om då med vilken laglig grund. |
Vad är fördelarna med att ha CRM, e-post och evenemang i samma system?
Att arbeta med personer, e-postkommunikation och evenemang i ett och samma system har flera fördelar i jämförelse med att arbeta i olika separata system för varje aktivitet. Den kanske största fördelen är att det är effektivare att ha den fullständiga bilden över de personer man arbetar med tillsammans med aktiviteter och relationshistorik för dessa samlade på ett ställe. Ta till exempel processen för att genomföra ett evenemang. Att genomföra alla aktiviteter kräver mycket överföring mellan olika system. Att föra över personuppgifter mellan olika system skapar också en risk att fler personer än nödvändigt hanterar personuppgifterna.
E-postmarknadsföring och GDPR
Dataskyddsförordningen innehåller regler om under vilka förutsättningar det är tillåtet att föra över personuppgifter till “tredje land” (länder utanför EU/EES). Se t.ex. https://www.imy.se/verksamhet/dataskydd/det-har-galler-enligt-gdpr/overforing-till-tredje-land/
Ett mejl innehåller alltid personuppgifter, till exempel mottagarens namn och e-postadress.
När man skickar ett mejl så finns alltid en risk / möjlighet att ett det kommer att överföras via tredje land. Dels om mottagaren befinner sig i ett tredje land när hen tar emot meddelandet, men även annars så är epost över internet gjort så att man inte kan garantera vilka e-postservrar som mejlet kommer passera på vägen mellan avsändare och mottagare.
System för e-postmarknadsföring innehåller oftast även funktionalitet för att hantera mottagarlistor, avprenumerationer, m.m. vilket även det är personuppgifter. Beroende på system kan det innebära att personuppgifter förs över till och/eller lagras i länder utanför EU/EES och kan kräva ytterligare åtgärder. Europeiska dataskyddsstyrelsen (EDPB) har antagit rekommendationer om när ytterligare skyddsåtgärder kan behövas och vad sådana åtgärder kan vara.
Med Mira så lagras all information om mottagare på servrar inom EU/EES. Förutom själva e-postmeddelandena så överförs inga personuppgifter till tredje land.