Från krångligt, tungrott och personberoende till en smidig och mer effektiv hantering av lärosätets VAL-studenter. Så beskriver Mymsan Gallen Martinsson på Stockholms universitet och Anna Karin Fändrik på Högskolan Dalarna sina resor från manuell till en mer överblickbar hantering i Miras CRM-system.
– Innan vi började arbeta med Mira hade vi ett separat Word-dokument för varje student inom VAL. Utifrån detta skapade vi Excellistor. Det var oerhört tidsödande. 2011 gick vi från runt 100 till 400 sökande och blev helt nedringda. Då insåg vi att vi behövde någon form av databas med tillhörande system, säger Mymsan Gallen Martinsson, som är handläggare inom VAL (Vidareutbildning av lärare som saknar lärarexamen) på Stockholms universitet.
2012 gjorde Stockholms universitet därför en upphandlingsförfrågan, där avtalet gick till Mira. Tillsammans började de utveckla och bygga upp en VAL/ULV-modul inom Miras CRM-system, som än i dag utgör grunden för denna del av systemet. Bland universitetets krav i upphandlingen fanns bland annat möjligheten att koppla alla ansökningar/studenter direkt till LADOK. Ett annat krav var att kunna lägga in en studieplan för varje student i systemet.
Högskolan Dalarna började samarbeta med Mira några år senare. Även de arbetade med Word och Excel innan de övergick till Miras CRM-lösning.
– Min företrädare hade papperskopior utskrivna från alla studentansökningar. När vi fick allt fler ansökningar insåg vi att vårt system var ohållbart, sårbart och inte särskilt transparent. Vi hade en studieplan för varje student, som vi sedan skrev ut och sände till dem med snigelpost. Hanteringen var också väldigt personberoende, säger Anna Karin Fändrik, verksamhetsledare för VAL på Högskolan Dalarna.
Uppskattar transparens
Något Anna Karin uppskattar alldeles särskilt är att Miras system spar tid och att det är transparent.
– Att exempelvis all mailkonversation mellan och oss och studenterna är synlig är en stor styrka. Om en student hör av sig och påstår sig inte ha fått ett visst mail, kan vi direkt gå in och se om de öppnat mailet eller inte. Vi kan också göra noteringar när vi haft telefonkontakt, synligt för alla som använder systemet. Det är också betydligt enklare att ändra en studieplan direkt i systemet, än att behöva justera i respektive students Word-dokument, säger hon och tillägger:
– Att det finns färdiga mallar, för till exempel avslag, är också bra. Sedan kan jag välja att vara mer personlig och specifik i mailet om jag vill det.
På Högskolan Dalarna har VAL-studenterna fördubblats de senaste fem åren. Anna Karin säger att hon inte ens vill tänka på hur det skulle vara att hantera dagens mängd studenter med hjälp av Word och Excel. Något de till exempel utvecklat sedan starten är möjligheten att kunna arbeta löpande med de sökande under den pågående ansökningsperioden.
– Det fixade Mira till, vilket kändes bra. Inför framtiden har vi väl en del funderingar på mindre justeringar, men vi har inga stora utvecklingstankar just nu. Nu vill vi bara fortsätta använda och förvalta det vi har och utnyttja systemets fulla potential. Det vi märkt är däremot ett visst intresse för systemet från andra kollegor på högskolan, säger hon.
Bättre koll i dag
Vi återkopplar till Stockholms universitet, med flest VAL-studenter i Sverige. De samarbetar med ett tjugotal institutioner för att lösa sina studenters behov och önskemål.
– När någon av institutionerna frågar hur många studenter som har ansökt till en viss kurs nästa termin, så kan vi i dag svara på det direkt, vilket underlättar för alla. Vi hade aldrig kunnat jobba som vi gjorde förr med den mängd studenter som vi har nu. Vi har bättre koll i dag, helt klart, säger Mymsan Gallen Martinsson och fortsätter:
– En annan fördel som jag uppskattar är att vi i dag kan sända antagningsbesked eller avslag till studenterna direkt i systemet. Det gick inte från start, men det går nu.
När det gäller framtidsplaner nämner Mymsan att de diskuterar att eventuellt utveckla en studentvy av systemet. Men än har de inte landat i detta. Hon avslutar med en rolig detalj, som levt med dem från lanseringen till i dag:
– Vi har döpt vårt system till Merlin, som trollkarlen. Vid lanseringen ville vi ha ett namn på systemet och ställde frågan till vår arbetsgrupp. Någon föreslog då Merlin, eftersom tanken med systemet var att det skulle fungera ”som om att trollkarlen varit här”. Och så har det blivit!