Vem är egentligen alumn – del 2

Johan JohannessonAlumni Relationer, Alumni Relations, Blog, Externa Relationer, Uncategorized

I en tidigare artikel här på bloggen tittade vi på hur olika universitet och högskolor resonerar kring vem som ska räknas som alumn. 

Bland lärosäten i Norden finns idag ingen enhetlig regel för vilka som ska inkluderas i alumnverksamheten, men i stort sett alla lärosäten har någon sorts tanke och regelverk kring detta. Sammanfattningsvis finns i huvudsak fyra olika regler som används för att definiera vem som uppfyller kriteriet för att vara alumn:

i) Alumn är den som tagit ut examen – Detta är den vanligaste regeln i Norge och används även på lärosäten i de andra Nordiska länderna

ii) Alumn är också den som snart ska ta ut examen – Exempelvis personer som är på sin sista termin och som man vill fånga upp och inkludera i sitt alumnarbetet. Var tidigare vanligt i Sverige, men har blivit mer ovanligt med tiden och har istället ersatts av nästkommande kriterium

iii) Alumn är den som läst någonting överhuvudtaget på lärosätet – Detta är den vanligaste regeln för de lärosäten i Sverige som vi arbetar med och används även en del i Finland 

iv) Alla som känner sig som alumn är också alumn – Används ofta av nätverk utan koppling till studieadministrativa system som exempelvis Facebook eller LinkedIn. 

Detta definierar alltså vem som är alumn. Men det kan också  vara viktigt att inom alumngruppen försöka identifiera olika segment att arbeta med. En metod som kan användas för att segmentera alumnerna är att dela upp dem i olika grupper beroende på hur engagerade de är. Man utgår från alla potentiella alumner tittar sedan på vilka av dessa man identifierat, vilka man kan kontakta, vilka som själva visat intresse att de vill vara en del av alumnverksamheten, vilka som aktivt deltar på evenemang och aktiviteter och slutligen vilka som stöttar och ger tillbaks till lärosätet i någon form. 

Alumner som själv registrerat sig är ofta en viktig målgrupp eftersom de genom sin registrering visat intresse att engagera sig

Vissa lärosäten hanterar alla alumner i sin alumnverksamhet, medan andra bara fokuserar på de alumner som själva har registrerat sig. Hur man arbetar skiljer sig en del mellan de nordiska länderna. I Norge är det absolut vanligaste att man bara hanterar de som själva har registrerat sig. I Finland så hanterar man oftast alla alumner, men särskiljer de som registrerat sig. I Sverige är det ganska blandat där exempelvis Mälardalens högskola och Linköpings universitet hanterar alla alumner medan Göteborgs universitet och Lunds universitet bara hanterar de alumner som själv registrerat sig. 

Oavsett om man arbetar med alla alumner eller bara med de som själva registrerat sig är det viktigt att enkelt kunna skilja på passiva alumner och de som meddelat att de vill vara en del av alumnverksamheten. Att jämföra antal registreringar och aktiva alumner över en viss tidsperiod jämfört med motsvarande period ett år tidigare är ofta ett av de nyckeltal som används för att följa upp alumnverksamheten. 

Förändringar i Mira februari 2020

För att på ett bättre sätt åskådliggöra registreringar och förenkla uppföljningen för administratörer så har vi gjort om hur vi kategoriserar registrerade alumner. Vi inför en ny personkategori “Registrerad alumn” som ersätter säkerhetsgruppen “My Alumni Page member”. Samma namn, “Registrerad alumn” sätter vi också på ny personkategori som ersätter  tidigare kategorier som exempelvis “Nätverksmedlem”, “Portalmedlem” eller “My Alumni Page-medlem”. Tanken med dessa ändringar är att oavsett hur man registrerat sig det vara enkelt att leta upp sina alumner. 

För varje person lagrar vi också ett First time alumni registration date. Detta fält används för att kunna följa upp hur många som registrerade sig som alumn under en viss tidsperiod. Observera att om man registrerar sig som alumn, avregistrerar sig och därefter registrerar sig igen som alumn, så gäller det ursprungliga registration date. Detta för att inte nyckeltalet antal nyregistreringar för ett år ska kunna ändras.