Alumni Engagement Levels

Johan JohannessonAlumni Relationer, Alumni Relations, Uncategorized

Många universitet och högskolor arbetar aktivt med alumnverksamhet.  Om du vill läsa mer kring varför det kan vara en god idé att ha en separat alumndatabas för verksamheten, läs gärna mer här. Något vi ofta hör från våra kunder är att det kan vara svårt att mäta effekten av alumnverksamheten och att säkerställa att man är på rätt väg. Ett sätt är att identifiera engagerade alumner och mäta aktiviteten för att över tid kunna stärka relationen med dem. Det finns flera sätt att mäta aktiviteten hos sina alumner. Exempelvis kan man undersöka i vilken utsträckning de öppnar utskick, klickar på länkar, deltar på evenemang eller uppdaterar sina uppgifter i alumnsystemet. Ett sätt att sedan använda sig av dessa uppgifter är att dela upp alumnerna i  grupper beroende på hur aktiva de är. 

Bildtext: Ett exempel på indelning i aktivitetsgrupper. Från potentiella till stöttande alumner. 

En anledning att man gör denna indelning är för att få distinkta målgrupper att för att kunna rikta sina utskick och aktiviteter mot rätt målgrupp. Det är ofta de mest engagerade alumnerna som är beredda att ge tillbaka till lärosätet och genom att fokusera på de aktiva alumnerna kan man som alumnansvarig få bättre utväxling av sin nedlagda tid. 

Det är självklart också viktigt att få alumner att gå “uppåt” och bli mer aktiva vilket i sig kan vara ett relevant mål att använda sig av för sin alumnverksamhet.

Alumnengagemang i praktiken?

Hur ska man praktiskt gå tillväga om man vill arbeta med alumnengagemang och dela in sina alumner i olika aktivitetsgrupper?

Den viktigaste parametern är att kunna se vilken grupp varje alumn tillhör. Det första man behöver göra är att bestämma sig för vilka nivåer man vill använda och sedan definiera vilka kriterier som ska gälla för varje nivå. Ett enkelt exempel är att man bestämmer sig för en modell i tre nivåer

  • Kontaktbar
  • Intresserad 
  • Aktiv

och bestämmer att om en alumn ska räknas som kontaktbar ska det finnas antingen en giltig e-postadress, giltigt mobilnummer eller giltig hemadress. För att alumnen ska räknas som intresserad krävs att alumnen öppnat minst ett mail de senaste 12 månaderna. För att alumnen ska räknas som aktiv krävs att alumnen antingen registrerat sig i alumnnätverket, deltagit på minst ett evenemang eller klickat på minst en länk i ett utskick de senaste 12 månaderna. 

Nästa steg är att hämta in relevant data för att kunna tagga alumnen med rätt kategori. Nästan all data går att samla in, men kan kräva att man samkör utdrag från olika system. Utskicks- och klickstatistik hämtar man från det verktyg man använder för utskick, det går ofta att få uppdaterad adressinformation från studieregister (som LADOK i Sverige, FS i Norge eller Peppi i Finland)  och evenemangsstatistik kan man ofta ladda ner från sitt evenemangssystem. När man väl har samlat in sin data taggar man upp sina alumner med rätt kategori.

Självklart kan det finnas även andra parametrar som kan vara av intresse som exempelvis hur alumnengagemanget växer över tiden. Om en målsättning är att öka aktiviteten och engagemanget över tid är det intressant att se förändringen av alumngrupperna där förhoppningsvis engagemangsnivån ökar med tiden och allt fler alumner går från kontaktbar till intresserad eller från intresserad till aktiv.

En annan skärning som kan vara intressant är att kunna se engagemanget per fakultet, institution eller t o m på programnivå. Återigen har man i detta arbete god hjälp av de nationella studentregistren som kan ge detaljerad information för sina alumner. 

När man väl definierat de grupper man vill använda sig av och taggat sina  alumner på rätt nivå är det dags att sätta upp aktiviteter och mål för varje grupp. Generellt är det mest tidseffektivt att lägga resurser på de mest aktiva alumnerna eftersom det är större chans att de ger tillbaka till lärosätet i form av tid och engagemang. Men självklart är det viktigt att det finns planerade aktiviteter för alla sina grupper för att ge alumnerna möjlighet att bli mer och mer engagerade över tiden. 

Hur fungerar Miras widget för alumnengagemang? 

I Mira samlas mycket data in automatiskt. Personkategorier är ett verktyg som vi kan använda för att identifiera om en person har registrerat sig i alumnsystemet,  om de uppdaterat sina uppgifter eller om en administratör har taggad dem som alumn. Vi samlar också in historik kring e-postutskick och om en mottagare har öppnat eller klickat på ett meddelande. Om man använder andra moduler som evenemangsmodulen eller fundraisingmodulen har vi ännu mer data som samlas in. Genom att använda denna information kan vi automatiskt göra indelningen i aktivitetsnivåer och även automatiskt uppdatera nivåerna när en alumn blir mer aktiv. I Mira är de olika nivåerna urval och nedan listas vilka kriterier som definierar nivåerna:

  1. Identified alumni 
    Alla personer som har personkategorin Alumn

  2. Contactable alumni 
    Personkategorin Alumn
    OCH
    Minst en e-postadress som inte är markerad som olevererbar
  3. Email readers (passive)
    Personkategorin Alumn
    och öppnat ett  mail (bulkmail, senaste 12 månader)
  4. Interested alumni
    Personkategorin Alumn
    och har personkategorin Registrerad alumn
    eller
    har klickat på minst en länk i minst ett bulk utskick senaste 12 månaderna
  5. Active alumni (AELActive)
    Personkategorin Alumn
    och är anmäld till minst ett evenemang senaste 12 månaderna (har antingen status Applied eller Confirmed)
    eller
    har publicerat minst en annons i karriärservice (senaste 12 månaderna)
  6. Supportive alumni (AELSupportive)
    Personkategorin Alumn och personkategorin Donor

Dessa kriterier kommer med största sannolikhet att ändras över tid och finjusteras efter feedback från våra kunder