Det finns flera anledningar till att det är viktigt att hålla din databas eller CRM-system uppdaterad och att ni har tydliga regler för hur ni upprätthåller en god datakvalitet . En viktig anledning är att utan god datakvalitet blir det svårt att nå ut till rätt målgrupp vid rätt tillfälle. Eller till och med svårt att definiera vad som är rätt målgrupp. Om du exempelvis vill nå alla personer i Stockholm men inte har uppdaterade adressuppgifter är det omöjligt att veta om du verkligen når ditt mål.
Kortfattat kan man definiera god datakvalitet som att informationen finns tillgänglig på rätt sätt, vid rätt tidpunkt, för rätt personer. Ett sätt att komma en bit på vägen att upprätthålla god datakvalitet är att se till att du inte har information i systemet som du inte arbetar med och därmed är onödig. Det kan du göra genom att regelbundet gallra din databas.
En annan och kanske ännu viktigare anledning att regelbundet gallra din databas är att den nya dataskyddsförordningen kräver att personuppgifter inte får sparas under en längre tid än vad som är nödvändigt för de ändamål för vilka personuppgifterna behandlas och som personuppgiftsansvarig är du skyldig att “utan onödigt dröjsmål” gallra personuppgifter som inte längre är nödvändiga för de ändamål för vilka de samlats in eller på annat sätt behandlats.
Vad är det då som ska gallras och vad ska man tänka på när man vill gallra sin databas? I de flesta CRM-system så hanteras olika kategorier av personer, t.ex mottagare av nyhetsbrev, flaggade personer och kontaktpersoner hos partnerföretag.
Utöver personuppgifter kan det också finnas behov att gallra annan information som exempelvis uppgifter som anges vid evenemangsregistrering. Dessa uppgifter är oftast endast relevanta inför själva evenemanget och bör därför gallras när evenemanget är avslutat.
Exempel på bevaranderegler för CRM
För evenemang är det relativt enkelt att sätta upp regler för gallring och enklast är att gallra hela evenemanget när det är genomfört. Men för personuppgifter är det mer komplicerat. Ofta behöver man olika gallringsregler beroende på vilken kategori som hanteras. Exempelvis kan man tänka sig att för en kontaktperson hos partnerföretag gäller kanske att uppgifterna ska 3 år efter att partneravtalet upphört medan det för en evenemangsdeltagare gäller kanske att uppgifter ska gallras 6 månader efter evenemanget avslutats.
Du behöver därmed ha en rutin som regelbundet kontrollerar om det är några personuppgifter som ska gallras. Ett smart sätt att arbeta är att istället för att tänka vilka personuppgifter som ska raderas, identifierar du istället regler för vilka personuppgifter som ska bevaras. Om det inte går att motivera att personuppgifter för en person ska bevaras, så ska de raderas. Om vi återvänder till våra exempel ovan så skulle uppgifterna för evenemangsdeltagare bevaras i 6 månader efter att evenemanget avslutats och att uppgifterna för en partnerkontakt bevaras 3 år efter avtalet avslutats.
Med dessa regler så går det att för varje person kontrollera om det finns någon regel som säger att uppgifterna ska bevaras. Om personen inte faller inom någon sådan regel, så ska hennes personuppgifter raderas.
Hur gallrar vi i Mira?
I Mira har vi sedan länge hanterat gallring av personuppgifter. Vi gallrar dessa genom att tillsammans med kunden definiera ett antal bevaranderegler. Vi har ett antal förslag på regler men det är möjligt för varje kund att definiera egna regler för vilken information som ska bevaras.
NYTT! Gallring av evenemangsdata. Vi kommer inom kort lansera en funktion som gör det möjligt att gallra evenemang. När ett evenemang gallras behålls kopplingen till personer som finns i databasen men all information kring själva evenemanget gallras. Däremot behålls information att personer deltagit på evenemanget (dock går de nu inte att identifiera) och på så sätt behåller vi exempelvis möjligheten att följa statistik över antal deltagare på evenemang över tid.
Vill du veta mer om gallring eller om hur vi resonerar i dessa frågor? Hör gärna av dig till johan.johannesson@mira.se