Vem är egentligen alumn?

Johan JohannessonAlumni Relations, Blog

En viktig fråga när ett lärosäte ska sätta upp ett alumnnätverk eller på annat sätt arbetar med alumnrelationer är; Vem ska räknas som alumn och vem ska vi arbeta med i våra alumnnätverk? Frågan är intressant eftersom svaret definierar vilka personer lärosätet riktar sig till med nyhetsbrevsutskick, seminarieinbjudningar, nätverksträffar och annan alumninformation. Det är också viktigt ur ett IT-perspektiv eftersom lärosäten ofta sätter upp regler för automatiskt medlemskap för sina alumnnätverk där de som uppfyller kriterierna som alumner hanteras manuellt av en administratör.

Wikipedia säger. “An alumnus, alumna, or alumnum is a former student and most often a graduate of an educational institution (school, college, university).” Wikipedia definierar alltså en alumn som en före detta student som oftast har en examen.

Bland lärosäten i Norden finns ingen enhetlig regel för vilka som ska inkluderas i alumnverksamheten Istället är det framför allt fyra olika regelvarianter som används;

1) Alumn är de som tagit ut examen

Den uppenbara regeln är att alumner är de som tagit ut en examen vid det lärosätet. Så gör t.ex. Gymnastik och Idrottshögskolan och Universitetet i Tromsö. Det framhäver att bli alumn är något man ska kvalificera sig för att få vara med i en exklusiv skara.  Det innebär att studenter som inte plockar ut sin examen eller som läser stora delar av en utbildning, men inte slutför den, heller inte kan medverka i alumnverksamheten. I praktiken innebär det även att om man läst huvuddelen av sin utbildning vid ett annat lärosäte, men väljer att plocka ut sin examen från ett lärosäte, så anses man vara alumn därifrån.

2) Alumn är de som snart ska ta examen

I och med att det händer så mycket kring examenstillfället är en strategi att försöka nå studenterna innan de tar examen. Dvs regeln för att vara alumn (eller kanske snarare för att få vara med i alumnverksamheten) är att man ska ha läst minst ett visst antal poäng vid lärosätet, men inte fullt så många som krävs för att ta examen. Om man arbetar efter denna regel är det en god idé att planera in aktiviteter för att fånga upp alumnerna innan de lämnar högskolan. Det kan man exempelvis göra genom karriärnätverk, exjobbsförmedlning eller mentorskapsprogram. En stor fördel med att börja bygga relationen när alumnerna fortfarande är studenter är att det är betydligt enklare och mer kostnadseffektivt att nå ut till dem än när de väl tagit examen.

3) Alumn är de som har läst något över huvud taget vid detta lärosäte

Ytterligare ett alternativ är att alumn är alla som har påbörjat studier vid ett lärosäte är alumner från det lärosätet.  Stockholms universitet hade t.ex. först regeln att man skulle ha tagit minst 60 högskolepoäng (motsvarande ett års heltidsstudier), men ändrade senare till att alla som har tagit minst en högskolepoäng är välkomna i alumnverksamheten.

En kund önskade ha regeln att inkludera de som tidigare läst minst en kurs vid lärosätet, men sedan lämnat för att läsa vidare och ta examen vid ett annat lärosäte, ska räknas som alumner. Logiken är att man vill kommunicera på ett annat sätt med de som har lämnat universitetet jämfört med de som fortfarande läser aktivt. Det känns som en bra idé, men i praktiken har ännu ingen arbetat efter den principen. Några, t.ex. Karolinska institutet, använder benämningen “alumni och vänner” för att kunna inkludera även andra än de som tagit examen.

“KI Alumni & Friends är ett professionellt och socialt nätverk för alla som vill hålla kontakten med Karolinska Institutet. KI:s tidigare studenter, forskare och anställda utgör ett stort nätverk av erfarenhet och kunskap med kontakter världen runt. KI Alumni & Friends har som målsättning att skapa och upprätthålla kontakter med alumner genom nyheter, evenemang och värdefull service.”

4) Alla som vill får vara med (helt öppet nätverk)

Den sista regeln som används är att nätverket är helt öppet. Alla som känner sig som en alumn ses också som alumn. Så fungerar exempelvis ofta alumnigrupper på LinkedIn. De flesta av dessa grupper är öppna för alla. Dock har en del istället en eller flera administratörer som manuellt godkänner förfrågningar om att vara med i gruppen.

Ur ett leverantörsperspektiv är det viktigt för oss att vara flexibla och kunna stödja alla dessa fyra alternativ men även kunna se utanför ramen för dessa och hitta andra lösningar som passar de behov som lärosäten kan ha. Med nya dataskyddsförordningen (“GDPR”) som kommer nästa vår  har det blivit än viktigare att ha bra rutiner och regler för datahantering och hur man lagrar personuppgifter

Har du frågor eller funderingar kring alumnverksamhet eller nya dataskyddsförordningen? Hör gärna av dig! Vi brinner för alumnverksamhet!